Wybór pakietu do pracy grupowej to dla wielu osób niemiła perspektywa. Rzeczywiście, jest to trudny temat nawet dla osób dobrze znających zagadnienie. Ostatnie lata to gwałtowny rozkwit oprogramowania do współpracy, co sprawiło, że wielu użytkowników i decydentów zaczęło się w tym gubić. Aplikacje mobilne, social media, chmura czy wirtualne zespoły i miejsca to czynniki, które zmieniają sposoby i miejsca współpracy.

Koniec z nudą

Przez wiele lat ten obszar był postrzegany jako nieco nudny. Systemy do pracy grupowej wyrosły z poczty elektronicznej, bo był to pierwszy powszechnie używany kanał komunikacji elektronicznej. Na początku XXI w. doszły nowe technologie, jak komunikatory internetowe czy narzędzia do telekonferencji. To zmusiły największych dostawców, jak IBM czy Microsoft, do rozbudowania swoich produktów. Jednak proces ten trwał latami, a wdrożenia wśród klientów postępowały powoli. Kolejną nowością w palecie rozwiązań do współdzielenia treści były blogi oraz Wiki. Początkowo oferowały jest tylko startupy, ale z czasem weszły do powszechnego użycia. Jakieś 6-8 lat temu, na wzór serwisów społecznościowych (Facebook, Twitter), pojawiły się ich odpowiedniki przeznaczone do zastosowań biznesowych. Od tego czasu korporacyjne systemy współpracy szybko ewoluują, m.in. za sprawą takich firmy, jak Dropbox, Trello, Asana, Wrike czy Workfront, które wprowadziły współdzielenie plików, chat wideo i inne narzędzia. A rynek rozwiązań do pracy grupowej będzie się dalej rozwijać. Obecnie ten rynek różnicuje się, dzieli i szybko zmienia. To sprawia, że wybór odpowiedniego oprogramowania stał się dużym wyzwaniem. Sprawę dodatkowo komplikuje fakt, że jesteśmy w okresie transformacji. W firmach wciąż powszechnie używa się poczty e-mail, a jednocześnie do użytku wchodzą narzędzie do mobilnej komunikacji tekstowej. Dlatego firmy korzystają równocześnie z różnych narzędzi komunikacyjnych przeznaczonych do określonych zadań.

Zobacz również:

• Większa wydajność nie oznacza większego TCO
• Oficjalna premiera modelu Llama 3

Tak jak z każdą technologią, wybór oprogramowania do pracy grupowej powinien odbywać się według uporządkowanego procesu.

Uwaga skupiona na problemie, nie na technologii

Łatwo zachwycić się technologią, ale o wiele ważniejsze jest pamiętanie o problemach, które trzeba rozwiązać. Należy się zastanowić, co nowego ma wnieść oprogramowanie do współpracy. Czy wesprze zespół sprzedaży? A może zwiększy skuteczność kampanii marketingowych? Odpowiedzi na takie pytania pomogą ustalić, co rzeczywiście jest potrzebne.

Najnowsze nie znaczy najlepsze

Częstym błędem popełnianym przez przedsiębiorstwa jest wybór nowych narzędzi do kolaboracji, wokół których jest dużo szumu. Jeśli jakieś rozwiązanie dobrze sprawdza się w młodych firmach, niekoniecznie będzie odpowiednie dla firm dużych i średnich. Tu ponownie okazuje się, że trzeba dobrze zrozumieć firmowe potrzeby, aby wybrać rozwiązanie, które najlepiej je zaspokoi.

To, co lubią użytkownicy

Często użytkownicy zaczynają korzystać na próbę z jakiegoś narzędzia chmurowego, które bardzo przypada im do gustu. W takiej sytuacji zaczynają przekonywać swoich współpracowników, żeby również z niego korzystali. Jeśli to tylko możliwe, zawsze umożliwiaj zespołom korzystanie z narzędzi, które im odpowiadają. Entuzjazm z dużym prawdopodobieństwem przełoży się na większą produktywność.

Funkcje bezpieczeństwa

Jak z każdym oprogramowaniem, należy dobrze poznać zabezpieczenia oferowane przez system do pracy grupowej. Istotne są również dostępne narzędzia administracyjne. Przykładowo, czy funkcja chatu umożliwia szyfrowanie end-to-end? Istotna jest również możliwość wieloskładnikowego uwierzytelniania. Ważne, żeby IT było tego świadome, ponieważ często nie bierze się pod uwagę tego aspektu. Bardzo ważne jest łatwe tworzenie kont użytkowników i ich usuwanie. W ten sposób nowi pracownicy szybko otrzymają dostęp do potrzebnych narzędzi, a w przypadku byłych pracowników szybko odbierze się ten dostęp. Jest to znacznie łatwiejsze, jeśli została wprowadzona integracja z usługami katalogowymi.

Całkowite koszty posiadania

Należy kompleksowo podejść do obliczania całkowitych kosztów posiadania (TCO). Jaka infrastruktura jest potrzebna do uruchomienia nowego pakietu lub narzędzi? Czy sieć ma wystarczającą przepustowość? Jakie będą koszty rozwiązywania problemów po stronie IT i po stronie użytkowników końcowych? Jakie będą koszty wdrożenia i szkolenia użytkowników?

Znajomość TCO jest bardzo ważna, ale z reguły nie brana pod uwagę. W badaniu przeprowadzonym przez Spiceworks/Lifesize aż 56% pytanych decydentów IT stwierdziło, że nie wiedzą, ile wydają na subskrypcje i licencje związane z rozwiązaniami do pracy grupowej. A przecież jest to jedynie jeden składnik TCO.

Kompatybilność i interoperacyjność

Wybrane oprogramowanie powinno dobrze współpracować z innymi systemami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie. Dość częstym błędem jest próba wdrożenia punktowych produktów, które niezbyt dobrze ze sobą współpracują. Poza tym oprogramowanie powinno być kompatybilne ze wszystkimi urządzeniami, z których korzystają pracownicy. Dotyczy to w szczególności urządzeń mobilnych.

Lista potrzebnych funkcji

Mając taką listę można wyeliminować te rozwiązania, które nie oferują wszystkich potrzebnych funkcji. W ten sposób ogranicza się wybór do systemów, które nie rozczarują użytkowników końcowych. Jedną z kluczowych funkcji jest rozbudowany kalendarz z możliwością współdzielenia wpisów.