Zanim wybierzesz i wdrożysz system ERP, zdefiniuj kluczowe procesy i cele firmy

Jak dobrać i skutecznie wdrożyć optymalne rozwiązanie ERP? Każda firma, która się do tego przymierza powinna postawić przed sobą trzy zasadnicze cele: biznesowy, zarządczy i operacyjny. Czyli jej managerowie muszą najpierw odpowiedzieć sobie na pytanie, jak chcą zmienić przedsiębiorstwo, by było bardziej konkurencyjne na rynku, efektywniej działało i generowało dodatkowe zyski. Następnie powinni zidentyfikować i opisać zachodzące w nim procesy, a dopiero na końcu wybrać i zaadaptować narzędzie IT, które będzie wspomagało realizację strategicznych celów. Takie wnioski płyną z webinarium zorganizowanego przez miesięcznik „Computerworld” i spółkę Macrologic, polskiego dostawcę rozwiązań klasy ERP.

Polskie firmy poszukają optymalnych formuł biznesowych, które pomogą im w rozwoju. Coraz częściej zmieniają się więc w organizacje zarządzane w sposób horyzontalny i zaopatrują się w nowoczesne narzędzia klasy ERP.

Redaktor Computerworld, Piotr Pietruszyński, przytoczył podczas webinarium najświeższe dane GUS, z których wynika, że wśród małych firm (do 49 pracowników) 14 proc. korzysta z rozwiązań ERP; w średnich firmach (do 249 pracowników) wskaźnik ten wynosi 46 proc., a w dużych przedsiębiorstwach (powyżej 250 pracowników) — 83 proc. „Te dane mnie nie zaskakują. W Polsce trudno jest już, oczywiście, znaleźć przedsiębiorstwa, które pracują, wystawiając faktury na papierze, a nie w formie elektronicznej, ale większość z nich pracuje na systemach, które mają zinformatyzowane poszczególne komórki, działy, a nie całe procesy zachodzące nieraz w poprzek działów” — podkreślił Jarosław Witwicki, członek zarządu i dyrektor ds. sprzedaży w spółce Macrologic.

Optymalny model biznesowy i organizacyjny

Niezwykle ważną rolę we wdrożeniu systemu klasy ERP spełnia dostawca, który powinien wspólnie z klientem ustalić, jakie narzędzie IT będzie dla tego ostatniego optymalne. „W ostatnim czasie otrzymaliśmy pytanie zakupowe, w którym wyszczególniono ponad 4,5 tysiące cech systemu, jakich życzyła sobie firma. Nie zadała sobie już jednak pytania, do czego jej potrzebne te wszystkie funkcjonalności” — opowiadał Jarosław Witwicki. „W praktyce należy podejść do tego tematu trochę inaczej. Organizacja powinna najpierw zmienić swój model biznesowy i organizacyjny, a gdy to zrobi, zauważy, że wszędzie pojawiają się procesy” — dodał ekspert Macrologic.

Model biznesowy powinien być oczywiście taki, by generować jak największy przychód firmy. Niezwykle ważna jest też sprawność operacyjna danej organizacji, czyli szukanie tych obszarów, które warto zmienić, przemodelować, usprawnić albo też całkowicie z nich zrezygnować. „W każdej firmie jest wiele miejsc do optymalizacji i do zbadania. Tylko musimy to właściwie zidentyfikować i opisać” — przekonywał Jarosław Witwicki. Dużym polem do optymalizacji są rozbudowane działy — niegdyś fundament największych korporacji — oraz rozbudowana hierarchia kierownicza. Dlatego dziś firmy wykorzystujące nowoczesne modele zarządcze odchodzą od wielkich silosów na rzecz organizacji horyzontalnej, gdzie ważniejsze od działów są kompetencje poszczególnych pracowników i ich rola w danym procesie w firmie. I nie chodzi wcale o zupełną likwidację działów lecz o przełamywanie barier między nimi na rzecz pracy w zespołach międzyfunkcjonalnych. Takim przykładem jest np. współpraca marketingu i sprzedaży. Więcej na temat idei organizacji horyzontalnej można poczytać na portalu www.organizacjahoryzontalna.pl.

