Innym wyzwaniem jest szybko rosnąca konkurencyjność rynku, która wymaga selekcji i przetwarzania coraz większych ilości informacji w krótkim czasie, w celu podejmowania dobrych decyzji biznesowych.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że klasyczne systemy zarządzania dokumentami nie adresują tych wyzwań, ograniczając się do organizacji struktur do przechowywania dokumentów oraz automatyzacji procesów. Skupiają się na krokach, kolejności zadań i zamkniętym zestawie decyzji do podjęcia. Dlatego trendem na rynku rozwiązań do zarządzania informacją jest łączenie funkcji systemów zarządzania dokumentami, portali intranetowych i baz wiedzy w tak zwane elektroniczne miejsce pracy. Zintegrowanie wielu aplikacji biznesowych w to właśnie elektroniczne miejsce pracy daje pracownikom jeden punkt dostępu do wszystkich, niezbędnych dla nich informacji i znaczną przewagę nad organizacjami, w których wiedza jest rozproszona w różnych systemach.

Kolejnym zagadnieniem przy wyborze oprogramowania jest miejsce jego instalacji. Obecnie wiele małych i średnich firm wybiera rozwiązania w chmurze, które pozwalają znacznie zredukować koszty utrzymania systemu. Duże organizacje coraz częściej wybierają wdrożenia hybrydowe z intranetem w chmurze i aplikacjami oraz witrynami z danymi poufnymi, osadzonymi na własnych serwerach.

Ostatnią sprawą, na którą chciałbym zwrócić uwagę, jest odpowiednie połączenie możliwości wdrażanego systemu z potrzebami firmy. Z naszego doświadczenia wynika, że warto najpierw przeprowadzić warsztaty planowania funkcjonalnego systemu z udziałem osób decyzyjnych, aby jasno określić cel i zakres takiego wdrożenia, a dopiero po przyjęciu założeń zrealizować szczegółową analizę przedwdrożeniową. Problem wyboru oprogramowania do zarządzania dokumentami dotyczy w mniejszym stopniu samego oprogramowania, a bardziej podejścia do wdrożenia, firmy i zespołu, który będzie je wdrażać oraz scenariuszy pracy, jakie będą wspierane.