Wybierz odpowiedni system do telekonferencji

Spotkania z pracownikami rozproszonymi po całym świecie mogą przebiegać sprawniej i skuteczniej dzięki zastosowaniu odpowiedniego sprzętu i oprogramowania.

Jak wiele współczesnych przedsiębiorstw, informatyczna spółka Avaap korzysta z pracy rozproszonej siły roboczej: firma posiada biura w New Jersey, Minnesocie oraz w Indiach, a także zatrudnia setki zdalnych konsultantów.Zarówno pracownicy biurowi, jak i konsultanci zdalni korzystają z narzędzi poprawiających jakość spotkań biznesowych i usprawniających działalność firmy – mówi Adam Goldstein, wiceprezes ds. dostaw i usług.

– Narzędzia umożliwiające organizowanie zebrań i komunikację z zespołami, pracownikami i klientami rozproszonymi po całym świecie pozwalają nam w istotny sposób poszerzać zaplecze kadrowe. Podejmując decyzje o zatrudnieniu, zwracamy uwagę przede wszystkim na kluczowe kompetencje kandydata, a nie na jego adres – opowiada Goldstein. – Ta metoda naprawdę się sprawdza, a jej zalety przeważają nad wadami, rekompensując choćby fakt, że nie pracujemy w jednym biurze i nie możemy rozmawiać ze sobą twarzą w twarz.

Sprawna organizacja zebrań służbowych może stanowić wyzwanie nawet dla firm, które nie muszą zarządzać rozproszoną siłą roboczą. Według opublikowanego w październiku 2014 roku sondażu Harris Poll przeciętny pracownik spędza na zebraniach nieco ponad 16% swojej dniówki. To właśnie zebrania stanowią najczęstsze źródło frustracji w miejscu pracy. 60% ankietowanych uznało je za marnotrawienie czasu i czynnik negatywnie wpływający na ich wydajność.

– Pracownicy nieustannie narzekają na zebrania, uważają, że są zbyt długie, niepotrzebne i bezcelowe – tłumaczy Adam Preset, główny analityk w firmie Gartner. – Ale przecież nie muszą one być złe same w sobie – tylko złe zebrania są złe.

Ale nawet te „dobre” zebrania nie odniosą pożądanego skutku, gdy pracownicy nie mogą… wziąć w nich udziału. Zdaniem Preseta część problemów ma charakter systemowy. Bywa, że przedsiębiorstwa nie dysponują technologią niezbędną do przeprowadzania efektywnych zebrań z pracownikami zdalnymi. Czasem problemem może być też nadmiar nieodpowiednich narzędzi – dodaje Preset.

W swoim dążeniu do poprawy jakości zebrań i zwiększenia wsparcia dla rozproszonej siły roboczej firmy takie jak Avaap, Harry's (producent przyborów do golenia) oraz Oscar W. Larson (dostawca systemów paliwowych) postawiły na technologię. Poniżej opisujemy, w jaki sposób przedsiębiorstwom tym udało się znaleźć optymalne narzędzia. Podpowiadamy także, jak sprawić, aby spotkania ze zdalnymi pracownikami stały się rzeczowe i skuteczne.

Standaryzacja narzędzi

Jeszcze sześć lat temu organizacja zebrań i raportowanie w Avaap opierały się na rozmowach telefonicznych i całej gamie narzędzi komunikacyjnych, takich jak Skype, Google Chat, Yahoo Messenger i Trillian. Kiedy jednak przedsiębiorstwo zaczęło się rozwijać, pojawiła się potrzeba standaryzacji wykorzystywanych środków komunikacji.

Każdy pracownik miał po kilka kont, których używał, by komunikować się z różnymi osobami – mówi Goldstein. – Byliśmy wtedy małą firmą, [ale] szybko zrozumieliśmy, że wybór jednego narzędzia będzie miał kluczowe znaczenie.

Avaap ograniczyło swoje portfolio technologiczne, decydując się ostatecznie na dwa narzędzia: komunikator Skype, który służy pracownikom do przesyłania wiadomości i przeprowadzania „szybkich” wideokonferencji, oraz aplikację GoToMeeting firmy Citrix, pozwalającą na organizowanie coraz popularniejszych webinariów.

