Systemy Business Intelligence powoli przebijają się w krajobrazie informacji zarządczej zdominowanym dotychczas, szczególnie w średnich firmach, przez Excela.

W ciągu ostatniej dekady wiele działających w Polsce firm włożyło sporo pieniędzy i wysiłku we wdrożenie systemów ERP. Systemy te - o ile wdrożenie zakończyło się sukcesem - poprawiły organizację informacji w przedsiębiorstwie, częściowo zautomatyzowały wprowadzanie i przepływ danych, narzuciły pewne standardy i dobre praktyki zarządzania, ale dały menedżerom ograniczone narzędzia analizy sytuacji przedsiębiorstwa. Do tej pory firmy radziły sobie z problemem analiz i raportowania, wykorzystując nieśmiertelnego Excela, raporty przygotowywane na specjalne zamówienie przez dział IT, przechowywane lokalnie bazy danych i aplikacje umożliwiające ich wizualizację. Narzędzia te rzadko pozwalają na regularną analizę i wykorzystywane są głównie przy okazji cokwartalnych przeglądów realizacji budżetów. Systemami dedykowanymi problemom analizy informacji są narzędzia Business Intelligence, zarówno te zaszyte w systemach ERP, jak i te specjalizowane.

Wiarygodność źródła danych

Miliony użytkowników na całym świecie posługują się codziennie arkuszem kalkulacyjnym Microsoftu, aby analizować sprzedaż, raportować wykonanie budżetu i wykonywać tysiące innych zadań związanych z analizą danych, przede wszystkim finansowych. Można chyba zaryzykować stwierdzenie, że Excel jest najpopularniejszym narzędziem uzyskiwania informacji zarządczej. Jest tani, powszechnie dostępny, nie wymaga wdrożenia, lecz jedynie instalacji, z grubsza znany jest większości użytkowników. Arkusz Excela można łatwo wysłać w postaci załącznika, zamieścić na intranetowym portalu.

Excel pozostawia użytkownikom bardzo wiele swobody w zakresie tworzenia raportów, wykresów, zestawień i tabel, a jednocześnie wiele systemów wspierających zarządzanie posiada opcję eksportu danych do arkusza excelowego, co ułatwia pozyskanie danych. Excel wpisał się na stałe w krajobraz wielkich korporacji i mniejszych przedsiębiorstw, a jednak coraz więcej firm z niego rezygnuje. Ciężar weryfikacji poprawności danych wykorzystywanych w arkuszach Excela spoczywa bowiem na ich użytkowniku. Użytkownik może mieć jak najlepsze chęci i absolutny brak skłonności do manipulowania danymi, ale w praktyce dwa raporty na ten sam temat stworzone w Excelu przez dwóch różnych użytkowników są dwoma zupełnie innymi raportami.

W systemach Business Intelligence weryfikacja i ujednolicanie danych odbywa się na poziomie bazy danych i ekstrakcji danych z bazy do systemów BI. "Jedna prawda" - to hasło jak mantrę powtarzają producenci rozwiązań BI i podkreślanie tej korzyści z wykorzystania systemów analityczno-raportowych ma swoje uzasadnienie. Mało która firma ma dokładnie określone standardy tworzenia raportów w arkuszach Excela, określające, jakie dane można wykorzystywać, z jakich źródeł, w jakim formacie, jakie zaokrąglenia są dozwolone oraz jak należy zarządzać wersjami i dostępem do danych. W praktyce trwa wolna amerykanka, a co sprytniejszy menedżer może zaprezentować na zebraniu zarządu dane wspierające jego tezy i działania. Część problemów z Excelem wynika więc nie tyle z charakterystyki tego arkusza jako oprogramowania, ile z utrwalonej praktyki posługiwania się nim i z braku dedykowanej bazy wiarygodnych danych. Wdrożenie narzędzi Business Intelligence opierających się na dedykowanej bazie danych - gromadzącej i weryfikującej informacje z różnych systemów - znacznie poprawia wiarygodność informacji zarządczej.

Jak najbliżej Excela

Pomimo tego, że możliwości narzędzi BI są o wiele większe niż arkusza excelowego, przez lata użytkownicy przedkładali prostotę i przyjazność Excela nad skomplikowane interfejsy, hermetyczną nomenklaturę i abstrakcyjne koszty wdrożenia bardziej zaawansowanych systemów raportowania. Nie mówiąc o tym, że w wielu firmach nikt nie dostrzegał potrzeby głębszej analizy sprzedaży czy produkcji. Producenci rozwiązań BI zrozumieli w końcu, że aby przekonać użytkowników do swoich systemów analitycznych, muszą choć trochę zbliżyć się do ich dotychczasowych doświadczeń.

Ewolucję systemów Business Intelligence dobrze widać na przykładzie rozwiązań SAS Institute. Początkowo były to narzędzia przydatne jedynie dla analityków świetnie czujących się w meandrach zaawansowanej statystyki i ekonometrii. Do dziś najbardziej zaawansowany interfejs użytkownika - noszący nazwę SAS Enterprise Guide - wywołuje popłoch na twarzach tych, dla których regresja, korelacja kanoniczna czy addytywna i multiplikatywna metoda Wintersa nie są chlebem powszednim. Osoby przyzwyczajone do przebywania w środowisku Microsoft Office uczyły się narzędzi SAS jak obcego języka.

