5 sekretów racjonalizacji kosztów IT

5 sekretów racjonalizacji kosztów IT

Wielu szefów firm podziela przekonanie, że informatyka jest droga i zawsze taka będzie, ponieważ za korzystanie z nowoczesnych rozwiązań trzeba dużo płacić. Czy rzeczywiście tak jest?

Zachęcamy do skorzystania z bezpłatnej prenumeraty
elektronicznej magazynu Computerworld!
Przemysł 4.0, czyli nowe porządki w serwerowni

Przemysł 4.0, czyli nowe porządki w serwerowni

Koncepcja czwartej rewolucji przemysłowej przewiduje znaczący wzrost skali i znaczenia wymiany danych między urządzeniami uczestniczącymi w procesach wytwórczych. Miliony – a w przyszłości nawet miliardy – maszyn zostaną włączone w obręb internetu przedmiotów. Tam będą mogły się...

Jaka firma, taka dostępność

Jaka firma, taka dostępność

Począwszy od małych przedsiębiorstw, gdzie infrastruktura IT pełni głównie funkcje pomocnicze, poprzez spółki średniej wielkości obsługujące klientów wewnętrznych i zewnętrznych, po duże koncerny międzynarodowe świadczące usługi przez całą dobę, siedem dni w tygodniu –...

Nowoczesne rozwiązania Lenovo w sektorze finansów i bankowości

Nowoczesne rozwiązania Lenovo w sektorze finansów i bankowości

Współczesny klient jest bardzo wymagający: od firmy, która świadczy mu płatne usługi lub sprzedaje produkty, oczekuje obsługi najwyższej jakości. Dotyczy to również branży bankowej i finansowej, która niezadowolenie użytkownika może odczuć najdotkliwiej – tracąc jego zaufanie i...

Pogląd na temat kosztowności nowoczesnych rozwiązań nie do końca jest zgodny z prawdą. Z góry wyklucza on ekonomiczne korzyści wynikające chociażby ze standaryzacji rozwiązań czy stałego podnoszenia kompetencji pracowników (tzw. krzywej uczenia). W praktyce koszty IT podlegają dokładnie tym samym prawom, co inne koszty w firmie i mogą być kształtowane zgodnie z koniunkturą panującą na rynku.

Obecnie każdy członek zarządu dużej organizacji staje przed wyzwaniem stałej kontroli nakładów na IT. Coraz większa skala wsparcia procesów biznesowych firmy narzędziami technologicznymi, a także rozwój elektronicznych kanałów komunikacji z otoczeniem sprawiają, że nawet w okresach spowolnienia budżety na zakup systemów i usług IT często pozostają bez zmian lub podlegają niewielkim cięciom. W związku z tym trendem w wielu firmach przyjęto praktykę polegającą na regularnym, niemal corocznym, cięciu kosztów IT o kilka procent. Skuteczna racjonalizacja budżetów IT wymaga jednak trochę więcej pracy niż w przypadku innych działów firmy, ale jest możliwa.

Zobacz również:

  • Lenovo XClarity - Przegląd

Poniżej przedstawiamy pięć rekomendacji, które mogą ci pomóc w efektywnej racjonalizacji kosztów.

1. Zrób inwentaryzację systemów i funkcji

Skuteczne zarządzanie kosztami musi być oparte na rzetelnej wiedzy. Dlatego każdy proces poszukiwania oszczędności powinieneś zacząć od gruntownej inwentaryzacji rozwiązań IT i realizowanych przez nich usług. Stworzenie takiej listy pozwoli ci zorientować się w realnych potrzebach firmy i możliwościach oferowanych przez jej infrastrukturę informatyczną.