O wyborze zadecydował fakt, że są to narzędzia łatwe w obsłudze – mówi Goldstein. – W tamtym czasie wysokiej jakości technologię wideo oferowały jedynie aplikacje GoToMeeting i Web Ex [firmy Cisco], przy czym ta pierwsza okazała się tańsza. Skype był z kolei platformą najczęściej używaną przez naszych pracowników w USA i Indiach, co również ułatwiło nam podjęcie decyzji.

Zdaniem Goldsteina szersze zastosowanie obu narzędzi zwiększyło efektywność zebrań, w których uczestniczą pracownicy zatrudnieni na miejscu, konsultanci zdalni i klienci.

– Nasza firma zawsze zatrudniała wielu pracowników zdalnych, nawet personel lokalny często pracuje zdalnie, w zakładach klienta. Rozwój firmy jedynie zwiększył zapotrzebowanie na te narzędzia. W tej chwili nie służą już one tylko do komunikacji wewnętrznej, ale również do obsługi klientów.

Aplikacja mobilna Skype, z której – jak twierdzi Goldstein – konsultanci firmy Avaap korzystają najczęściej, pozwala na szybką organizację zebrań, niezależnie od miejsca, w którym w danej chwili przebywają uczestnicy. GoToMeeting ma jeszcze szersze zastosowanie: Avaap korzysta z tej aplikacji organizując zebrania pracowników, spotkania z klientami, webinaria, prezentacje i szkolenia. Żadne inne narzędzie nie może konkurować z GoToMeeting jakością ani ceną, a sam Goldstein przyznaje, że są to powody, dla których jego firma od tak dawna pozostaje wierna tej aplikacji.

– Próbowaliśmy korzystać z darmowych lub tańszych aplikacji do organizowania webinariów i udostępniania stron, ale w przypadku prezentacji skierowanych do obecnych i potencjalnych klientów jakość i łatwość obsługi są dla nas zbyt istotne – wyjaśnia.

Zdaniem Goldsteina najlepiej postawić na technologię, która się po prostu sprawdza. Wicedyrektor uważa, że ciągłe poszukiwanie narzędzi naszpikowanych nowinkami nie ma sensu. – Trzeba znaleźć [narzędzie], które odpowiada nam osobiście, a nie zastanawiać się, czy jest ono najlepszą aplikacją na rynku – dodaje.

Pracowników zdalnych łączą wideokonferencje

Firma Harry's oferuje artykuły do golenia dla mężczyzn w oparciu o model abonamentowy. Choć firma rozpoczęła działalność zaledwie dwa lata temu, w roku 2013, dziś zatrudnia już 100 pracowników w Stanach Zjednoczonych, przy czym większość z nich pracuje w nowojorskiej centrali. Harry’s posiada również zakład produkcyjny w Niemczech, zatrudniający od 400 do 500 osób.

Niedawno, przy okazji przeprowadzki do większego biura, firma stanęła przed koniecznością reorganizacji centrali. Jednym z priorytetów stało się określenie optymalnej metody, która umożliwiłaby skuteczną komunikację między pracownikami niemieckiego zakładu, personelu w Stanach Zjednoczonych i Wielkiej Brytanii oraz zespołu lokalnego, który niekiedy również pracuje zdalnie, z domu – wyjaśnia Matt Anderson z działu informatycznego Harry’s.

– Nic nie stoi na przeszkodzie, aby osoby, które preferują pracę zdalną, pracowały właśnie w taki sposób. Właśnie dlatego tak ważne było wdrożenie odpowiedniej technologii – tłumaczy Anderson.

Kryteria wyboru nie były skomplikowane: urządzenie miało być lekkie, łatwe w obsłudze, pozbawione kluczy sprzętowych i przewodów łączących z komputerem. Poszukiwano narzędzia, które zespół IT mógłby z łatwością wdrożyć i utrzymać.

– Szkopuł w tym, że nikomu nie udało się dotąd zintegrować zbyt dobrze funkcjonalności wideo – twierdzi Anderson. – Nie szukaliśmy dostawcy, który znałby się po trochu na wszystkim, ale takiego, który dysponowałby specjalistyczną wiedzą i umiejętnościami.

