Anatomia procesu
- 27.09.2015, godz. 23:28
Wojskowy Instytut Medyczny nie tylko wykorzystuje, ale również samodzielnie tworzy narzędzia informatyczne do leczenia, zarządzania i pracy naukowej.
Szpital na Szaserów w Warszawie – bo pod taką nazwą Instytut jest lepiej znany, chociaż z formalnego punktu widzenia szpital jest tylko częścią Instytutu – stanowi wyjątkowe miejsce na medycznej mapie Polski. Trafiają tutaj pacjenci z całego kraju, rocznie - 70 tys. jest hospitalizowanych, a ok. 220 tys. korzysta z opieki ambulatoryjnej. W 2012 r. szpital był zapleczem medycznym dla zawodników i sędziów podczas Mistrzostw Europy w Piłce Nożnej UEFA EURO 2012.
Kliniczny charakter placówki, która dodatkowo prowadzi programy profilaktyczne z udziałem innych podmiotów opieki zdrowotnej, stawia przed informatykami wyzwanie takiego zintegrowania systemów, żeby dane z przebiegu leczenia mogły być wykorzystywane w pracach naukowych.
Zobacz również:
Zwycięzca konkursu "Computerworld Lider Informatyki 2015"
w kategorii "Ochrona zdrowia": Wojskowy Instytut Medyczny.
Leczenie na platformie
Rozwiązaniem okazała się medyczna platforma naukowo-diagnostyczna TeleMedNet i TeleMedNet II. O ile „TeleMedNet” zarówno w WIM, jak i w Wojewódzkim Szpitalu Specjalistycznym we Wrocławiu zagwarantował realizacje pełnego opisu zdarzeń medycznych w jednostkach o charakterze klinicznym i naukowym, w taki sposób, by dane pochodzące z procesu klinicznego stanowiły jednocześnie dane użyteczne z punktu widzenia naukowego to „TeleMedNet II” jako projekt realizowany już tylko w WIM nie tylko wprowadził nowe usługi medyczne, ale przygotował Instytucję również do świadczenia usług telepatologii, prowadzenia telekonsultacji na rzecz innych podmiotów opieki zdrowotnej, spowodował powstanie warunków do nowoczesnych badań w obszarze termografii medycznej czy też zaawansowanych analiz wyników badań z obszaru medycyny nuklearnej.
W efekcie realizacji obu projektów obie instytucje uporządkowały elektroniczny obieg informacji uzyskując dostęp do wiarygodnych dostępnych on-line danych klinicznych, naukowych i zarządczych. Przemodelowały również swoje procesy biznesowe, dzięki czemu mogą efektywniej zarządzać.
Dzięki dalszej rozbudowie na platformach gromadzenia i udostępniania danych medycznych znalazły się także wyniki badań histopatologicznych, a do dokumentacji medycznej zostały włączone badania termograficzne, które w niektórych przypadkach mogą zastąpić badania rentgenowskie.
Oprogramowanie medyczne zostało zintegrowane z systemem szpitalnym (HIS) i serwerem obrazowym PACS.
Zarządzanie w kokpicie
Informatyzacja WIM jest interesującym przedsięwzięciem nie tylko ze względu na skalę i kompleksowość wdrożeń, ale przede wszystkim na podejście do zmian technologicznych. „Większość instytucji mówi, poproszę 5 milionów, ja kupię za to 500 komputerów. Moim zdaniem nie tędy droga, nie kupię dwóch komputerów do gabinetu, gdzie jest dwóch lekarzy, bo nie chcę mieć wykorzystania 50%. Nie chodzi o to, żeby każdy lekarz miał tablet, bo to ładnie wygląda na zdjęciu, tylko o to, żeby wydatki były racjonalne – przekonuje Piotr Murawski, Szef Oddziału Teleinformatyki WIM - najpierw zróbmy procesy, potem zintegrujmy systemy, a teraz zobaczmy gdzie mamy największy zwrot, gdzie są koszty, które trzeba monitorować."
Takie myślenie stara się również zaszczepić pozostałym pracownikom WIM. Pomagają mu w tym zaawansowane narzędzia informatyczne, które pozwalają na optymalizowanie procesów. Jeśli kierownik kliniki lub innej jednostki nie zgadza się na wprowadzenie zmian, to szef informatyki prosi, by wskazał błąd w procesie. W większości przypadków takie postawienie sprawy kończy dyskusje.
