WEBCON BPS to rozwiązanie klasy iBPMS (Intelligent Business Process Management System). Jego zadaniem jest usprawnienie funkcjonowania organizacji poprzez lepsze zarządzanie procesami i ich optymalizację, co prowadzi do poprawy wydajności i efektywności, a także ułatwia wprowadzanie zmian w firmie. Optymalizacja procesów może przekładać się także na redukcję kosztów czy wzrost przychodów. W rozwiązaniach BPM procesy są postrzegane jako ważny zasób organizacji, który należy dobrze poznać, zarządzać nim i rozwijać go, jeśli chce się dostarczać swoim klientom wartościowe produkty.

WEBCON Business Process Suite działa na platformie Microsoft SharePoint i umożliwia zarządzanie dokumentami oraz procesami biznesowymi przedsiębiorstwa. Wśród innych rozwiązań dla Microsoft SharePoint wyróżnia się łatwością i szybkością projektowania procesów oraz tworzenia aplikacji biznesowych. Projektowanie obiegów odbywa się w trybie graficznym za pomocą wbudowanego edytora formularzy. Aplikacje powstałe w WEBCON BPS można uruchomić m.in. w urządzeniach mobilnych oraz jako dodatek do Microsoft Outlook.

Zastosowania – standardowe i personalizowane

Platforma umożliwia obsłużenie bardzo różnych procesów biznesowych. Wśród typowych przykładów można wymienić: obieg akceptacji faktury kosztowej, udzielanie urlopów, obsługę delegacji czy wnioski zakupowe. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby za pomocą tego oprogramowania wdrażać całkowicie personalizowane i zupełnie niestandardowe procesy (np. otwarcie salonu sprzedaży). Co istotne, dzięki WEBCON BPS firmowe IT jest w stanie bardzo szybko reagować na potrzeby biznesu. Nowe aplikacje do obsługi procesów można bowiem tworzyć już w ciągu kilku dni.

Platforma umożliwia tworzenie rozwiązań nawet tak skomplikowanych jak system CRM. Dlatego klienci tworzą różnorodne aplikacje i chętnie dzielą się swoimi spostrzeżeniami. Dla przedsiębiorstw to duża wygoda, ponieważ mogą utrzymywać jedną infrastrukturę i platformę do obsługi zupełnie różnych aplikacji. Utworzone rozwiązania można łatwo przenosić ze środowiska deweloperskiego do produkcyjnego.

Szybkość budowania aplikacji nie jest efektem kompromisu polegającego na ograniczeniu funkcjonalności. WEBCON BPS to jeden z najbardziej zaawansowanych systemów klasy iBPMS. Umożliwia tworzenie formularzy, projektowanie obiegów zadań, ułatwia skanowanie dokumentów i rozpoznawanie tekstu (OCR). Jest standardowo zintegrowany z serwerem Exchange i usługą katalogową Active Directory. Platforma posiada również mechanizmy umożliwiające szybką integrację z dowolnymi systemami informatycznymi (np. transakcyjnymi i dziedzinowymi). Pozwala to m.in. na wykorzystanie w procesach danych pochodzących z tych systemów (np. słowników). Dzięki temu osoba rejestrująca dokumenty automatycznie powiąże je z kontrahentem zapisanym w bazie danych systemu ERP czy CRM lub wykorzysta słownik numerów MPK lub Rodzajów Działalności odpowiadający słownikowi systemu finansowo-księgowego.

Do tworzenia aplikacji biznesowych służy przyjazny i intuicyjny kreator z interfejsem graficznym. Dzięki jego wykorzystaniu w krótkim czasie powstają rozwiązania, które składają się z trzech elementów: workflow (logika biznesowa), formularza (interfejs użytkownika) oraz interfejsów pozwalających pobierać i przesyłać informacje z/do innych systemów (np. listy kontrahentów, dokumenty faktur). Jest to na tyle proste i szybkie, że nawet podczas spotkania z osobą definiującą wymagania biznesowe można przygotować od zera przejrzysty formularz i pokazać rezultat jego działania.

WEBCON BPS umożliwia powiązanie ze sobą różnych systemów wykorzystywanych w biznesie i potrafi prezentować w jednym miejscu pochodzące z nich dane. Przykładowo, na formularzu nowego zamówienia może podawać informacje o wysokości dostępnego jeszcze budżetu czy aktualnego stanu przypisanych do użytkownika środków trwałych. Platforma ułatwia również śledzenie historii operacji użytkowników (np. poszczególnych akceptacji, zmian formularza czy wersji dokumentu stanowiących jego załącznik).

Podczas tworzenia i rozwijania aplikacji odpowiednie zaplanowanie i zaprojektowanie procesu w systemie jest kluczowe i umożliwi w przyszłości uniknąć administratorowi zbędnych prac. Projektując procesy, trzeba mieć na uwadze, że będą się one zmieniać. Dużą zaletą WEBCON BPS jest opcja modyfikowania istniejącej logiki biznesowej bez konieczności wycofywania wszystkich trwających obiegów. W przypadku wielu rozwiązań do zarządzania procesami zmiana logiki biznesowej powoduje, że trwające obiegi trzeba uruchomić ponownie, a to znacznie utrudnia zarządzanie zmianami.

Ponadto WEBCON BPS umożliwia stosowanie w ramach jednego obiegu wielu typów formularzy. Jest to przydatne, jeśli system musi obsługiwać podobne procesy biznesowe, które jednak różnią się od siebie w jakimś stopniu. Taka sytuacja występuje np. podczas projektowania procesów mających odpowiadać potrzebom kilku spółek. Dzięki wprowadzeniu różnych typów formularzy można otrzymać kilka wariantów wyglądu formularza dla tego samego obiegu czy ograniczyć dostęp do obiegu dokumentów dla urządzeń mobilnych wyłącznie do wybranych typów formularza.