Anderson z zespołem zdecydowali się na urządzenie firmy Highfive, służące do wideokonferencji, konferencji sieciowych i udostępniania ekranu. Waży ono niecałe pół kilograma, mierzy 13,0 x 3,25 x 2,25 cala i łączy się bezpośrednio z każdym ekranem posiadającym port HDMI. Dostęp do sieci uzyskuje ono za pomocą kabla ethernetowego. Jest to urządzenie uniwersalne, wyposażone w kamerę wideo o dużej rozdzielczości oraz wbudowany mikrofon z systemem redukcji szumów. Zapewnia ono również bezprzewodowy dostęp do aplikacji mobilnej i narzędzi do konferencji sieciowych.

Oprogramowanie Highfive (istnieją osobne aplikacje dla systemów Windows, OS X oraz iOS, w przygotowaniu jest również wersja na Androida) pozwala pracownikom zdalnym i zatrudnionym na miejscu logować się z własnego komputera lub urządzenia mobilnego i korzystać z dowolnego wyświetlacza, do którego jest ono podłączone. W ten sposób umożliwia ono dzielenie się prezentacjami oraz uczestniczenie w czatach wideo. Jeśli połączenie Wi-Fi jest niestabilne, pracownicy zdalni mają możliwość uczestniczenia w spotkaniu korzystając wyłącznie z funkcji audio.

Urządzenia Highfive kosztują 1200 za sztukę, przy czym brak dodatkowych opłat od wykorzystania czy użytkownika. Anderson wyjaśnia, że w centrali Harry’s znajdują się one w każdej sali konferencyjnej, natomiast zakład w Niemczech dysponuje jednym takim urządzeniem. Kadra zarządzająca organizuje za ich pomocą comiesięczne zebrania twarzą w twarz, a pracownicy zdalni i zatrudnieni w biurze – spotkania cotygodniowe.

– Zebrania firmowe odbywają się w każdy wtorek rano, a nasi pracownicy mogą w nich uczestniczyć bez względu na to, gdzie się aktualnie znajdują – mówi. – Co więcej, urządzenia Highfive ułatwiły i usprawniły przeprowadzanie prezentacji. Nie tracimy już czasu na kolejne próby podłączenia rzutników.

Instalując nowy sprzęt i oprogramowanie, firma Harry’s zadbała także o to, aby pracownicy jak najproduktywniej wykorzystywali czas spędzany na zebraniach. Nie tylko przygotowuje się harmonogramy i protokoły, ale także każdorazowo wyznacza osobę odpowiedzialną za kontrolowanie czasu. Anderson dodaje, że spotkania planuje się za pomocą Kalendarza Google, który umożliwia rezerwowanie trzydziestominutowych lub godzinnych bloków czasowych na zebrania (aplikacja pozwala także określić czas trwania spotkania na 25 lub 50 minut, „pilnując” aby nie przeciągnęło się ono zbytnio).

– Zgodnie z kulturą korporacyjną naszej firmy personel powinien pracować produktywnie, bez względu na to, skąd świadczy pracę. – mówi Anderson. – Jeśli zdarza się, że pracownik zmuszony jest wykonywać swoje obowiązki zdalnie, chcemy mieć pewność, że jego efektywność i zaangażowanie nie zmniejszą się tylko dlatego, że nie przebywa w biurze. Narzędzia, o których rozmawiamy, właśnie do tego służą.

Rozwiązania mobilne i usługi w chmurze

Dwa lata temu Pete Wayne, dyrektor działu informatycznego firmy Oscar W. Larson, dostawcy systemów naftowych ze Środkowo-Zachodnich Stanów Zjednoczonych, podjął decyzję o rezygnacji ze środowiska Microsoft Exchange.

– Firma szybko się rozwijała i czekała nas bardzo kosztowna aktualizacja – opowiada Wayne. Trzeba było zatrudnić 125 nowych pracowników technicznych, co wiązało się ze sporymi nakładami. – Ponieważ już wtedy w pełni wykorzystywaliśmy możliwości środowiska Exchange, tak pod względem pojemności, jak i szybkości przetwarzania, stanęliśmy przed koniecznością aktualizacji serwerów i wykupienia dodatkowej pamięci. Obliczyłem wtedy, że koszty licencji, serwerów, pamięci i wdrożenia systemu przekroczą 100 tysięcy dolarów.

