W 2015 r. pod kierunkiem prof. Glorii Mark z University of California przeprowadzono badanie, które miało sprawdzić jak często ludzie sprawdzają pocztę e-mail. „Średnio 77 razy na dzień” — odpowiedziała prof. Mark, dodając, że najwyższy wynik uzyskał jeden z menedżerów dużej korporacji, który sprawdzał pocztę 373 razy dziennie. Jak tłumaczy prof. Mark, im częściej sprawdzamy pocztę elektroniczną, tym mniejsza jest nasza efektywność, a na koniec dnia mamy też słabe samopoczucie, ponieważ wiemy, że nie udało nam się dokończyć ważnych zadań.

Z innego badania, opracowanego w 2012 r. przez firmę LCWA Research Group na zlecenie Grossman Group, wynika, że e-mail jest powodem częstych frustracji w pracy. Badanie obejmowało kilkuset menedżerów i pracowników z firm znajdujących się na liście Fortune 1000, czyli dobrze prosperujących dużych przedsiębiorstw, które często działają w skali globalnej. Menedżerowie biorący udział w badaniu przeznaczali średnio 74 minuty na e-maile w godzinach roboczych (zwykle od 9:00 do 17:00), następnie 28 minut już po godzinach. Dodatkowo poświęcali też średnio 24 minuty na e-maile, które nie miały bezpośredniego związku z ich pracą – np. tylko je przeczytali, ale nie odpisywali, albo odpisywali, niemniej były to wiadomości, które nie dotyczyły wykonywanych projektów. Można powiedzieć, że same wiadomości niezwiązane z pracą pochłaniały menedżerom 100 godz. w ciągu roku. To ponad 4 pełne doby poświęcone na czytanie i odpisywanie na wiadomości, które tak naprawdę są nieważne.

Zobacz również:

• Sprawdzone sposoby na ochronę służbowej skrzynki pocztowej
• Ruszyły testy satelitów Starlink działających w trybie „direct-to-cell”

Od maratonów po całkowity zakaz

Marissa Mayer, dawniej wiceprezes w Google, a obecnie prezes Yahoo!, przyznała w jednym z wywiadów, że na prywatne konto e-mail otrzymuje dziennie ok. 20 wiadomości, natomiast na służbowe – od 700 do 900. Mayer robi tzw. maratony e-mailowe, czasem nawet w sobotę lub niedzielę. Siada wtedy przed biurkiem i odpowiada na e-maile przez cztery godziny bez dłuższych przerw. Jest na bieżąco, jednak kosztuje ją do dużo czasu i poświęceń. Podobne postępuje wielu innych dyrektorów i menedżerów.

Ze wspomnianego badania LCWA Research Group wynika, że 79 proc. osób zajmujących stanowiska kierownicze sprawdza i odpisuje na e-maile poza godzinami pracy, często na smartfonach, np. stojąc w kolejce do kasy w sklepie. Pokazuje to, jak bardzo e-mail wymknął się spod kontroli. Menedżerowie przyznają, że woleliby tego nie robić, jednak chcą mieć pewność, że niczego nie pominęli, chcą przygotować się do kolejnego dnia roboczego, nadrobić zaległości (czyli odpisać na te wiadomości, na które nie zdążyli danego dnia), czy też upewnić się, że pracownicy mogą wykonywać swoje zadania i nie są blokowani przez to, że menedżer nie odpowiedział na istotne dla projektu pytanie, przez co ten nie może posunąć się do przodu.

Z zarządzaniem e-mailami wiąże się również duży stres i problemy z zachowaniem równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym. O ile niektóre zadania możemy wykonywać tylko w pracy, sprawdzanie e-maila często zajmuje tylko parę minut – wiele osób ma już po prostu nawyk sprawdzania poczty co pewien czas, nie zwracając uwagi na to, czy powinni wtedy odpoczywać, czy nie. Dochodzą do tego jeszcze inne czynniki, m.in. obawa, że przegapimy istotne informacje lub szanse biznesowe (ang. fear of missing out), które mają krótki termin ważności, czy też obawa, że będziemy postrzegani jako osoby trudne we współpracy, ponieważ nie odpowiadamy na e-maile poza godzinami roboczymi 9-17, podczas gdy inni to robią.