Jak wdrożyć system ERP?

Dopiero po zmianie formuły biznesowej, zarządczej i organizacyjnej firma powinna przystąpić do wyboru narzędzia ERP. Ważne, żeby oprogramowanie było bezpieczne i elastyczne, tzn. by managerowie mogli szybko zaadaptować już realizowane w przedsiębiorstwie procesy do programu — systemu informatycznego. Zmiany w otoczeniu biznesowym następują bardzo dynamicznie, skraca się cykl życia produktów. W takiej sytuacji użytkownicy systemów ERP coraz bardziej cenią sobie ergonomię pracy z oprogramowaniem. To pozwala im pracować szybciej, łatwiej i wydajniej. Dla organizacji przekłada się to także na większą elastyczność w dostosowywaniu się do zmian na rynku. Tę elastyczność firma może jeszcze bardziej zwiększyć poprzez zmianę tradycyjnego sposobu zarządzania na nowocześniejszy — procesowy.

„W średnim przedsiębiorstwie w ciągu kilku dni jesteśmy w stanie wspólnie z klientem ustalić kwestię celów biznesowych, organizacyjnych i zdefiniować jego główne procesy. W naszym nowym produkcie Macrologic Merti jest „zaszytych” 200 predefiniowanych procesów i ponad 800 czynności, które się na nie składają. Jeżeli klient jest w stanie razem z nami przejrzeć te procesy i dostosować je do swoich potrzeb, to w kilka dni przygotujemy analizę przedwdrożeniową” — zaznaczył Jarosław Witwicki. „Bardzo dużą wagę przywiązujemy do szkoleń klientów. A ponadto razem z systemem dostarczamy także jego dokumentację, która prowadzi użytkownika za rękę” — dodał ekspert Macrologic.

Przed wyborem narzędzia IT należy także dokładnie zapoznać się z umową serwisową. Ma to duże znaczenie w kontekście częstych zmian w prawie, które dostawca ma obowiązek na bieżąco wprowadzać do systemu, np. tych związanych z Jednolitym Plikiem Kontrolnym. „Klient musi mieć pewność, że takie zmiany zostaną wprowadzone do oprogramowania bardzo szybko” — mówił Jarosław Witwicki.

Ile trwa wdrożenie systemu ERP?

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, ile potrwa wdrożenie danego systemu ERP w firmie. Czas uzależniony jest m.in. od inwencji osoby zarządzającej, możliwości pracowników, ich kompetencji. Historia wdrożeń ERP zna mnóstwo niepowodzeń, których efektem są systemy działające częściowo, wadliwie lub wcale. Zazwyczaj konstrukcja systemu jest wynikiem wielu doświadczeń jego dostawcy i ma swoje uzasadnienie. Przy wdrażaniu ERP dostawcy mogą doskonalić procesy w poszczególnych firmach, personalizować je i eliminować „wąskie gardła”.

Kiedy można mówić o sukcesie wdrożenia rozwiązania IT? „Nie wtedy, kiedy użytkownicy są z niego zadowoleni, bo łatwiej i przyjemniej im się pracuje, ale gdy zdają sobie sprawę z tego, że dysponują narzędziem, dzięki któremu mają szybki dostęp do informacji i które pozwala się efektywniej rozwijać firmie” — przekonywał podczas webinarium Jarosław Witwicki.

Pytany o infrastrukturę sprzętową, niezbędną do zaadaptowana nowoczesnych rozwiązań ERP, ekspert Macrologic odparł, że „system ERP musi być szybki, elastyczny, ale nie może być wymagający, jeżeli chodzi o infrastrukturę sprzętową”. „Ekonomicznie nieuzasadnione jest, by przedsiębiorstwo posiadało całą infrastrukturę serwerową. My oferujemy swoje rozwiązania zarówno w układzie chmurowym, jak i w układzie tradycyjnym” — wyjaśnił.