Kiedy wchodził pakiet onkologiczny, okazało się nagle, że trzeba kupić oprogramowanie do produkcji cytostatyków. Oddziałów w WIM jest 30 i co drugi leczy chemioterapią i nagle pokazał się problem 50 licencji, bo każdy lekarz musi móc zlecić cytostatyki. Na to nałożyliśmy zaprojektowany proces BPMN-owy, zrobiliśmy „symuluj” i okazało się, że żeby obsłużyć wszystkie oddziały wystarczy kupić 7 licencji.
Zintegrowanie systemów i udostępnienie danych ułatwia pracę wszystkim. Uwzględnienie sezonowości zachorowań powoduje, że można lepiej zaplanować pracę i finansowanie poszczególnych oddziałów szpitala. Dlatego zastosowano system nieliniowy. W niektórych obszarach można zaprojektować nad wykonania i większe zużycia zasobów i kompensatę tych nad wykonań w innych okresach. Karta kontrolna – oryginalne rozwiązanie WIM, którym zainteresowani są już inwestorzy zagraniczni - pokazuje, jakie będą wydatki w przyszłości, to jest rodzaj kokpitu menedżerskiego. Nikt z zarządzających nie może już powiedzieć, że nie wiedział o przekroczeniu limitu wydatków, bo na ekranie informuje o tym wyraźnie czerwony kolor. Można również porównać dane z tymi sprzed kilku lat.
Podejście procesowe znakomicie sprawdziło się przy tworzeniu Teleradiologicznego Centrum Diagnostycznego WIM. Najpierw zostały przeanalizowane dotychczasowe działania Zakładu Radiologii, następnie zaprojektowane nowe procesy i uwzględniając potrzeby kupiono niezbędny sprzęt i oprogramowanie. Projekt udało się zrealizować bez przerwania pracy, co nie było łatwe, jeśli weźmiemy pod uwagę, że zmiana obejmowała badania RTG, USG, TK, MR, Medycynę Nuklearną i Radiologię Interwencyjną, a diagnostyka pracuje w trybie 24 godzinnym przez 365 dni w roku.
Dodatkowym wyzwaniem w zastosowaniu gotowych narzędzi informatycznych jest specyficzna struktura zatrudnienia. W WIM pracują cywile, wojskowi, a część z jednej i drugiej grupy to także naukowcy. „Standardowy program z pudełka nie uwzględnia możliwości planowania pracy w takich podziałach ani nie ochroni nas przed sytuacją, w której osoby wzajemnie się zastępujące pójdą jednocześnie na urlop, bo jedna weźmie urlop wypoczynkowy, a druga naukowy. Dlatego stworzyliśmy własny proces kadrowy, w którym te wszystkie ścieżki się krzyżują” – tłumaczy Piotr Murawski.
Lider w otoczeniu
Oprócz głównych zintegrowanych ze sobą systemów pracownicy WIM korzystają też z narzędzi, które pomagają w codziennej pracy, np. z chmurowego rozwiązania do zarządzania projektami. Dzięki temu bez czytania setek maili można dowiedzieć się na jakim etapie jest projekt, samemu przekazać informacje, a w sytuacji, kiedy coś „utknie” po drodze, na czas zareagować. Przez to komunikacja jest znacznie łatwiejsza.
Żeby jeszcze bardziej poprawić komunikację między pracownikami o różnych specjalnościach, którzy aktywnie uczestniczą w informatyzacji, dyrektor WIM sfinansował 60 osobom podyplomowe studia informatyzacja ochrony zdrowia. Kolejnych kilkudziesięciu pracowników mogło uczestniczyć w wewnętrznym kursie komercjalizacji produktów. Okazało się, że w obu przypadkach bezcenna okazała się nie tylko wiedza, ale również to, że podczas nauki pracownicy stawali się bardziej kreatywni, otwarci na argumenty i zaczynali myśleć projektowo. Ukoronowaniem szkolenia było stworzenie projektów doradczych w zespołach. Część z nich jest już na etapie wdrażania w instytucie.
WIM wychodzi również naprzeciw potrzebom uczelni wyższych, które chcą kształcić interdyscyplinarnych specjalistów. Wojskowa Akademia Techniczna uruchomiła już studia „informatyka w medycynie”. Wykładowcy z WIM przekazują wiedzę medyczną i uczą, jak tę informatykę w medycynie stosować. Dzięki temu przyszli inżynierowie będą mogli skutecznie działać w środowisku medycznym. Nad otwarciem podobnych studiów zastanawia się Politechnika Warszawska.