2. Zidentyfikuj obszary potencjalnych zmian

W miarę rozwoju każdej firmy sukcesywnie rośnie liczba systemów, urządzeń i usług teleinformatycznych, które są wykorzystywane przez jej pracowników. Spora część z nich jest absolutnie niezbędna, niektóre jednak są albo niepotrzebne, albo wykorzystywane przez zbyt szerokie grono użytkowników. Rezygnacja z części tych urządzeń lub usług może przynieść szybkie oszczędności. Pozwoli także obciąć niektóre "ukryte koszty", takie jak opłaty licencyjne za niewykorzystywane systemy czy nadmiarowe serwery wykorzystywane do utrzymania niepotrzebnych aplikacji.

Spore rezerwy drzemią także w polityce licencyjnej dostawców IT. Zmiana modelu licencjonowania najważniejszych aplikacji (np. zastąpienie licencji dla wszystkich użytkowników licencjami na tzw. użytkowników nazwanych lub użytkowników równoczesnych) może obniżyć całkowite koszty użytkowania systemów nawet o kilkadziesiąt procent!

3. Zoptymalizuj funkcjonowanie w nowej strukturze

Pozbycie się lub integracja nawet kilku urządzeń albo systemów może znacząco wpłynąć na koszty administrowania i utrzymania infrastruktury teleinformatycznej. Uzyskane w ten sposób rezerwy będziesz mógł przeznaczyć na usprawnienia w innych obszarach związanych z utrzymaniem i rozwojem IT.

4. Zrewiduj model realizacji usług

Każde cięcie kosztów jest pretekstem do analizy sposobów realizacji usług IT. Szef działu informatyki, a także dyrektorzy innych kluczowych działów powinni uczciwie odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Jaki poziom dostępności podstawowych systemów uznajemy za zaspokajający potrzeby organizacji? Które obszary działalności powinny być wspierane przez informatyków zatrudnionych w naszej firmie, a gdzie możemy skorzystać z usług firm zewnętrznych? Czy jesteśmy gotowi na outsourcing IT (albo rozszerzenie kontraktu z dostawcą usług)? Który z systemów może być obsługiwany przez firmę zewnętrzną? Czy wszystkie usługi wsparcia muszą być realizowane w oparciu o zdefiniowany wcześniej poziom SLA (service level agreement)?

Nie wszystkie rozwiązania muszą być dostępne przez 99,99% czasu/rok. Nawet niewielkie zmiany tych wskaźników mogą przynieść wymierne oszczędności, związane np. z redukcją personelu dostawcy potrzebnego do utrzymania rozwiązań informatycznych w firmie. Wszystkie tego typu decyzje muszą być podjęte po wnikliwej analizie ryzyka związanego z obniżeniem poziomu dostępności czy zmianą modelu wsparcia i zaangażowaniem firmy outsourcingowej.

5. Nie bój się eksperymentów

Informatyka to dziedzina, w której niemal co roku pojawiają się nowe technologie i rozwiązania. Wiele z tych nowości niesie ze sobą spory potencjał do optymalizacji. Dlatego warto eksperymentować. Mały pilotażowy projekt pomoże w sprawdzeniu realnych efektów wdrożenia nowych technologii bez konieczności ponoszenia kosztów potrzebnych do wdrożenia rozwiązania w całej firmie. Identyfikacją takich nowych rozwiązań – czy szerzej: sposobów na optymalizację – powinni zajmować się pracownicy firmy. To oni najlepiej znają jej procesy biznesowe, kulturę organizacyjną, a także potencjał zatrudnionych.

Po dekadzie stałego wzrostu inwestycji w informatykę od co najmniej kilku lat firmy skupiają się na ograniczaniu kosztów wdrożenia i utrzymania rozwiązań informatycznych. Dzięki ogromnej innowacyjności dostawców i użytkowników korporacyjnych technologii coraz silniejszej presji kosztowej nie towarzyszy spadek jakości rozwiązań IT. Pogodzenie tych dwóch przeciwstawnych trendów wymaga jednak sporej dyscypliny i innowacyjności zarówno po stronie dostawców, jak i odbiorców rozwiązań IT w firmach.

Czytaj więcej na ten temat.

Prenumerata Computerworld Zamów teraz bezpłatnie »
Dołącz do dyskusji
Bądź pierwszy i zostaw komentarz.