Automatyzacja przetwarzania danych wywodzi się ściśle z epoki komputerów klasy mainframe, w których aplikacje działały zgodnie z dokładnie określonym planem, a procesy wsadowe wykonywano zazwyczaj w nocy. Razem z przejściem do modelu rozproszonego, dział IT musiał wykazać się większą elastycznością działania i miejsce wielu zadań wsadowych wykonywanych codziennie w zaplanowanych ściśle godzinach zajęły procesy przetwarzania uruchamiane przez cykl zdarzeń biznesowych. Dotyczy to znaczącej większości przedsiębiorstw, które w ten sposób uruchamiają procesy obsługi wyzwalane przez zdarzenie z nimi związane. Dopełnieniem tych zadań są klasyczne procesy wsadowe, takie jak na przykład zasilanie hurtowni danych lub przeliczenie części wolnozmiennych danych na potrzeby raportów.

Wojciech Zaremba, architekt rozwiązań w firmie Compfort Meridian mówi: „Każda firma, która ma jakiekolwiek przetwarzanie – logistyczne, sprzedażowe lub inne – boryka się z podobnymi problemami. Nie wiedzą ile czasu zajmą obliczenia, czy wszystko odbywa się zgodnie z przyjętym planem, a jeśli nie, to jakie będą skutki. Obecnie odchodzimy od przetwarzania ściśle wsadowego na rzecz obsługi zdarzeń związanych z usługami. Nadal jednak musimy określić, kiedy dany proces się zakończy. Przy wieloetapowych zadaniach trudno ocenić ewentualne opóźnienie i nie pomoże tu nawet najlepsza intuicja”.

Planowanie klasy enterprise

Istotą planowania zadań przetwarzania nie jest rozpoznanie detali technicznych każdego z zadań, ale planowanie zachowań systemu, kontrola przetwarzania i raportowanie. Do wielu systemów i aplikacji (w praktyce dotyczy to większości narzędzi biznesowych dostępnych na rynku) można dołączyć odpowiednie interfejsy, które mogą kierować wykonywaniem zadań, łączyć je w ciąg przyczynowo-skutkowy i raportować wyniki pracy.

Wojciech Zaremba wyjaśnia: „Dostarczamy narzędzie, które kontroluje przetwarzanie w całym przedsiębiorstwie. Nie tworzy ono zadań, ale kontroluje to, co się dzieje w firmowych systemach. Może to być przetwarzanie pliku w modelu wsadowym, ale także procesy związane z obsługą wniosków kredytowych. Wszystko, co dzieje się w firmowym IT można za pomocą takiego narzędzia przetworzyć, uruchomić, kontrolować, a na końcu wyświetlić status. W procesach może być zawarta logika – jeśli zadanie wykonało się poprawnie, to system wyzwoli kolejne zadania z tej ścieżki, jeśli nie, to nastąpi przejście do innej ścieżki lub aplikacja spróbuje wykonać to samo przetwarzanie ponownie”.

W praktyce integrację można przeprowadzić z różnymi aplikacjami. Narzędzie może oczekiwać na zdarzenie pochodzące z aplikacji takich jak SAP i na jego podstawie uruchomić przepływ zadań w tym lub innym systemie. Siłą dobrego narzędzia jest możliwość integracji z różnymi systemami oraz zbieranie informacji o działaniu każdego z procesów, które składają się na ogólny schemat przetwarzania.

Wojciech Zaremba mówi: „Obsługa procesów biznesowych rzadko dotyczy pojedynczego zdarzenia, przeważnie łączy się aplikacje i zdarzenia w proces po stronie IT. Chociaż wejście faktury lub zamówienia do systemu SAP może spowodować wygenerowanie oczekiwanej listy w SAP, ale jeśli trzeba tę listę dostarczyć na przykład na serwer FTP i poinformować za pomocą serwisów webowych zdalny system o fakcie ukończenia transferu, to takie zadanie wykracza poza możliwości typowej instalacji SAP. Workload automation obsługuje podobne zdarzenia i łącznie z mechanizmami sterowania procesami na poziomie różnych aplikacji pełni rolę swoistego zarządcy integracji procesów”.

