W przedsiębiorstwach wykorzystuje się przeważnie oprogramowanie licencjonowane na zasadach komercyjnych i obserwuje się przy tym radykalny wzrost ilości licencji oraz różnorodność instalowanych systemów oraz aplikacji. W firmie posiadającej około tysiąca komputerów wartość wykorzystywanych licencji może przekraczać nawet 10 mln Euro, a na aplikacji znajduje się średnio 2500 rodzajów oprogramowania licencjonowanego od 80 producentów. Aby firma mogła spełniać wymogi skomplikowanych umów licencyjnych, musi wiedzieć nie tylko jakie oprogramowanie jest zainstalowane, ale także w jakim modelu licencjonowania zostało zakupione i jakie są ograniczenia obecnych umów licencyjnych.

Paweł Marciniak, dyrektor zarządzający IPR Insights Poland mówi: „licencjonowanie oprogramowania jest bardzo skomplikowane. Mamy do czynienia z różnymi programami licencjonowania i musimy uwzględniać wiele parametrów. Tak powszechne oprogramowanie jak Microsoft Office ma co najmniej 7 modeli licencjonowania, w przypadku umów korporacyjnych jest ich jeszcze więcej. Trzeba również uwzględniać możliwość zakupu oprogramowania używanego, które w niektórych przypadkach jest bardzo interesującą opcją”.

Zobacz również:

• Nokia i Apple podpisały umowę regulującą kwestię licencji

Licencje a rzeczywistość

Od strony biznesowej każde niedopasowanie między rzeczywiście zainstalowanymi systemami i aplikacjami a zasobami licencji jest problemem. Braki w kupionych licencjach są istotnym czynnikiem ryzyka, gdyż narażają firmę na problemy prawne oraz nieplanowane wysokie koszty. Z kolei nadmiar zakupionych licencji przynosi dodatkowe wydatki i jest związany z niepotrzebnymi kosztami zakupu licencji na oprogramowanie, z którego firma nie korzysta. Zarządzanie takim zasobem jest trudne, gdyż jest to odmienny środek trwały i wymaga innego specjalnego narzędzia. Jak informuje Paweł Marciniak: „mniej niż 30% firm w Polsce dysponuje jakimikolwiek narzędziami do zarządzania licencjami i nie radzi sobie z ustaleniem stanu rzeczywistego wykorzystania licencji i co chwila musi dostawcy dopłacać. Przypomina to sytuację, w której do firmy przychodzą różne agencje podatkowe i każą sobie płacić kary, a następnie regularnie żądają kolejnej daniny. Nie ma nikogo, kto pomógłby takiej firmie”.

Problemy z dostawcami oprogramowania są o wiele poważniejsze, niż początkowo wydawało i wynikają głównie z dysproporcji wielkości obu stron zawierających umowę. Nawet największa firma w Polsce jest dziesięć razy mniejsza od najmniejszego z dużych producentów oprogramowania. Oznacza to, że firmy te nigdy nie rozmawiają jako równi partnerzy, mając przy tym rozbieżne interesy.

Paweł Marciniak mówi: „Polskie przedsiębiorstwa nie otrzymują całej informacji o możliwości zakupu oprogramowania w różnych modelach – interesy obu stron są rozbieżne, a zatem niektóre informacje o korzystnych modelach licencjonowania bywają ukrywane przed klientami. Obniżka kosztów i potrzeb na oprogramowanie w legalny sposób nie leży w interesie dostawców oprogramowania. Według naszych szacunków od 70% do 90% polskich firm kupuje licencje po niekorzystnych cenach”.

Duże pieniądze

Ponieważ koszty oprogramowania liczone są w milionach złotych, nawet kilkuprocentowa oszczędność przekłada się na wymierne korzyści dla polskich firm. Oszczędności mogą być jeszcze większe, jeśli organizacja zacznie rzetelnie zarządzać wykorzystywanym oprogramowaniem i zmodyfikuje nie tylko licencje do obecnych potrzeb, ale także wypracuje model optymalizacji zapotrzebowania na licencje. Ta część usług nazywana SAM (od ang. software asset management – zarządzanie zasobami oprogramowania) jest związana z dużym rynkiem, którego rozmiar trudno wyliczyć. Publikacje IDC oceniają wartość strat związanych z niewłaściwym zarządzaniem licencjami na około 2mld USD jedynie w naszym kraju. Case study przeprowadzone w różnych udowadniają, że polskie firmy nie potrafią tym zarządzać – pojawiają się nawet zarzuty, że 99% serwerów wirtualnych jest licencjonowanych nieprawidłowo, a zakupy nadmiarowych licencji oraz dodatkowe koszty audytów wynikają wprost z braku zarządzania zasobami.

Paweł Marciniak wyjaśnia: „często firmy nie mają pojęcia, co tkwi w umowie licencyjnej. Jeśli przy audycie, do którego mają prawo dostawcy, różnica przekroczy 5% na niekorzyść firmy, audytowana organizacja płaci także za audyt. Wiadomo, że w 2014r. w Wielkiej Brytanii aż 50% licencji bazodanowych zostało dokupionych w wyniku audytu. Są to wysokie koszty, które trudno przewidzieć. Większość usług SAM w Polsce dotyczy inwentaryzacji, a to jest zaledwie wierzchołek góry lodowej, gdyż oznacza jedynie wyliczenie zasobów i porównanie z dokumentacją ilościową na potrzeby przyszłego audytu. Prawdziwe usługi SAM wykraczają znacznie dalej”.