Oczywiście to firmy i dyrektorzy narzucają odpowiednie polityki i procedury operacyjne związane z komunikacją, niemniej w praktyce często są one jedynie spisane, nie zaś wdrożone i przestrzegane w całej organizacji. To sprawia, że przedsiębiorstwa mają coraz większy problem z zarządzaniem pocztą elektroniczną. Rozwiązaniem często jest całkowite zaprzestanie używania e-maili. Przykładowo agencja reklamowa Atomic 212, zatrudniająca ponad 50 pracowników, wprowadziła politykę komunikacji, według której pracownicy omawiają sprawy wyłącznie na spotkaniach lub przez telefon. Nie mogą korzystać zarówno z poczty e-mail, jak i komunikatorów online. Z kolei zadania przydzielane są w postaci plików udostępnianych w chmurze Dropbox. Atomic 212 jest zadowolona ze zmiany i twierdzi, że dzięki temu poprawiły się relacje między pracownikami, a produktywność wzrosła o ok. 40%. „Namawiamy nawet naszych klientów, aby również nie używali e-maili w kontaktach z nami. Często się to udaje” — przekonuje Jason Dooris, prezes agencji.

Gabel, włoska firma tekstylna, przeprowadziła natomiast eksperyment: przez tydzień pracownicy nie mogli używać poczty e-mail i mieli komunikować się w inny sposób, najlepiej twarzą w twarz na spotkaniach (ang. face-to-face). Po tygodniu przywrócono e-maile, niemniej prezes firmy, Michele Moltrasio, stwierdził, że takie testy są cenne i pozwalają lepiej zrozumieć, w jaki sposób poprawić komunikację w firmie, m.in. redukując wiele niepotrzebnych wiadomości.

Inna firma, Van Meter, zajmująca się dystrybucją różnego rodzaju sprzętu elektronicznego, wprowadziła procedurę zakazującą używania e-maili w godzinach od 17:00 do 7:00 rano następnego dnia, a także całkowitego zakazu w weekendy i święta. Jeżeli ktoś chce wysłać np. wiadomość o godzinie 19:00, musi poczekać z tym do 7:01 kolejnego dnia – w przeciwnym razie jego wiadomość zostanie zignorowana. Ta zmiana, jak zauważyła firma Van Meter, wpłynęła znacząco na poprawę równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym (ang. work-life balance) u wszystkich pracowników.

Coś lepszego niż e-mail?

Wprowadzenie ograniczeń w korzystaniu z e-maili, takich jak zakaz wysyłania i odbierania poczty po godzinach pracy, może korzystnie wpłynąć na poziom satysfakcji z pracy i – w dłuższej perspektywie – na kondycję całej firmy. Jednocześnie większość przedsiębiorstw potrzebuje narzędzi komunikacyjnych i raczej nie może tak po prostu zaprzestać używania poczty. W ostatnich latach powstało kilka startupów i usług, które – jak przekonują ich twórcy – mogą poprawić komunikację i produktywność, ponieważ są lepsze niż poczta e-mail. Powody, przez które można rozważyć zastąpienie e-maili czymś innym podajemy w ramce „Dlaczego zrezygnować z e-maili?”.

Obecnie najpopularniejszą alternatywą dla poczty elektronicznej jest Slack. Przypomina on poniekąd istniejące od dłuższego czasu narzędzia do chatu grupowego, takie jak AOL Instant Messenger czy IRC (Internet Relay Chat). Autorzy Slacka wprowadzili jednak szereg nowoczesnych funkcji na miarę obecnych potrzeb. I tak, znajdziemy np. automatycznie zapisywane archiwa wszystkich interakcji pomiędzy użytkownikami, dobrej jakości wyszukiwarkę działającą na wszystkich wykorzystywanych urządzeniach (np. tablet, smartfon, komputer), czy też składowanie wszystkich danych w chmurze, przez co mamy do nich dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia.

