Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa przynoszą szereg istotnych korzyści. Jednocześnie ich wdrożenie jest jednym z najbardziej skomplikowanych, kosztownych i czasochłonnych zadań, jakie mogą stanąć przed działem IT. To oznacza, że łatwo o popełnienie błędów kosztownych błędów.

Największą zaletą systemów ERP jest możliwość śledzenia w czasie rzeczywistym tego, co dzieje się w firmie. Jest to solidny szkielet operacyjny, dzięki któremu firmy mogą, np. sprawnie zarządzać zapasami w magazynie czy realizacją zamówień. Poza tym szybki dostęp do aktualnych informacji skraca czas podejmowania decyzji przez kadrę zarządczą. Dzięki optymalizacji procesów produkcyjnych i logistycznych firmy mogą skupić się na poszukiwaniu nowych możliwości biznesowych. Jeden zintegrowany system może usprawnić procesy i przepływy pracy, wyeliminować wielokrotne wprowadzanie tych samych informacji, ponieważ dane są współdzielone w całej firmie oraz poprawić zadowolenie klientów dzięki poprawieniu jakości i skróceniu czasu obsługi.

Zobacz również:

• Trendy i wyzwania dla przedsiębiorców w 2024 roku – ekspercka analiza Comarch
• Blaski i cienie AI
• Zarządzanie informacją – nowe kierunki

Jednak zagrożenie wdrożenia takiego systemu potencjalnymi opóźnieniami czy nieplanowanymi wydatkami czai się za każdym rogiem. Aby uniknąć kosztownych pomyłek, warto poznać najczęstsze błędy popełniane podczas wdrożeń i sposoby, jak im zaradzić. Kiepsko zaplanowane i przeprowadzone wdrożenie EPR może narazić firmę na znaczne, dodatkowe koszty wynikające z opóźnień i spadku produktywności.

Niedostateczne planowanie

Zaplanowanie wdrożenia ERP jest absolutnie konieczne, jeśli ma się ono zakończyć sukcesem. Niestety firmy często zaniedbują wykonanie potrzebnych prac planistycznych, przechodząc szybko do oceny systemów ERP. To często prowadzi do niezrozumienia w trakcie prac, ponieważ osoby uczestniczące w projekcie nie rozumieją dobrze realizowanych w firmie procesów biznesowych i sposobów ich poprawy.

Aby uniknąć takich problemów, organizacja powinna przeprowadzić wewnętrzny audyt wszystkich procesów i zasad, zanim wybierze system ERP. Dodatkowo warto, aby w zespole podejmującym taką decyzję zasiedli przedstawiciele różnych działów biznesowych. Jeśli firma czuje, że brakuje jej własnych zasobów do właściwej oceny potrzeb w zakresie ERP, warto rozważyć zaangażowanie zewnętrznych ekspertów, mających doświadczenie we wdrażaniu tej klasy systemów.

Błędna ocena producentów

Wielu klientów ulega marketingowemu czarowi producentów, ale kiedy wdrożenie zostanie zakończone, bywają zaskoczeni ograniczeniami wybranego systemu, brakiem kompatybilności czy negatywnym wpływem na wypracowane przez firmę, wewnętrzne dobre praktyki.

Dlatego producentów należy zawsze pytać o referencje i wymagać podania przynajmniej trzech nazw klientów, którzy prowadzą podobną działalność biznesową. To umożliwia nawiązanie kontaktu i przedyskutowanie, jak inni użytkownicy oceniają wybrane rozwiązanie ERP, z jakimi wyzwaniami się spotkali podczas wdrożenia, czy brakuje im jakiś funkcjonalności. Jeśli producent nie jest w stanie podać tylko kilku nazw, warto zainteresować się ofertą innego dostawcy.

Niezrozumienie kluczowych funkcji

Z ankiety przeprowadzonej przez firmę konsultingową MorganFranklin wynika, że tylko 46 procent ankietowanych dobrze rozumie, jakich funkcji systemu ERP używa. Jest to szokujące, biorąc pod uwagę ogromne kwoty, jaki firmy przeznaczają na wdrażanie systemów ERP. Bez znajomości funkcji systemu ERP firmy tracą możliwość automatyzacji procesów biznesowych, szybszego realizowania zadań i osiągania celów biznesowych. Dodatkowo zwiększają się koszty rozbudowy systemu i jego utrzymania.

Aby rozwiązać ten problem, warto utworzyć listę najważniejszych funkcji systemu ERP, aby określić, które z nich są używane i które są najbardziej przydatne. Taki katalog wiedzy może następnie służyć do planowania szkoleń dla nowych pracowników czy pisania skryptów testowych. Może się okazać pomocny podczas przeprowadzania audytów czy raportowania wymagań.

Niedoszacowanie potrzebnego czasu i zasobów

Firmy notorycznie niedoszacowują czasu i zasobów potrzebnych do przeprowadzenia wdrożenia nowego systemu ERP. W jaki więc sposób prawidłowo ocenić ilość potrzebnego czasu? Można to zrobić w przybliżeniu, dzieląc koszty oprogramowania przez 200. Przykładowo, wdrożenie systemu kosztującego 20 tys. złotych zajmie 100 roboczogodzin (2 i pół tygodnia), jeśli projekt będzie wspierany przez certyfikowanego konsultanta. Jeśli firma planuje przeprowadzić wdrożenie samodzielnie z minimalną pomocą ekspertów, wyliczony czas trzeba pomnożyć przez dwa. Istotne jest również, aby do wdrożenia przydzielić dedykowanego kierownika projektu.