Integracja z Office 365

Oprogramowanie WEBCON BPS zostało zintegrowane z Office 365. Użytkownicy tego pakietu biurowego mogą zobaczyć swoje bieżące zadania razem z metadanymi już wcześniej wprowadzonymi do formularza, jak również wszystkie adekwatne dane odpowiednio przefiltrowane i posortowane zgodnie z ich potrzebami (np. zarchiwizowane obiegi). W ramach Office 365 możliwe jest również wyświetlenie liczby zadań bezpośrednich i pośrednich aktualnie przypisanych do konkretnych użytkowników końcowych. W zależności od konfiguracji funkcja My Inbox może wyświetlać sumę wszystkich zadań (z wielu procesów) lub liczbę zadań w każdym procesie osobno, tworząc w ten sposób pulpit zarządzania zadaniami użytkownika. WEBCON BPS dla Office 365 umożliwia także uruchamianie nowych obiegów.

Rozpoznawanie tekstu

Platforma oferuje moduł optycznego rozpoznawania znaków OCR, którego zadaniem jest digitalizacja dokumentów i zbieranie danych. Ten moduł wykorzystuje bardzo dobrze znany silnik ABBYY FineReader. Do zeskanowanych dokumentów dodaje warstwę tekstową i finalnie zapisuje je w formie plików PDF, których zawartość można przeszukiwać. W efekcie umieszczone w systemie dokumenty da się szybko odnaleźć. Dzięki autorskiemu silnikowi rozpoznania danych, który bazuje na sieciach neuronowych, WEBCON BPS potrafi również automatycznie zbierać zapisane w dokumentach dane. Bez względu na to, czy rozpoznawane są dokumenty papierowe czy elektroniczne, mechanizmy WEBCON BPS rozpoznają pożądane wartości i umieszczają je w odpowiednich polach formularza (zgodnie z konfiguracją wskazaną przez użytkownika). W przypadku faktur mogą to być takie dane, jak: NIP, numer faktury, kwoty itd.

Połączenie funkcji obiegu dokumentów z rozpoznawaniem tekstu umożliwia obsłużenie niemal każdego procesu biznesowego, którego elementem są papierowe dokumenty. System oferuje funkcje ich ręcznej rejestracji, pełną automatyzację procesu skanowania wsadowego dokumentów i znakowania ich kodami kreskowymi oraz rejestrowanie dokumentów przychodzących różnymi kanałami (np. pocztą elektroniczną). Typowe procesy, które można zoptymalizować z wykorzystaniem funkcji OCR, to obsługa faktur kosztowych czy rejestracja korespondencji.

Użytkownicy mają opcję manualnego „uczenia” modułu OCR. Dzięki temu można zapewnić wysoką poprawność rozpoznania treści bez ingerencji programistycznej, nawet jeśli analizowany dokument znacząco różni się od używanych standardów. Proces ten nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Odpowiednie funkcje „uczenia” znajdują się w standardowych formularzach wyświetlanych przez system i może z nich skorzystać dowolny uprawniony użytkownik.

Zarządzanie projektami

WEBCON BPS pozwala również na zarządzanie projektami poprzez integrację funkcjonalności Microsoft Project i silnika procesowego platformy. Użytkownik może sprawnie przydzielać zadania, szybko stworzyć harmonogram projektu i modyfikować go, a także łatwo współdzielić dokumenty projektowe i pracować nad nimi w zespole. Wykres Gannta przedstawiający harmonogram oraz wszystkie zadania i dokumenty związane z projektem są prezentowane w jednym miejscu – witrynie SharePoint, do której dostęp mogą mieć wszyscy uczestnicy projektu. Architektura WEBCON BPS umożliwia integrację pomiędzy projektami a procesami, nawet jeśli te drugie są obsługiwane przez zewnętrzne narzędzia (np. systemy ERP lub CRM).

Aby skorzystać z WEBCON BPS jako platformy do zarządzania projektami, wystarczy Microsoft SharePoint w wersji Foundation. Jednak największe możliwości w zakresie planowania harmonogramu projektu i przydzielania zadań zapewni dodatkowe wykorzystanie oprogramowania Microsoft Project w wersji Standard lub wyższej (Microsoft Project Server nie jest jednak przy tym potrzebny).

Trzy wersje

WEBCON BPS jest oferowany w trzech wersjach. Enterprise umożliwia obsługę wielu podmiotów gospodarczych na wspólnej platformie, oferuje mechanizm OCR, integrację z pakietem MS Office i jest przygotowana do działania z urządzeniami mobilnymi. Wersja Standard oferuje wszystkie podstawowe funkcje systemu umożliwiające tworzenie i zarządzanie obiegami zadań i dokumentów. Jest rozwiązaniem korzystnym cenowo, które można rozszerzać o dodatkowe funkcje znajdujące się w edycji Enterprise. WEBCON BPS TRIAL to wersja przeznaczona do użytkowania testowego, która oferuje większość funkcji dostępnych w edycji Enterprise przy ograniczeniu czasowym do 90 dni.

Polski lider

Producent oprogramowania, firma WEBCON, powstała 10 lat temu, stawiając sobie ambitny cel udoskonalenia funkcjonalności Microsoft SharePoint w zakresie obiegów zadań i dokumentów. Dzisiaj może pochwalić się wdrożeniami u takich klientów, jak: Tauron (20 tys. użytkowników), LPP czy Diners Club. Pakiet WEBCON BPS jest elastyczny, co sprawia, że może być stosowany przez organizacje z dowolnej branży. Na polskim rynku cieszy się opinią lidera w swoim segmencie, a od dwóch lat jest oferowany również za granicą.