Uczelniane przetargi na finiszu

Dobiega końca przetarg na system zintegrowany wspomagający zarządzanie uczelnią dla Politechniki Warszawskiej, Uniwersytetu Jagiellońskiego, Uniwersytet Śląskiego i Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej.

W przetargu zorganizowanym przez cztery uczelnie wyższe do ostatniego etapu zakwalifikowały się Oracle Polska oraz konsorcjum firm SAP Polska, Siemens Business Services i Prokom Software. Nie wiadomo jeszcze, czy ostatecznie wdrożony zostanie - w wersji dedykowanej dla uczelni wyższych - system mySAP Business Suite, czy Oracle E-Business Suite. Według nieoficjalnych informacji postępowaniu przetargowym zwyciężyło konsorcjum SAP Polska, jednak Oracle Polska odwołał się od decyzji komisji przetargowej.

"Przedmiotem zamówienia jest dostawa, wdrożenie i utrzymanie systemu o pełnej funkcjonalności. Równocześnie jednak zapewniliśmy sobie możliwość odstąpienia od realizacji dowolnej części zamówienia bez konsekwencji dla zamawiającego. Dzięki temu ostateczny charakter wdrożenia będzie w pełni dopasowany do indywidualnych, aktualnych potrzeb każdej z uczelni" - mówi Sławomir Nowak, kanclerz Politechniki Warszawskiej, a wcześniej dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki PW.

Raźniej w grupie

Pomysł zakupu systemu zintegrowanego pojawił się na Politechnice Warszawskiej już ponad dwa lata temu. "Uczelnia skalą i złożonością procesów przypomina duże przedsiębiorstwo. dlatego też uznaliśmy, że dla podniesienia efektywności funkcjonowania należy usprawnić zachodzące w niej procesy i wesprzeć ich obsługę systemem informatycznym" - mówi Sławomir Nowak.

Warszawska uczelnia rozpoczęła poszukiwania chętnych do wspólnego projektu, które z czasem objęło cztery uczelnie (stąd jego nieformalna nazwa 4U). "Widzieliśmy dużą wartość w połączeniu sił i kompetencji poszczególnych zespołów roboczych, wierzyliśmy też że w ten sposób uda nam się lepiej przygotować przetarg' - mówi Sławomir Nowak. "Współpraca uczelni okazała się konstruktywna i przynosi znakomite efekty. W ostatnim etapie postępowania dokonaliśmy wyboru spośród dwóch wiodących systemów ERP" - dodaje.

Wspólne ogłoszenie przetargu pozwoliło na uzyskanie atrakcyjnych, sięgających nawet 90% ceny katalogowej, upustów w odniesieniu do kosztów licencji. Zapewne wpływ na to miał również fakt, że jest to pierwsze w Polsce wdrożenie zachodniego systemu ERP na uczelni. Równocześnie jednak - aby zminimalizować ryzyko niepowodzenia przewidzianego na dwa lata projektu - każda z uczelni będzie wdrażała system według własnej koncepcji. Nawet harmonogram projektu jest całkowicie autonomiczny. I tak Politechnika Warszawska sam zakup systemu poprzedziła rozrysowaniem mapy procesów. Tymczasem reszta uczestników konsorcjum tworzenie mapy procesów przesunęła na etap analizy przedwdrożeniowej.

Uczelnie kompleksowo zinformatyzowane

Według wymogów zamawiających szkół, system ERP powinien obsługiwać wszystkie główne obszary działalności uczelni, działać zgodnie z przepisami obowiązującymi w Polsce, jak również dawać możliwość łatwej jego administracji i modyfikacji. Zakres funkcjonalny wdrażanego na czterech polskich uczelniach rozwiązania będzie obejmował: rachunkowość (księgowość, gospodarkę magazynową, zarządzanie środkami trwałymi), kadry i płace, jak również obsługę toku studiów, obsługę badań naukowych, a także zarządzanie operacyjne i strategiczne.

Poszczególne moduły rozwiązania mają stanowić logiczną całość, system zaś ma zapewniać jednokrotne wprowadzanie i spójność danych, a wszystkie jego moduły muszą pochodzić od jednego producenta. Rozwiązanie ma też udostępniać mechanizmy wspierania obiegu pracy i zarządzania dokumentami. System powinien także gwarantować współpracę z innymi rozwiązaniami, które funkcjonują obecnie - lub mogą się pojawić na uczelniach - takimi jak system telekomunikacyjny, czy biblioteczny.

Ostateczna decyzja co do tego kto zinformatyzuje cztery wiodące uczelnie zapadnie w ciągu najbliższych kilku miesięcy. Wkrótce prawdopodobnie w ślady nieformalnego konsorcjum 4U pójdą kolejne uczelnie wyższe w Polsce. Nad przetargiem na wdrożenie systemu zintegrowanego pracuje m.in. Politechnika Wrocławska, która do przygotowań przetargu zaangażowała firmę IMG Polska, partnera SAP Polska.