Cykl zarządzania

Zarządzanie licencjami nie może ograniczać się jedynie do audytu i uzupełnienia ewentualnych braków. Zaczyna się inwentaryzacją i dostosowaniem oprogramowania do posiadanych licencji. Następnym krokiem jest przegląd obowiązujących zasad i procedur dotyczących zakupu, licencjonowania i wykorzystywania oprogramowania. Na tej podstawie opracowana jest ogólna strategia i plan naprawczy. Przy zakupach wykorzystuje się nie tylko właściwy model licencjonowania, ale rozważa się także zakup licencji używanych. Równocześnie prowadzi się optymalizację wykorzystania licencji.

Paweł Marciniak mówi: „dla firm najważniejsza jest informacja – co kupić, co odinstalować, co zrobić. Firmy muszą znać najpoważniejsze pułapki w umowach licencyjnych i typowe problemy. Muszą się także zabezpieczyć na wypadek roszczeń dostawcy oprogramowania – takie ubezpieczenie jest już dostępne”.

Najpoważniejsze pułapki

Mnogość modeli licencjonowania i różnych wersji oprogramowania sprawia, że organizacje kupują produkty niekoniecznie dostosowane do swoich potrzeb. Jak podaje badanie prowadzone przez IT Asset Management, aż 33% oprogramowania jest zainstalowanego bez potrzeby i nigdy nie było ono użytkowane. Niektóre decyzje są związane z historycznymi umowami partnerskimi. O problemach z doborem licencji mówi Paweł Marciniak: „25% programów zostało zainstalowanych z powodów niezwiązanych z pracą organizacji. Instalowano je, bo korzystał z nich partner, bo IT lub użytkownicy lubili to rozwiązanie. Wybierano wersje enterprise, wychodząc błędnie z założenia, że skoro jesteśmy korporacją, to właściwe będzie to wydanie. W przypadku bazy danych Oracle włączenie jednej funkcjonalności może wymagać zakupu licencji Enterprise na wszystkie rdzenie – a to wymaga czasami dziesięciokrotnie wyższych kosztów, by legalnie z tej opcji korzystać. Użytkownicy oczywiście twierdzą, że to jest niezbędne, ale gdy przedstawi się im koszt rzędu miliona euro rocznie, to okazuje się, że opcja wcale nie jest tak niezbędna”.

Do audytu należy się przygotować nie tylko ze względu na problemy związane z zakupami samych licencji. Niektórzy dostawcy wymagają wstecznych opłat w maksymalnej wysokości, niekiedy z dodatkowym wsparciem technicznym włącznie, ponadto w przypadku niezgodności licencji przekraczających 5% audytowana organizacja opłaca także koszty samego audytu.

Paweł Marciniak mówi: „spotkaliśmy w praktyce żądania wstecznych opłat. Jeśli vendor znajdzie licencje spoza umowy eksploatowane np. za ostatnie trzy lata, to każe zapłacić za wsparcie techniczne włącznie z serwisem, nawet jeśli nigdy nie planowano kupna takich usług – stanowią one około 25% kosztów co roku. To są olbrzymie kwoty. Audyty realizowane są przed duże firmy doradcze, których usługi są drogie. Kosztów tych firma nie zna przed audytem. Obecnie organizacje mogą skorzystać z ubezpieczenia od skutków audytu. Gdyby nasze porady okazały się niedobre, to my zapłacimy kary i opłaty licencyjne za brakujące licencje, które zostały znalezione przez audytora, ale nie przez nas. Ubezpieczenie to oferujemy w przypadku licencji dwóch dostawców – Microsoftu i Oracle'a”.

Używane licencje

Ze względu na cykl wymiany sprzętu i oprogramowania, można zaobserwować rosnący rynek używanego sprzętu i oprogramowania. Obecnie zakup używanych licencji jest legalny, ponadto w ten sposób firma może ominąć niektóre ograniczenia, związane na przykład z umowami licencyjnymi w modelu OEM. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego 2001/29/EC z 22 maja 2001r. umożliwia dalszą sprzedaż licencji, zdanie to podtrzymał także trzy lata temu niemiecki Sąd Federalny, wydając wyrok w sprawie C-128/11 między UsedSoft GmbH i Oracle International Corp. W praktyce oznacza to, że kupno i sprzedaż używanego oprogramowania jest legalna, ale występuje przy tym kilka ograniczeń. Po pierwsze najczęściej są to starsze wersje oprogramowania (nie zawsze odpowiadają przy tym potrzebom firmy), po drugie licencje sprzedawane są wyłącznie w całości, po trzecie do takich licencji nie zawsze można dokupić dodatkowe usługi, takie jak Microsoft Software Assurance, po czwarte istnieją pewne wymagania odnośnie do udokumentowania takiego zakupu. Niekiedy licencje są przypisane do danego terytorium, ale w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego to ograniczenie nie występuje.