Każdy pracownik Cisco, który ma ochotę chociaż przez część czasu pracować zdalnie, otrzymuje pakiet Cisco Virtual Office, w którego skład wchodzą: router umożliwiający zestawienie bezpiecznego połączenia do sieci, telefon IP, terminal wideo i kilka programów, umożliwiających na przykład wykonywanie połączeń tekstowych typu instant messaging czy też określanie swojej dostępności dla innych w danym momencie lub na przestrzeni kolejnych tygodni.

Spotkania na platformie

Zdalna praca w zespole wymaga czegoś więcej niż programu pocztowego. Dzięki platformie Cisco WebEx, czyli świadczonej z chmury usłudze, każdy pracownik - i każdy klient firmy, który zamówi tego rodzaju usługę - uzyskuje przez przeglądarkę dostęp do współdzielonej z innymi platformy informacyjnej, dzięki której wszyscy członkowie zespołu mogą pracować na współdzielonych dokumentach czy ekranach. WebEx umożliwia nie tylko udostępnienie całemu zespołowi określonych dokumentów, ale też przeprowadzenie w czasie rzeczywistym prezentacji, udostępnienie którejś ze swoich aplikacji, oddanie kontroli nad własnym pulpitem roboczym lub przejęcie kontroli nad pulpitem innego użytkownika i wreszcie przeprowadzenie spotkania z wieloma uczestnikami. Platforma w każdym momencie może zostać udostępniona klientom czy kontrahentom firmy, pozwalając przeprowadzić zdalne konsultacje, szkolenia czy zdalnie dopracować elementy koncepcji wdrożenia.

"Korzystamy z WebEksa nawet wówczas, gdy pracujemy w biurze i chcemy szybko i sprawnie pokazać coś koledze z innego działu, nie odchodząc od biurka. Korzysta z niego także coraz więcej naszych klientów, w celu wykonywania połączeń konferencyjnych, ale też po to, by zdalnie prowadzić szkolenia. W ostatnich latach wiele firm, również Cisco, zaczęło intensywnie stosować narzędzia do pracy zdalnej. Zdarza się, że w spotkaniach realizowanych za pomocą naszej platformy bierze równocześnie udział nawet kilkaset osób na kilku kontynentach" - wyjaśnia Marcin Szreter, konsultant w firmie Cisco. Jego zdaniem, efektywna praca zdalna nie wymaga łączy o bardzo wysokiej przepustowości. Przy pracy głównie na dokumentach zupełnie wystarczające okazuje się 512 kb/s, natomiast wideopołączenie wymaga około 1 Mb/s.

W wielu biurach Cisco znajdują się specjalne pomieszczenia do realizacji telekonferencji. Na dużych ekranach wyświetlane są w jakości HD postaci rozmówców w skali 1:1. Pokoje są tak zaaranżowane, a łącza posiadają na tyle dużą przepustowość, że uczestnicy spotkania mają nieomal wrażenie, że rzeczywiście przebywają w jednym pomieszczeniu z osobami, z którymi łączą się zdalnie. "Wielu użytkowników mających w domu terminale wideo jest zdania, że rozmowa w połączeniu z obrazem mniej męczy, jest bardziej naturalna i pozwala uzyskać lepszy kontakt z rozmówcą niż rozmowa telefoniczna" - mówi Marcin Szreter, który czasem całymi tygodniami nie rusza się z rodzinnego Wrocławia, przeprowadzając zdalne prezentacje i spotkania, czy zdalnie konfigurując sprzęt w warszawskim laboratorium. Oczywiście, zdarzają się również tygodnie, podczas których spędza kilka dni w Warszawie, pracując bezpośrednio z biura.

Między kulturą korporacyjną a samodyscypliną

"W Cisco nie mówimy o telepracy, ale o elastycznym modelu czy środowisku pracy. Nie zobowiązujemy pracowników do pracy zdalnej ani jej nie oczekujemy, nie staramy się w ten sposób zaoszczędzić na powierzchni biurowej, traktujemy pracę zdalną jak przywilej, element kultury korporacyjnej" - wyjaśnia Małgorzata Gałecka, dyrektor ds. personalnych Cisco, która dwa razy w tygodniu pracuje z domu. Dzięki środowisku Cisco Virtual Office ma ten sam numer telefonu w domu co na biurku w pracy, a dzięki możliwości zdalnego dostępu poprzez VPN bezpośrednio z laptopa do zasobów korporacyjnych bez problemu dostaje się do wszystkich potrzebnych jej dokumentów. Dodatkowo na co dzień korzysta też z platformy WebEx.

Praca zdalna wymaga od pracowników samodyscypliny i mocnej orientacji na cele. Cisco nie korzysta z żadnych systemów pomiaru faktycznego czasu pracy; wierzy w umiejętności organizacyjne swoich pracowników weryfikowane na etapie rekrutacji i motywuje ich premiami uzależnionymi od wyników. Od nich już zależy, czy ze szkodą dla siebie nie rozmyją zanadto granicy między pracą a życiem prywatnym i czy dla dobra współpracy w zespole i własnej higieny psychicznej będą przynajmniej raz na jakiś czas pojawiać się w biurze. "Nasze narzędzia są świetne, ale nic nie zastąpi kontaktu z żywym człowiekiem. Również dlatego w Cisco organizowane są regularne spotkania komunikacyjne, które jednak dla tych, którzy nie mogą dotrzeć, zawsze... transmitowane są przez WebEksa" - mówi Małgorzata Gałecka.

W stronę społeczności

Cisco ma też pomysły na nowe narzędzia ułatwiające współdziałanie pracujących w rozproszeniu ludzi zatrudnionych w tej samej firmie. W tej chwili głównym tematem jest komunikacja w ramach grup roboczych i grup zainteresowań, udostępnianie wspólnych dokumentów rozmaitym grupom i dyskusje na forach. Innymi słowy: platformy społecznościowe. Wszystko to umożliwia platforma Cisco Quad, która jest rodzajem wewnętrznego Facebooka dla pracowników jednej korporacji. Na razie oferowana jest przez Cisco na rynkach zachodnich, polskim klientom zostanie zapewne zaproponowana pod koniec tego roku. Trwają również prace nad przystosowaniem różnych narzędzi Cisco ułatwiających pracę zdalną na różne platformy - tablety i smartfony działające pod kontrolą rozmaitych systemów. WebEx dostępny jest już między innymi na iPada i smartfony pracujące pod kontrolą Androida.