Często do przeprowadzenia wdrożenia firmy na początku nie angażują odpowiednich osób. Tymczasem jest to jeden z największych projektów, jakie firmy podejmują. W konsekwencji łatwo o pomyłki i niewłaściwe planowanie, jeśli odpowiednie osoby nie będą zaangażowane w każdy aspekt procesów podejmowania decyzji. Przykładowo, wiele wdrożeń skupia się na uzyskaniu akceptacji zarządu, zamiast postarać się o włączenie do zespołu, oprócz pracowników IT, przedstawicieli innych działów: finansowego, operacyjnego, produkcji, zakupów, magazynu, itd. W ten sposób od samego początku w projekcie będą brały udział właściwe osoby, które są zainteresowane udanym zakończeniem wdrożenia.

Brak priorytetów

Podczas wdrażania systemu ERP jest jedna ważna rzecz, która zminimalizuje opóźnienia i przyspieszy prace. Chodzi o ograniczenie wielozadaniowości. Ludzie pracują znacznie wolniej, jeśli muszą realizować jednocześnie kilka zadań i przełączać się między nimi. Dlatego określenie priorytetów powinno być najważniejszym zadaniem dla kierownictwa IT. System priorytetów powinien nie tylko wskazywać, kiedy poszczególne zadania powinny być zrealizowane, ale także wskazywać kierownikom problemy, które powinny zostać rozwiązane. Menedżerowie odpowiedzialni za wdrożenie ERP powinni wdrożyć rygorystyczny system rozwiązywania problemów, aby podejmować właściwe działania, gdy pojawią się symptomy problemów. W ten sposób można szybko wyeliminować występujące problemy i realizować prace zgodnie z harmonogramem.

Nie inwestowanie w szkolenia i zarządzanie zmianami

Brak szkoleń to jedna z najczęstszych przyczyn sprawiających, że wdrożenia ERP kończą się niepowodzeniem. Powoduje, że pracownicy będą ograniczać korzystanie z systemu, ponieważ nie będą go rozumieć. Warto dołożyć starań, żeby pracownicy czuli się komfortowo, pracując z nowym systemem, a szanse na zakończeniu wdrożenia sukcesem znacznie wzrosną. Nie robiąc szkoleń i nie dbając o regularną komunikację z użytkownikami, może się okazać, że wdrożony za sporą sumę system ERP będzie realizował zadania, do których równie dobrze można by użyć Excela.

Każdy system ERP jest tak dobry, jak dane, na których pracuje. Jeśli firmie zależy, żeby wdrożenie tego systemu zakończyło się sukcesem, musi zadbać o dane dobrej jakości. Dzięki temu decyzje podejmowane na podstawie raportów z systemu będą miały solidne podstawy.

Pozostawienie starych aplikacji

Jeśli firma nie będzie aktywnie pracować nad wyłączeniem starych aplikacji w trakcie wdrożenia nowego systemu, efektem końcowym będzie ERP z balastem oryginalnych, starych aplikacji funkcjonujących w jego otoczeniu. To oznacza konieczność ponoszenia dodatkowych wydatków na utrzymanie i wsparcie niepotrzebnego już oprogramowania i sprzętu, a także na wdrożenie interfejsów zapewniających komunikację między systemem ERP a starszymi aplikacjami. A przecież celem wdrażania ERP jest ograniczenie kosztów i zapewnienie płynnego przebiegu procesów biznesowych.

Brak właściwego środowiska testowego

Aby przekonać się, jakie są faktyczne efekty wprowadzonych zmian, nie można opierać się tylko na kilku użytkownikach testowych. Trzeba mieć możliwość zasymulowania rzeczywistych warunków pracy rzeczywistych użytkowników, aby zobaczyć faktyczny wpływ zmian i uniknąć kosztownych, nieplanowanych przestojów.

Wiele firm upiera się przy korzystaniu ze wsparcia producentów, mimo że ceny takich usług cały czas utrzymują się na wysokim poziomie, a jednocześnie podobną jakość, ale taniej, można uzyskać od niezależnych firm specjalizujących się w systemach ERP. Należy przeanalizować wszystkie opcje wsparcia technicznego ze strony wszystkich firm, zarówno tych, które współpracują z producentem systemu ERP, jak i z tymi, które działają całkiem niezależnie. Ich oferta wsparcia technicznego może być o 30-50% tańsza.

Jeśli klient nie zaplanuje wcześniej strategii utrzymania systemu ERP, nie będzie w stanie czerpać wszystkich korzyści z wdrożenia. Co więcej, brak prac utrzymaniowych szybko sprawi, że system zacznie podupadać z technicznego punktu widzenia, podobnie będzie działo się z procesami biznesowymi. Trzeba też pamiętać, że system ERP wymaga aktualizowania, aby być zgodnym z regulacjami prawnymi.