Koszty i organizacja

Jeszcze niedawno każde z narzędzi było rozważane pod kątem oszczędności. Przy wprowadzaniu automatyzacji procesów nie można mówić o natychmiastowych ograniczeniach, gdyż cel wdrożenia jest zupełnie inny – optymalizacja i uporządkowanie procesów, a także ich pełna przewidywalność. Samo wdrożenie również jest inne niż na przykład systemu ERP – jest procesem wieloetapowym, implementacja wymaganych dwóch tysięcy przetwarzań może zająć od kilku miesięcy nawet do dwóch lat i zazwyczaj wymaga zmian wewnątrz firmy.

„Zaczynamy zawsze od rozpoznania i uporządkowania procesów. Potem następuje ich dokładna implementacja, bez żadnych zmian, aby uniknąć ewentualnych błędów. Następnym etapem jest uruchomienie produkcyjne oraz początek zbierania danych. Narzędzie kontroluje każde wywołanie procesu, zapisuje czas i statusy wywołań, co sprawia, że po kilku wykonaniach zaczyna się tworzyć zestaw statystyk i wyłaniają się informacje na temat działania. W tym miejscu rozpoczyna się optymalizacja przetwarzania. Jeśli na przykład czas pracy danego zadania różni się znacząco od tego, który wynika z historii poprzednich przetwarzań, to możemy wyciągać wnioski odnośnie poprawności i wpływu na czas realizacji całego procesu jeszcze przed jego zakończeniem. W praktyce ma to krytyczne znaczenie biznesowe bo właśnie przewidywalność, powtarzalność oraz kontrola jest najważniejszym efektem wdrożenia systemu workload automation BMC Control M” - konkluduje Wojciech Zaremba.

Czas to pieniądz

Informacja o działaniu skomplikowanych procesów przetwarzania ma krytyczne znaczenie dla IT w wielu firmach. Jeśli przykładowe procesy związane z bilingiem u operatora telekomunikacyjnego mogą zajmować dwa do trzech dni, to zazwyczaj w połowie procesu odbywa się zebranie komisji, która musi przeanalizować pewne dane. Dysponując narzędziem automatyzacji przetwarzania, dział IT może z dużym prawdopodobieństwem powiedzieć, że dany etap zostanie ukończony przykładowo za 4h i na podstawie tej informacji można odpowiednio zaplanować spotkania i decyzje biznesowe.

Wojciech Zaremba wyjaśnia: „niekiedy całość procesów z danego cyklu musi wykonać się do określonej godziny, by osiągnąć oczekiwany skutek biznesowy. Przykładem mogą być rozliczenia płatności bezgotówkowych – jeśli plik nie zostanie przekazany w ustalonym czasie, płatności nie będą zrealizowane. W praktyce takie opóźnienie oznacza potrzebę pozyskania jednodniowego kredytu bankowego na olbrzymią kwotę. Kontrolując przebieg przetwarzania, o konieczności podjęcia takich decyzji będzie można powiadomić managerów odpowiednio wcześniej”.

Jeśli dział IT będzie mógł zawczasu przewidzieć opóźnienia na ścieżce krytycznej harmonogramu, w pewnych przypadkach może skrócić czas przetwarzania niektórych procesów kosztem wyłączenia innych – mniej pilnych. Zwolnione w ten sposób zasoby mogą zasilić obsługę kluczowych procesów i w ten sposób minimalizować ewentualne straty spowodowane opóźnieniem.

Więcej informacji na temat zarządzania procesami IT można będzie uzyskać 11 czerwca podczas warsztatów organizowanych w Warszawie przez Compfort Meridian.