Systemy analizy biznesowej w coraz większym stopniu są wykorzystywane do optymalizacji poziomów efektywności w działalności przedsiębiorstwa.

Jednym z podstawowych zadań, któremu mają służyć rozwiązania Business Intelligence, jest dostarczanie danych wspomagających procesy podejmowania decyzji. W tym obszarze kluczową rolę odgrywają dane obrazujące aktualny sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa i osiąganą przez nie efektywność - coś, co określa się akronimem CPM (Corporate Performance Management). Motorem napędowym wdrożeń CPM z jednej strony stał się rozwój technologiczny i zmiany potrzeb biznesu, z drugiej, potrzeba realizacji standardowego zapotrzebowania na informacje zarządcze w obszarze raportowania, kontrolingu i budżetowania, a także planowania finansowego.

Chodzi tutaj o fundamentalne pytania dotyczące prowadzonej działalności. Po pierwsze - jak nam aktualnie idzie? Tutaj potrzebne są najbardziej reprezentatywne metryki opisujące prowadzoną działalność (np. wielkość sprzedaży, koszt jednostkowy, wydajność pojedynczego pracownika itp.). Po drugie - dlaczego tak jest? Narzędzia CPM mają umożliwiać po zaprezentowaniu wyników stwierdzenie, czy to jest zgodne z tym, co planowano, a jeśli nie, to dlaczego tak się stało - z jakich liczb i danych wynika określona liczba na wyjściu z systemu. Po trzecie - co należy robić? Chodzi tutaj o ustalanie planów, ich późniejszy monitoring i adaptację do zmieniającej się sytuacji.

Oczywiście danych tych na ogół nie da się znaleźć w systemach źródłowych, bazach danych systemów transakcyjnych, bowiem są to informacje, które wynikają z zestawienia ze sobą różnorodnych zestawów danych, z zebrania i przetworzenia danych pochodzących z wielu różnych systemów źródłowych. A to właśnie jest rolą narzędzi Business Intelligence, by umożliwiać wyłuskiwanie danych w różnych formatach z różnych miejsc, ich agregację i przetwarzanie oraz ostatecznie prezentację wyników w formie pozwalającej na możliwie szybką ocenę danych.

Wykorzystuje się tutaj narzędzia pozwalające na zbudowanie abstrakcyjnej warstwy integracyjnej dla informacji (Enterprise Information Integration), jak również - coraz częściej - technologie oparte na XML, czyli wprowadzanie opisów zestawów i agregatów danych bez bezpośredniego związku z pierwotnym systemem, w którym były wytwarzane czy przechowywane, niezależnie od zastosowanego wówczas formatu.

Wielość rozwiązań

W obszarze oceny efektywności stosuje się różne rozwiązania, w szczególności zrównoważoną kartę wyników (balanced scorecard), która ma m.in. umożliwiać odniesienie wydajności pracowników czy działów w firmie względem zakładanych celów strategicznych, kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) czy monitoring aktywności biznesowej (BAM - w tym ostatnim przypadku chodzi o prowadzony w czasie rzeczywistym monitoring wybranych parametrów procesów gospodarczych i biznesowych). Te rozwiązania, będące ukonkretnieniem pewnych ogólnych koncepcji, są wspierane - w różnym stopniu - przez narzędzia oferowane przez dostawców BI (choć niektórzy z nich chwalą się gotowymi, kompleksowymi systemami CPM, to są to raczej pewne wzorce, które i tak na drodze żmudnego wdrożenia trzeba wprowadzić do praktyki funkcjonowania danego przedsiębiorstwa). Ze względu na zawartość elementów operacyjnych i analitycznych w rozwiązaniach CPM można wskazać tutaj trzy rodzaje dostawców - producenci rozwiązań Business Intelligence, aplikacji niszowych oraz systemów ERP.

Nowym impulsem pobudzającym wprowadzanie rozwiązań CPM stało się tworzenie nowych wymogów prawnych w zakresie korporacyjnej polityki informacyjnej i obowiązków informacyjnych (jak np. Sarbanes-Oxley czy Basel II).

BI dla mas

Jednym z najwyraźniejszych obecnych trendów w świecie rozwiązań Business Intelligence jest wzrost liczby użytkowników tych rozwiązań mierzony nie liczbą przedsiębiorstw, ale ich pracowników. Z dość elitarnego grona zarządów i analityków narzędzia te trafiają do coraz liczniejszych rzesz zwykłych pracowników, dla których narzędzia BI stają się podporą w codziennej pracy wymagającej również podejmowania decyzji, choć może o ograniczonej skali i znaczeniu.

Decydują o tym, po pierwsze, rosnąca przyjazność tych narzędzi, zarówno po stronie interfejsu użytkownika, jak i po przekształceniu ich w aplikacje webowe, po drugie, poszukiwanie przez firmy, które wdrożyły BI, metod uzyskania większej efektywności wdrożenia poprzez upowszechnienie jego zastosowania, a wreszcie po trzecie, zmiany potrzeb biznesowych i sposobu zarządzania firmą, w którym informacja coraz bardziej staje się narzędziem pracy dla szeregowych pracowników.

Według badania Business Intelligence Report 2005, przeprowadzonego przez amerykański tygodnik InfoWorld, ponad 70% ankietowanych firm zamierza zwiększyć liczbę pracowników korzystających z rozwiązań BI. Mają one stać się tam narzędziem wspierającym procesy decyzyjne nawet na stosunkowo niskim szczeblu, tak aby trafiły na poziom bezpośredniego kontaktu z klientem (np. w Call Center). W takiej sytuacji interfejs aplikacji BI powinien sugerować podjęcie określonych decyzji, ostatecznie skracając czas oczekiwania klienta na załatwienie sprawy.

Takie zastosowania BI jak Corporate Performance Management (CPM) dotyczyły przede wszystkim strategii czy taktyki działania na poziomie całej firmy - teraz mają stać się podporą przy decyzjach o lokalnym, ograniczonym zasięgu. Tutaj potrzebne są już nie tyle raporty (do tej pory najbardziej oczywista i popularna metoda prezentacji informacji pochodzących z systemów BI), ile bezpośrednia prezentacja wskaźników czy konkretnych danych, np. z wykorzystaniem tzw. kokpitów informacyjnych. Oczywiście rodzi to poważny problem selekcji informacji, tak aby w całym morzu różnych procesów biznesowych skierować do danego użytkownika rzeczywiście jemu potrzebne dane. Wymaga to dojrzałej kultury organizacyjnej w przedsiębiorstwie i znajomości schematu jego praktycznego funkcjonowania.