„Lekkie pióro” wraca do łask

Umiejętność pisania to ważne narzędzie komunikacji, którego nikt z nas nie powinien ignorować.

Pamiętacie, jak w szkole albo na studiach zmuszano nas do ciągłego pisania nieskończonej ilości prac? Cóż, w końcu to najbardziej wydajny sposób na zademonstrowanie, że nauczyliśmy się tego, czego powinniśmy byli się nauczyć, a im częściej piszemy, tym lepiej nam to wychodzi.

„Lekkie pióro” to ważna kompetencja w wielu zawodach, która zyskuje na popularności także w branży IT. Na szczęście, jest jeszcze nadzieja dla tych, którzy nie przyswoili lekcji pisania i nadal niezbyt dobrze im to wychodzi.

Zobacz również:

  • Bądź doceniony i doceniaj
  • Analitycy wciąż poszukiwani

Nieumiejętne sporządzenie dokumentów, takich jak wymogi projektowe, uzasadnienia biznesowe, strategie informatyczne lub umowy z dostawcami, może spowodować ich błędne zrozumienie. Rezultatem tego jest często konieczność wykonania dodatkowej pracy, przekroczenie kosztów, wdrożenie systemów niezgodnych z potrzebami klienta, a nawet spory prawne.

Błędnie zrozumiany może być nawet zwykły e-mail, w którym prosimy o telekonferencję o konkretnej godzinie. Jeśli nie podamy w nim odpowiedniej informacji o strefie czasowej, a nasi rozmówcy znajdują się w różnych częściach świata, może dojść do katastrofy. Na dodatek, takie dokumenty jak pisma służbowe, notatki ze spotkań, prezentacje, podcasty i materiały wideo są często odczytywane lub oglądane kilka miesięcy, a czasem nawet lat po dacie ich sporządzenia. Nierzadko brakuje na nich dodatkowego objaśnienia ze strony autora. Nie sposób wówczas połapać się, o co mu tak naprawdę chodziło.

Niestety, jakość przekazu w komunikacji biznesowej pogarsza się z biegiem lat. Dyrektorzy ds. IT coraz częściej skarżą się na pisma, notatki i prezentacje, z których trudno wyczytać intencje ich twórcy. Błędy gramatyczne, nieprawidłowa interpunkcja, nadużywanie pustych haseł lub akronimów oraz niewłaściwe łączenie zdań powodują, że tekst staje się niezrozumiały. W rezultacie, gdy zapracowani często specjaliści gubią się w tekście lub tekst ich nudzi, przestają czytać i uznają autora za mało inteligentnego lub co najmniej słabo wykształconego.

Dyrektorzy i menedżerowie oczekują od swoich podwładnych umiejętności skutecznego komunikowania się. O ile większość działów zwykle przykłada wagę do jasności przekazu, jest to dość spory problem w branży IT. Mimo rosnącego w ostatniej dekadzie autorytetu tej branży, niektórzy kierownicy wyższego szczebla nadal uważają działy IT za centrum kosztów wypełnione ścisłymi umysłami, które nie rozumieją ani nie doceniają kwestii i subtelności biznesowych. Braki komunikacyjne wyraźnie widać, chociażby porównując dokumenty przygotowywane przez specjalistów IT i marketingu lub PR zajmujących się na co dzień komunikacją.

Oto wskazówki dla liderów branży IT, którzy obawiają się, że sporządzane przez ich dział dokumenty nie są wystarczająco angażujące dla docelowego odbiorcy:

• Skorzystaj z pomocy profesjonalistów. Komunikacja biznesowa stanowi ważny składnik pracy specjalisty IT, dlatego warto zlecić edycję dokumentów profesjonalnemu pisarzowi (tzw. Technical Writer) lub komuś znającemu się na komunikacji korporacyjnej. Magazyn CIO podaje, że coraz więcej specjalistów od komunikacji znajduje zatrudnienie w branży IT. Jeśli pozwala na to skala organizacji, warto zatrudnić własnego eksperta. Nie warto jednak czekać na ostatni dzwonek. Wielu liderów branży IT przyznaje, że zaznajomienie się z terminologią informatyczną może zająć nowej osobie nawet kilka miesięcy, nie mówiąc o zapoznaniu się z kulturą organizacyjną przedsiębiorstwa.

• Określ skuteczną komunikację jako priorytet. Warto poświęcić czas na dopracowanie dokumentów. Zamiast polegać wyłącznie na słowach, można skorzystać z wykresów i tabel, by lepiej zaprezentować dane i własny punkt widzenia. Nawet jeśli pisanie nie sprawia nam przyjemności, specjaliści od komunikacji będą w stanie doszlifować nasze dzieło. Być może zaczną nas naśladować inni pracownicy.

Tworzenie zrozumiałych i zwięzłych komunikatów jest czasochłonne. Należy więc upewnić się, że każdy dział IT dysponuje odpowiednią ilością czasu na zadbanie o skuteczną komunikację obejmującą zarówno raportowanie, jak również chwalenie się osiągnięciami czy składanie zażaleń. Nie należy popełniać dość powszechnego błędu, jakim jest redukcja kosztów dokonywana poprzez obcięcie czasu przeznaczonego na komunikację i tworzenie dokumentacji. To częste źródło późniejszych problemów. W szczególności, nie warto ufać dostawcom, którzy zarzekają się, że ich oprogramowanie jest tak bardzo intuicyjne, że nie wymaga ono dokumentacji. O ile nowe programy stają się faktycznie coraz bardziej przyjazne użytkownikowi, to wynikające z nich zmiany w procesach biznesowych nadal wymagają zrozumiałego objaśnienia.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200