Automatyzacja wkracza w obszar systemów ERP

Coraz więcej czynności w rozwiązaniach ERP ulega automatyzacji, system analizuje dane, prognozuje i podpowiada rozwiązania, jednak ostateczne decyzje zawsze należą do użytkownika systemu.

Firma badawcza Gartner przewiduje, że wydatki na aplikacje dla przedsiębiorstw wyniosą w 2019 roku na całym świecie ponad 201mld USD, wzrost ten generują głównie trzy czynniki: rozbudowa funkcjonalna, projekty związane z transformacją i cyfrową modernizacja systemów. Pod pojęciem modernizacji kryje się zmniejszenie monolityczności systemów, zwiększenie ich elastyczności i coraz większa "samoobsługowość".

Samoobsługa systemu ERP polega na zbieraniu danych z różnorodnych źródeł, inteligentnym ich interpretowaniu i podejmowaniu działań na podstawie przeanalizowanych informacji przy minimalnym udziale użytkowników. Rozwiązania self-service potrafią samodzielnie analizować nie tylko stale rosnącą liczbę danych generowanych przez ludzi, ale także przez różnego rodzaju urządzenia, a takich urządzeń podłączonych do Internetu według analityków Gartnera, będzie za 5 lat 26 miliardów. - Automatyzowanie systemów przynosi oczywiste korzyści: redukcja kosztów, oszczędność czasu, możliwość skoncentrowania się na kluczowych procesach przedsiębiorstwa. Ułatwia przeprowadzanie zmian w organizacji poprzez łatwość adoptowania systemu do nowych warunków. Filozofia self-driving ERP opiera się bowiem na automatyzacji zadań wykonywanych wcześniej ręcznie, redukcji lub całkowitej eliminacji konieczności wprowadzania danych poprzez zastosowanie inteligentnych rekomendacji do ich wprowadzenia. - mówi Jacek Parzonka, product manager Navireo, InsERT S.A.

Zobacz również:

  • Trendy i wyzwania dla przedsiębiorców w 2024 roku – ekspercka analiza Comarch
  • Ruszył konkurs z programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej na automatyzację i robotyzację firm

W nadchodzących latach automatyzacja systemów i ich praca przy jak najmniejszym udziale człowieka będzie zauważalnym trendem. Rozwiązania ERP zaczynają się więc wpisywać w nurt "anticipatory computing" („przewidującej technologii”) czyli urządzeń i software'u zdolnego do samodzielnego przewidywania przyszłości i podejmowania adekwatnych do sytuacji działań. Nowoczesny system ERP będzie aktywnie ostrzegał, prognozował, przewidywał i doradzał bazując na danych historycznych, trendach, wzorcach klientów. Takich systemów będzie coraz więcej. Chociażby w lipcu 2015 roku Unit4 i Microsoft zawiązały alians z Microsoft Azure w celu tworzenia self-driving ERP opartego na możliwościach, jakie stwarza Azure’s PaaS and Office 365 oraz Unit4’s People Platform.

Kto na takich systemach najbardziej skorzysta? Wszystko zależy od konkretnej specyfiki branży i przedsiębiorstwa. - Granica automatyzacji systemów typu self-driving znajduje się dokładnie w miejscu, w którym osiągamy granicę akceptacji ryzyka wynikłego z automatyzacji decyzji. Takie założenie pozwala bardzo szybko określić, które elementy naszych procesów mogą zostać zautomatyzowane. W niektórych firmach będą to elementy związane z procesem obsługi klientów w innych systemy mogą samodzielnie decydować o zakupach i dostawcach. - mówi Bartłomiej Kołodziejski, Business Product Owner w polskim oddziale Sage.

Pamiętajmy jednak, że system jest tylko narzędziem wspierającym podejmowanie decyzji. Automatyzacja aplikacji będzie postępować, ale nie wyeliminuje to człowieka, to o podejmuje najważniejsze decyzje. Największą korzyścią jest odciążenie pracowników, co w konsekwencji wpływa na obniżenie kosztów. - To bardzo ważne, bo koszty pracownicze są zawsze najwyższym „słupkiem” w kosztach ponoszonych przez przedsiębiorstwo. Samoobsługowy system ERP zmniejsza znacząco liczbę danych, które trzeba wprowadzić, bo aplikacja potrafi je samodzielnie odnaleźć i skorelować w różnych miejscach. Pracownik, który nie musi tracić czasu na wykonywanie żmudnych czynności pracuje efektywniej, a jego satysfakcja z pracy jest wyższa - stwierdza Sławomir Kuźniak, Główny Analityk w BPSC S.A.

Jak odnieść korzyści z automatyzacji ERP

Co należy robić, aby jak najlepiej wykorzystać self-driving ERP? Zespół ekspertów z UNIT4 zidentyfikował i opisał w sześciu krokach, czym należy się kierować, by taki system stał się skutecznym narzędziem do zarządzania biznesem.

