Polska kolej kojarzy się przeciętnemu podróżnemu z nowoczesnością jeśli kupuje bilet przez internet a w pociągu korzysta z Wi-Fi. Bardziej uważni mogą zaobserwować, że konduktorzy nie dziurkują już biletów, tylko je skanują elektronicznym terminalem. Mało kto zastanawia się nad tym, jak jedno z największych polskich przedsiębiorstw zarządza 76 tys. zatrudnionych, którzy rocznie realizują kilkaset projektów, w tym duże inwestycje infrastrukturalne obejmujące modernizację linii kolejowych, taboru i dworców.

Okazuje się, że PKP S.A. znajduje się w awangardzie firm, które swoim menedżerom i działom kadr dają narzędzia do zarządzanie kapitałem ludzkim w chmurze.

Zobacz również:

• Nowość od Ubera - wyszukiwarka lotów

Zaimplementowanie SAP SuccessFactors w PKP S. A. jest największym wdrożeniem tego rozwiązania w Polsce. Z systemu w codziennej pracy korzysta 2000 użytkowników.

„Rozwiązanie chmurowe w PKP S.A. to pierwszy tej skali projekt w Polsce. O pionierskim wymiarze wdrożenia świadczy zarówno liczba uruchamianych modułów, zakres funkcjonalności, jak i liczba pracowników nim objętych. Cieszę się, że możemy realizować tak innowacyjny projekt oferując wiedzę i doświadczenie naszych konsultantów. Projekt jest dowodem na to, że chmura staje się rzeczywistością w polskim świecie HR.” – mówi Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A., firmy odpowiedzialnej za uruchomienie wszystkich modułów SAP SuccessFactors w PKP S.A.

Poznanie potrzeb

Decyzję o wdrożeniu narzędzia informatycznego do zarządzania zasobami ludzkimi dostępnego w chmurze podjęto po przeprowadzeniu Diagnozy Potrzeb Szkoleniowych i badania kultury organizacyjnej PKP S.A. „Rozwiązanie SuccessFactors to odpowiedź na zdiagnozowane potrzeby dotyczące rozwoju talentów w spółce. Pracownicy to dla nas najważniejszy kapitał, dlatego zależało nam na stworzeniu systemowego rozwiązania, które ujednolici procesy kadrowe oraz zbuduje synergię działań pomiędzy działem kadr, kierownikami a innymi członkami zespołów. Ten projekt udowodnił, że nie ma wyzwań, którym nie da się sprostać przy pomocy zaangażowanego zespołu, kompetentnych konsultantów i innowacyjnego rozwiązania.” – mówi Witold Moszyński, Dyrektor Departamentu Zarządzania Kapitałem Ludzkim w PKP S.A.

Projekt wdrożenia SAP SuccessFactors w PKP S.A. obejmował trzy etapy. Pierwszym elementem projektu było stworzenie portalu dla pracowników o nazwie „Współpraca”, który służy do wymiany wiedzy, doświadczeń oraz komunikacji pomiędzy pracownikami spółki. Dzięki temu narzędziu również osoby pracujące daleko od siebie mogą na bieżąco wymieniać się wiedzą i doświadczeniem. Z tego narzędzia korzysta obecnie pilotażowo około 800 osób zatrudnionych w PKP S.A. Kolejnym etapem prac było wdrożenie modułów związanych z oceną kompetencji i celów oraz zarządzaniem premiami. Z kolei w ostatnim etapie dodano elementy dotyczące rozwoju – moduł szkoleń, sukcesji i ścieżek karier. Dzięki rozwiązaniu SAP SuccessFactors spółka będzie sprawnie wspierać ocenę efektywności i rozwój pracowników.

Oszczędność czasu i pieniędzy

„Mimo bardzo szerokiego zakresu funkcjonalnego projekt trwał zaledwie 12 miesięcy i zakończył się sukcesem. Teraz pracownicy spółki mogą wypełniać swoje zadania w procesach zarządzania kapitałem ludzkim niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Jest to ogromna oszczędność zarówno czasu jak i pieniędzy.” – ocenia Jan Starzyk, Członek Zarządu PKP Informatyka, wykonawcy projektu.

Istotnym elementem projektu była integracja wszystkich wdrożonych modułów z wykorzystywanym w spółce systemem SAP HCM. „Naszym celem było połączenie rozwiązania chmurowego z tradycyjnym systemem informatycznym w taki sposób, aby dane wymieniane były w sposób automatyczny. Użytkownik biznesowy nie musi kontrolować, nadzorować czy obserwować procesów zachodzących pomiędzy narzędziami. Z punktu widzenia użytkownika nie widać, że są to dwa różne systemy, ponieważ wymiana danych dzieje się w sposób automatyczny.” – opowiada Radosław Frańczak, Prezes Zarządu SID Sp. z o.o., firmy odpowiedzialnej za integrację rozwiązania SAP SuccessFactors z tradycyjnym systemem SAP HCM.

Specjaliści działu HR, kierownicy i kadra zarządzająca w PKP S.A. mają teraz do dyspozycji innowacyjne narzędzie, które pozwala na szybkie i sprawne zarządzanie talentami pracowników. Dzięki temu procesy związane z wydajnością i rozwojem pracowników stały się bardziej efektywne, co pozwala organizacji budować przewagę konkurencyjną i realizować cele biznesowe wynikające ze strategii. Rozwiązanie to tworzy również znakomity i solidny fundament rozwijanego obecnie w PKP S.A. modelu HR Business Partneringu - stanowiącego kolejny krok w budowaniu profesjonalnej obsługi klientów wewnętrznych przez zespół HR.