Wayne dodaje, że firma planowała właśnie wejście na rynek mobilny. Oscar W. Larson zatrudnia 325 pracowników w trzech filiach na terenie stanu Michigan; mniejsze zespoły pracują również w Ohio i Indianie. 75% zatrudnionych stanowią pracujący w terenie konsultanci i odpowiedzialny za naprawę pomp gazowych personel techniczny, natomiast pozostałe 25% kadry to pracownicy biurowi. Konieczne stało się wówczas zaopatrzenie pracowników wykonujących obowiązki w terenie w tablety i smartfony, zapewniające bieżący dostęp do informacji i usprawniające komunikację poza biurem.

Wayne zdecydował się na środowisko Google Apps, które, jak sam mówi, rozwiązało wiele problemów firmy za przystępną cenę. Podczas gdy aktualizacja do Office 365 kosztowałaby przedsiębiorstwo 15 od użytkownika miesięcznie, Google Apps proponowało opłatę rzędu $5 od użytkownika.

Firmie udało się wówczas sporo zaoszczędzić. – Ze względu na charakter środowiska Exchange wszystkie serwery musiały znajdować się w naszej siedzibie, co oznaczało, że musieliśmy także wdrożyć rozwiązanie tworzące kopie zapasowe oraz mechanizmy przywracania systemu na wypadek awarii. Było to bardzo kosztowne – mówi Wayne. – Przekazanie tych zadań Google’owi pozwoliło nam skupić się na interesach i kluczowych klientach. Nie musieliśmy już zatrudniać całego działu, który zajmowałby się wyłącznie zarządzaniem środowiskiem Exchange.

Wprowadzenie Google Apps miało też inne zalety, takie jak choćby możliwość organizowania wideokonferencji za pośrednictwem aplikacji Hangouts i przechowywania danych w chmurze (Google Drive), bardzo przydatna dla zatrudnionego w terenie personelu firmy.

– Chciałbym móc powiedzieć, że od samego początku zdawałem sobie sprawę, jak bardzo przydatne okażą się te narzędzia, ale nie byłoby to prawdą – mówi Wayne.

Dyrektor przyznaje także, że komunikacja z personelem pracującym w terenie stała się znacznie łatwiejsza. Dawniej rozwiązywanie problemów w zakładach klienta było czasochłonną procedurą. Ponieważ pracownicy techniczni nie posiadali służbowych smartfonów ani tabletów, musieli robić zdjęcia aparatami cyfrowymi, „przerzucać” dane z karty pamięci na biurowe komputery, a następnie przesyłać obrazy kompetentnemu menedżerowi.

– Jeśli pracownik techniczny miał jakiś problem, zmuszony był najpierw zrobić zdjęcia, następnie wysłać spore załączniki pocztą elektroniczną, a w końcu zadzwonić po innego pracownika, aby ten oszacował skalę problemu – wyjaśnia.

Obecnie technicy, zaopatrzeni w nowe urządzenia mobilne, przesyłają obrazy bezpośrednio na platformę Drive, skąd od razu mogą je pobrać menedżerowie. Problemy omawiane są na bieżąco, za pośrednictwem aplikacji Hangouts.

Zdaniem Wayne’a nowa technologia zmieniła także – na lepsze – charakter zebrań. W przeszłości cotygodniowe spotkania pracowników, przeprowadzane drogą telefoniczną, były dość „bezosobowe”. Dzisiaj, aby spotkać się ze współpracownikami z innych filii, personel korzysta z aplikacji Hangouts; możliwość spotkania się twarzą w twarz z kolegami z pracy pozwala pielęgnować poczucie wspólnoty w zespole.

– Dzięki Hangouts nie tylko wiemy, jak nazywają się nasi współpracownicy, ale także jak wyglądają. Sprzyja to prowadzeniu bardziej szczerych i angażujących rozmów – mówi Wayne. Oferowane przez Hangouts możliwości udostępniania ekranu sprawiają, że uczestnikom zebrań łatwiej śledzić sprawozdania i prezentację produktów.