1. Automatyzacja motywuje

Im więcej wyeliminuje się powtarzających się i zbędnych procesów i zadań tym bardziej wydajni stają się ludzie. Korzyści są tu dwojakie. Z jednej strony zmniejszając rolę pracowników obniża się ilość niedopatrzeń proceduralnych i błędów użytkowników, a z drugiej strony, gdy zadania są delegowane do zautomatyzowanego systemu, uwolniony czas i energia pozwalają na większą produktywność przedsiębiorstw.

2. Zaufaj systemowi

Self-driving ERP zmniejsza do minimum udział użytkowników co upraszcza jego obsługę. Analityka i technologia uczenia się maszyn pozwalają wyeliminować ręczne wprowadzanie danych do punktu, w którym system prosi tylko o informacje od użytkownika na zasadzie wyjątku. Ufając, że system wyciąga właściwe wnioski przy bardzo małym wkładzie zewnętrznym, pracownicy nauczą się wykorzystywać go w nowy sposób, który stanowi wartość dodaną do ich pracy. To pozwoli im skupić się na ważniejszych rzeczach.

3. Odpowiedni czas jest kluczowy - system wie, kiedy działać

Systemy podejmują działania w odpowiednim czasie. Gdy wystąpi wyjątkowa okoliczność self-driving ERP angażuje właściwą osobę, która zadecyduje o podjęciu dalszych działań. Dzięki temu inni pracownicy nie mają obowiązku identyfikacji problemów, które mogłyby spowalniać ważniejsze zadania.

4. Działania proaktywne

Zautomatyzowany system powinien identyfikować potencjalne problemy i wąskie gardła przed ich wystąpieniem. Tradycyjnie organizacje podejmują działania w momencie wystąpienia problemu. To podejście "siedzieć i czekać" jest przeciwieństwem działania systemu self-driving. Inteligentny system jest w stanie wykrywać potencjalne problemy i sugeruje kroki, by zapobiec ich wystąpieniu. Na przykład, jeśli zespół projektowy lub proces zaczyna odbiegać od ustalonego kształtu, alarmuje kierownika projektu w celu oceny głównej przyczyny zaistniałego stanu rzeczy i złagodzenia problemów zanim z małych urosną do wielkich rozmiarów.

5. Wykorzystaj okazję

Self-driving ERP ma zdolności analizowania efektywności produktu, projektu lub jednostki biznesowej. System będzie się uczył jak osiągnąć sukces. Może dostarczyć przedsiębiorstwom cennych informacji zwrotnych co zrobić, aby utrzymać się na szczycie i wyprzedzać konkurencję. Podpowie czy trzeba wprowadzić na rynek nowy produkt, czy lepiej ukierunkować realizowane projekty. W ten sposób prowadzi do bardziej efektywnego świadczenia usług i wzrostu biznesu.

6. Posłuchaj rad

Inteligentny system, który uczy się z dostępnych dla niego danych i działa jak typowy użytkownik powinien również być w stanie dokonać sensownych zaleceń. System będzie sugerował zachowania bazując na doświadczeniu firmy, osób, prognozach pogody i wszystkich innych dostępnych źródeł z których ściąga dane.

Trendy stojące u genezy zautomatyzowanych systemów ERP

Gdyby nie szereg nowych trendów technologicznych, które pojawiły się na rynku w ostatnich latach stworzenie w dużej mierze autonomicznego, samoobsługowego oprogramowania nie byłoby możliwe. Analityk Paul Hamerman z Forrester Research wylicza 5 z nich. Są to: usługi cloud/SaaS; doświadczenie użytkowników; elastyczność zmian; wbudowane w aplikacje narzędzia analityczne; integracja.

- cloud/SaaS - aplikacje w chmurze pozwalają wyeliminować silosy w departamentach i działają 24/7. Coraz więcej przedsiębiorstw przeprowadza swój biznes do chmury i czerpie korzyści z łatwości obsługi takich aplikacji, szybkości wdrożenia i regularnych aktualizacji nie zakłócających pracy.

- user experience - dobre doświadczenia użytkownika prowadzi do większego poziomu zaangażowania klientów i pracowników co z kolei oznacza, że biznes w pełni czerpie korzyści z aplikacji.

- elastyczność - firma odnosi sukces tylko wtedy, gdy może dokonywać szybkich zmian biznesowych. Największym kosztem dla biznesu jest " koszt opóźnienia". Regularne zmiany są naszą rzeczywistością, organizacje potrzebują więc aplikacji, które mogą dostosować się do nowych realiów bez opóźnień, bez zakłóceń i bez uzależnienia od ekspertów IT.

- wbudowana analityka - dzisiejsza analityka jest wbudowana w aplikacje biznesowe, każdego dnia dostarcza wartości dla każdego użytkownika. By z niej korzystać nie potrzeba już unikalnej wiedzy, nie jest to też wyłącznie narzędzie dla kadry zaradzającej.

- integracja - integracja stała się krytyczna w koncepcji aplikacji biznesowych. Im więcej zadań zostanie przeniesionych do chmury tym bardziej organizacje będą potrzebowały prostych i elastycznych połączeń aby płynnie korzystać ze wszystkich funkcji oprogramowania.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200