Pierwszym krokiem w kierunku współczesnego użytkownika był dostępny przez przeglądarkę interfejs SAS Web Report Studio, umożliwiający mniej zaawansowanym użytkownikom przeglądanie raportów stworzonych wcześniej przez analityków oraz tworzenie własnych prostych analiz. Kolejnym krokiem był interfejs excelowy - SAS Add-in for Microsoft Office, będący w zasadzie odmianą interfejsu przeglądarki, tylko w excelową kratkę. A wszystko po to, aby użytkownicy mogli umieścić stosowanie narzędzi BI na mapie dotychczasowych doświadczeń.

Jeszcze dalej poszli twórcy narzędzi Business Objects, znanych wcześniej jako Crystal Reports. Otwierając programy z pakietu Business Objects Enterprise 11 użytkownik czuje się jak w dobrze znanych systemach pakietu Office, obcując z tymi samymi ikonami, tą samą nomenklaturą i wszechobecnym drag & drop. Zbudowanie jakiegokolwiek raportu nie wymaga wielotygodniowego przeszkolenia, lecz krótkiej instrukcji przekazanej przez bardziej zorientowanego kolegę.

Dać władzę... i odebrać władzę

Większość przedsiębiorstw, które podeszły do wdrożenia narzędzi Business Intelligence jako uzupełnienia posiadanych systemów ERP, poszła podobną drogą. Przede wszystkim ograniczono liczbę użytkowników, którzy mogą samodzielnie definiować raporty. Raporty o określonej wcześniej zawartości przygotowywane są - zazwyczaj automatycznie - z zadaną częstotliwością - np. co 10 minut, co godzinę, raz na dobę - i dostępne dla zainteresowanych użytkowników w sieci intranetowej przedsiębiorstwa, wysyłane pocztą elektroniczną lub dystrybuowane w inny sposób. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że ograniczenie samodzielności użytkowników ogranicza znacznie przydatność narzędzi analitycznych. Bardziej wnikliwe spojrzenie ujawnia jednak zalety tego podejścia.

Systemy ERP nie są dobrym, wydajnym źródłem danych dla narzędzi analitycznych. Jako systemy transakcyjne mają ograniczoną "odporność" na zapytania wysyłane jednocześnie przez wielu użytkowników. Przykładowo, jeśli 20 użytkowników zada jednocześnie zapytanie dotyczące tego samego zbioru danych, wydajność przeciętnego serwera aplikacyjnego może spaść o połowę lub wręcz może on zostać wyłączony z normalnej pracy na kilka godzin. Zjawisko to staje się szczególnie dotkliwe w przypadku analizy długich okresów, na poziomie roku. System będzie mniej obciążony, jeśli to samo zapytanie zostanie wysłane tylko raz, najlepiej w godzinach nocnych, a wyniki zostaną udostępnione wszystkim zainteresowanym już poza systemem ERP. Ideałem jest potraktowanie systemu ERP jako źródła surowych danych, których dalszą obróbką zajmują się rozwiązania analityczne oparte na hurtowni danych, i odciążenie systemu transakcyjnego od wszystkich zadań w obszarze raportowania.

Drugą mocną stroną tego podejścia jest ograniczenie możliwości tendencyjnej prezentacji danych. Tendencyjnej, choć nie zawsze zamierzonej. Jeśli wszyscy zainteresowani dysponują raportami o tej samej zawartości, mają wspólne pole do dyskusji. Wystarczy, że dyskutujące osoby będą posługiwać się raportami z nieco innych przedziałów czasowych, by doszło do nieporozumień i niewłaściwych interpretacji informacji płynącej z systemów ERP.

Trzecim wreszcie powodem jest oszczędność czasu użytkowników. W jednej z firm, po przeprowadzeniu audytu przez zewnętrzną firmę doradczą, okazało się, że ok. 5000 pracowników przeznacza miesięcznie 10 tys. roboczogodzin na tworzenie raportów. A 10 tys. roboczogodzin to ok. 66 pełnych etatów. Po wdrożeniu hurtowni danych i udostępnieniu w intranecie kilkuset raportów czas poświęcany przez użytkowników na ich tworzenie spadł do ok. 4 tys. roboczogodzin. Doświadczenie uczy, że w przeciętnym przedsiębiorstwie jedynie wąska grupa pracowników potrzebuje możliwości samodzielnego tworzenia raportów. Trzy czwarte użytkowników - nawet dysponując możliwością samodzielnego kształtowania raportów - ogranicza się do otworzenia gotowego raportu, przejrzenia go i zamknięcia bez dokonywania jakichkolwiek zmian w układzie kolumn. Co dziesiąty "nawiguje po raporcie", zmieniając sposób prezentacji czy układ kolumn. Najmniej liczna grupa to ci, którzy samodzielnie tworzą nietypowe raporty.