– Może to drobiazg, ale narzędzia do przeprowadzania zebrań naprawdę sprawiają, że pracownik czuje się ważniejszy i skłaniają go do większego zaangażowania – mówi Wayne. –Dawniej pracownicy spoza centrali skarżyli się, że nie czują się częścią zespołu. To się zmieniło.

Technologia to nie wszystko

Trzeba jednak pamiętać, że nawet najlepsze narzędzia mogą okazać się niewystarczające. Niska jakość zebrań może być bowiem symptomem znacznie głębszych problemów z komunikacją, jak twierdzi T. J. Keitt, starszy analityk w Forrester Research.

– Jakość zebrania tylko w pewnym stopniu zależy od technologii – wyjaśnia specjalista. – Duże znaczenie ma również przemyślana struktura spotkania, wyznaczony cel, rezultat i to, co następuje później. Technologia może być pomocna, ale niezbędna jest też pewna wizja.

Jak poprawić jakość zebrań? – 5 wskazówek

Chociaż technologia może usprawniać logistyczne aspekty zebrań, nie bez znaczenia jest filozofia przyświecająca organizacji spotkań, ich przygotowaniu i przeprowadzaniu. Poniżej przedstawiamy przykłady najlepszych, rekomendowanych przez ekspertów, praktyk poprawiających jakość zebrań z udziałem pracowników zdalnych.

Ustal plan spotkania. Plany pozwalają ograniczyć faktyczny czas zebrania i dają pewność, że będzie to czas spędzony wydajnie i celowo, mówi Julia Young, współzałożycielka firmy zajmującej się oprogramowaniem dla zebrań, Facilitate.com. Plan zebrania powinien określać tematy, jakie zostaną poruszone, wskazywać, kto zabierze głos i ile czasu przypadnie na każdy punkt programu.

Starannie wybierz porę spotkania. Ustalając termin zebrania, należy wziąć pod uwagę różnicę stref czasowych, w jakich znajdują się uczestnicy, przekonuje SAE International, zawodowe stowarzyszenie inżynierów. Jeżeli uczestnicy dołączają do spotkania w celu omówienia kilku wybranych punktów programu, kwestie te należy omówić już na początku zebrania, tak aby umożliwić uczestnikom wyłączenie się tuż po zakończeniu dyskusji.

Wybierz właściwą technologię. Nadmiar technologii może sprawić, że zebranie utkwi w martwym punkcie, zauważa T.J. Keitt z Forrester Research. – Szkoda czasu na omawianie kwestii technicznych, sprawdzanie, czy wszyscy uczestnicy podłączyli swoje kamery albo czy połączyli się z aplikacją konferencyjną – mówi. – Często okazuje się, że taka inkluzywność wcale nie jest konieczna. Nie należy przedkładać samego faktu rozmowy twarzą w twarz nad jej treść.

Komunikuj się na poziomie osobistym. – Brak osobistej interakcji między współpracownikami to jeden z podstawowych czynników utrudniających personelowi pracującemu zdalnie poczucie się częścią zespołu – mówi Jill Huselton, dyrektor ds. komunikacji w Intercall, dostawcy połączeń konferencyjnych. Sugeruje ona, że nieraz wystarczy poświęcić kilka pierwszych minut zebrania i zapytać uczestników o samopoczucie albo o to, jak spędzili urlop. – Może się wydawać, że rozmowy niezwiązane bezpośrednio z tematem zebrania to strata czasu, jednak w rzeczywistości przyczyniają się one istotnie do wzmocnienia zaufania i budowania bardziej osobistych relacji w zespole.

Zadbaj o interakcję. Zdaniem Jill Huselton nie należy dopuścić do sytuacji, w których mówiłaby tylko jedna osoba. – O uwagę pracowników rywalizuje dziś tak duża liczba urządzeń i interfejsów, że firmy nie mogą pozwolić sobie na to, aby zebranie zamieniło się w wykład – mówi. – Zachęcajmy wszystkich członków personelu do czynnego uczestnictwa w zebraniach, w końcu o powodzeniu tych ostatnich decyduje nie sama obecność uczestników, ale pomysły i działania.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200