Slack to zresztą jedna z najszybciej rozwijających się firm technologicznych w ostatnich latach – już po roku z narzędzia korzystało pół miliona pracowników umysłowych w formie zamiennika dla e-maila i komunikatorów. Choć Slack jest bezpłatny, więcej funkcji, w tym nielimitowane archiwum z możliwością wyszukiwania, integracje z narzędziami firm trzecich czy wyższe bezpieczeństwo i transfery plików, oferowanych jest tylko w wersjach płatnych. Najtańsza kosztuje 6,67 dol. (ok. 28 zł) za użytkownika/mc przy płatności z góry za rok, albo 8 dol. (ok. 33 zł) przy płatności comiesięcznej (pełny cennik:https://slack.com/pricing).

Ze Slacka korzystają firmy z różnych branż i różnej wielkości. Np. używają go pracownicy Adobe, ale też Walmart, czy sieć kawiarni Blue Bottle Coffee. W Slacku można dowolnie wymieniać się wiadomościami, dołączać pliki i dokumenty, linki, tworzyć konkretne grupy rozmów np. dla danego projektu, a także używać narzędzia na urządzeniach mobilnych. Komunikacja zwykle ma nieformalny charakter, nie ma też potrzeby do stosowania polskich znaków diakrytycznych – wszystko w myśl idei, że liczy się produktywność i konkrety, nie zaś poprawność stylistyczna.

Dodatkowo Slack i podobne narzędzia cenione są przez osoby pracujące zdalnie. Tradycyjnie są one raczej pomijane w dyskusjach i ustaleniach, otrzymując jedynie e-maile z finalnymi koncepcjami i informacjami o projektach. To może sprawiać, że niektórzy ludzie będą czuć się pomijani i nie będą myśleć o sobie jako „część zespołu”. Firmy, które decydują się na Slacka, często zamiast spotkań wewnętrznych omawiają wszelkie sprawy w czasie rzeczywistym w formie chatu grupowego. Do takiego chatu naturalnie może dołączyć się pracownik zdalny, który nie musi jechać do siedziby przedsiębiorstwa.

E-mail nigdy nie zniknie

Poczta e-mail często określana jest „karaluchem internetu”, co oznacza, że raczej nigdy jej nie zastąpimy czymś innym i jakakolwiek nowa usługa nie sprawi, że nagle przestaniemy całkowicie z niej korzystać. Np. w firmie możemy zaprzestać używania e-maila, niemniej nasi klienci i kontrahenci ciągle będą wysyłać do nas wiadomości – a nie wszyscy zareagują entuzjastycznie na hasło „zmień e-mail na...”. Jeśli w dalszym ciągu chcemy lub musimy używać poczty e-mail, warto rozważyć stosowanie komunikatora online do wewnętrznej komunikacji. W ten sposób sprawimy, że pracownicy będą wysyłać mniej wiadomości, a rozmowy i dyskusje staną się mniej formalne i będą przebiegać efektywniej.

Najpopularniejszym komunikatorem jest WhatsApp (bezpłatny na Android, iOS, Windows Phone i w formie aplikacji webowej). „Na komunikatorze wszelkie dyskusje są rzeczowe i krótkie. Nikt nie chce pisać długich wiadomości, głównie przez to, że WhatsApp najczęściej używany jest jako aplikacja mobilna na telefonach - pisanie długich wiadomości na smartfonie jest po prostu niewygodne” — zauważa Rich Pleeth, założyciel firmy Sup App, która tworzy oprogramowanie i nie stosuje poczty e-mail.

Jeśli więc nie chcemy całkowicie rezygnować z e-maila, warto przetestować komunikator online, aby zoptymalizować choć komunikację wewnętrzną. To również przełoży się na zauważalną poprawę produktywności.