Niezwykle ważne jest, żeby biznes był na bieżąco z najnowszymi innowacjami i nowościami IT. Technologia w miejscu pracy może usprawniać procesy wewnętrzne, a także ułatwiać ludziom szybsze wykonywanie zadań. Jednak niepokojąco duży odsetek przedsiębiorstw nadal nie wdrożył odpowiednich urządzeń i procesów IT. Oto, w jaki sposób skutecznie zarządzać wdrożeniami rozwiązań cyfrowych.

Otacza nas technologia cyfrowa – telefony, komputery, tablet, a coraz częściej również bardziej analogowe przedmioty, takie jak samochody, czajniki czy lodówki są wypełnione technologią. Co może nieco dziwić, nie dotyczy to znaczącej części miejsc pracy.

Przeprowadzone niedawno przez Cisco badanie, Digital Culture Clash, pokazało, że 29% firm w Wielkiej Brytanii nie wdrożyło technologii cyfrowych. Nie jest to wina pracowników, którzy zdecydowanie opowiadają się za nowymi technologiami – ponad 67% ankietowanych odpowiadało, że technologia cyfrowa ma pozytywny wpływ na sposób wykonywania ich pracy.

Ponad połowa (56%) respondentów uważa, że technologia przyspiesza ich pracę, a 50% twierdzi, że ją ułatwia. Pracownicy są także chętni do wykorzystania cyfrowej technologii w miejscu pracy.

Nie jest to specyfika Wielkiej Brytanii. W całej Europie pracownicy są gotowi na cyfryzację. Przeprowadzone w ubiegłym roku przez Accenture badanie pokazało, że 57% Europejczyków twierdzi, że nowe cyfrowe technologie zwiększają ich zadowolenie z pracy; zaledwie 8% uważa odwrotnie.

Jeśli technologia istnieje, a pracownicy chcą jej używać, dlaczego nie wdraża jej większa liczba firm? Przy tym warto postawić sobie pytanie: czy moja organizacja nadąża za rozwojem technologicznym?

Wyzwania związane z wdrażaniem technologii cyfrowych

Wybór odpowiedniej technologii jest kluczowy. Warto poświęcić czas, żeby upewnić się, że wszystkie nasze potrzeby zostaną zaspokojone, a cele - zrealizowane. Zbyt wiele organizacji ulega szumowi marketingowemu, towarzyszącemu nowym produktom lub usługom, i w konsekwencji daje swoim pracownikom niewłaściwe narzędzia do wykonania konkretnego zadania. Kupowanie technologii w celu jej pozyskania okaże się nie tylko kosztowne – spowoduje wyalienowanie i frustrację pracowników, a także negatywnie wpłynie na ich efektywność i produktywność biznesu jako całości.

Równie ważne jest wyjaśnienie projektu wdrożenia pracownikom, żeby wiedzieli co się dzieje i dlaczego. Może to jest oczywiste, ale wielu z nich nadal tego nie wie. Według badania Cisco, 51% odpowiadało, że celem wdrożenia technologii było ograniczenie kosztów, a 47% twierdziło , że chodziło o automatyzację działań. Te wartości mogłyby być o wiele większe. Obecnie około połowy pracowników nie wiedziało, dlaczego technologie cyfrowe zostały wdrożone w firmie.

Nie jest to jednak zaskakujące, biorąc pod uwagę, że prawie dwie trzecie (64%) zatrudnionych nie brało w ogóle udziału w konsultacjach dotyczących nowej technologii. Nie wystarczy powiadomić ludzi, że rozpoczynamy wdrożenie; menedżerowie powinni rozmawiać z pracownikami na temat tego, w jaki sposób nowa technologia wpłynie na ich pracę, a także uwzględniać ich reakcje i wnioski.

Jak wdrażać efektywnie?

O sukcesie wdrożenia można mówić, jeśli zostaną osiągnięte trzy cele. Technologia cyfrowa musi ułatwiać i przyspieszać pracownikom wykonywanie pracy, a także porządkować wewnętrzne procesy.

Jednak najważniejszym czynnikiem jest stymulowanie pozytywnej, cyfrowej kultury w miejscu pracy. Oznacza to m.in., że pracownicy powinni czuć się pewnie, wykorzystując narzędzia cyfrowe. To również wzmacnianie pozytywnej zmiany kulturowej wokół cyfrowych wartości ,a także – co kluczowe – kierownictwo powinno zaprezentować przywództwo i zaangażować pracowników w ten proces.

Sześć ‘czynników sukcesu’ jest rekomendowanych przy tworzeniu takiego rodzaju kultury. Są to: edukacja i zbudowanie zaufania (zagwarantowanie, że pracownicy są w pełni przeszkoleni i mają zaufanie do kadry kierowniczej); wizja cyfrowa (komunikowanie jasnego planu przyszłego rozwoju organizacji); spełnienie oczekiwań (zapewnienie, że pracownicy wiedzą czego mogą się spodziewać); konsultacje i współpraca (wykorzystanie informacji zwrotnych od pracowników do usprawnienia firmowych praktyk i procedur); wreszcie - nagrody (wbudowanie cyfrowej technologii w ścieżkę kariery pracowników oraz system wynagradzania).

Jak to często jest w biznesie, istotne znaczenie ma komunikacja. To na menedżerach spoczywa obowiązek przeprowadzenia rozmów z załogą i upewnienie się, że pracownicy są świadomi korzyści wynikających z technologii cyfrowej - nie tylko dla nich samych, ale także dla firmy jako całości.