Sądy będą działać szybciej dzięki informatyzacji?

Zintegrowany System Informatyczny Rachunkowości i Zarządzania Kadrami działa już we wszystkich sądach apelacyjnych, okręgowych oraz rejonowych w całej Polsce, jak również innych organizacjach związanych z Ministerstwem Sprawiedliwości.

W 2014 roku zakończyło się wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Rachunkowości i Zarządzania Kadrami w sądach powszechnych i Ministerstwie Sprawiedliwości. Jest to jedno z największych w Europie Środkowo-Wschodniej wdrożeń SAP i największe wdrożenie w sektorze administracji publicznej. O wyjątkowości projektu zadecydowała jednak nie tylko jego skala jaką wyznacza ogromna masa zmigrowanych danych oraz docelowa liczba użytkowników systemu, ale też złożoność wynikająca z wielu rozproszonych jednostek i ich zróżnicowania pod względem używanych rozwiązań informatycznych i procesów.

System działa obecnie we wszystkich sądach apelacyjnych, okręgowych oraz rejonowych w całej Polsce, jak również w pozostałych jednostkach organizacyjnych związanych z Ministerstwem Sprawiedliwości jak: RODK (Rodzinny Ośrodek Diagnostyczno Konsultacyjny), zakłady poprawcze, schroniska dla nieletnich, sądy wojskowe. Umowa wdrożeniowa, którą realizowała firma S&T miała wartość ponad 20 mln złotych. Projekt był współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Działanie 5.3 „Wsparcie na rzecz realizacji Strategii Lizbońskiej”, projekt „Zwiększenie efektywności realizacji zadań przez jednostki wymiaru sprawiedliwości”, zadanie „Opracowanie jednolitych zasad rachunkowości dla sądów; wdrożenie systemu informatycznego rachunkowości i systemu zarządzania kadrami w sądach”.

Jeden system zamiast 1500 rozwiązań

Różnorodność systemów IT działających w sądach powszechnych była ogromna. Przed uruchomieniem ZSRK w obszarze zarządzania finansami i kadrami funkcjonowało ponad 1500 niezależnych aplikacji, pochodzących od wielu producentów. W niektórych wypadkach nie były one zintegrowane nawet na poziomie pojedynczej jednostki.

Wśród stosowanych rozwiązań kadrowych dominowały systemy takich producentów jak Orcom (37 proc.), Albit (36 proc.), Macrologic (7 proc.). W dziewięciu procentach jednostek nie funkcjonował żaden system HR.

W zakresie FK układ sił był podobny. Produktów Orcom używało 37 proc. sądów, Albit - 35 proc., Macrologic - 6 proc., a 22 proc. należało do pozostałych rozwiązań. Taki stan rzeczy powodował problemy związane ze spójnością danych, wysokimi kosztami administrowania systemami, trudnością z uzyskaniem informacji oraz dużą pracochłonnością, związaną z kilkukrotnym wprowadzaniem tych samych informacji. Rozwiązaniem problemu był zcentralizowany dostęp do danych operacyjnych każdej z jednostek, co zagwarantować mogło wyłącznie jednolite w skali kraju, scentralizowane zarządzanie całością procesów w obszarach budżetowania, rachunkowości, kadr i płac oraz sprawozdawczości statystycznej. "Wyspowe" systemy zastąpił więc Zintegrowany System Informatyczny Rachunkowości i Zarządzania Kadrami.

Firma S&T Services Polska we współpracy z Quercus zbudowała obszar kadr i płac oraz rozwiązanie dla sprawozdawczości statystycznej w oparciu o oprogramowanie SAP AG. Do zaprojektowania ZSRK wykorzystano rozwiązania z portfolio SAP Business Suite, które są zintegrowane z hurtownią danych SAP Business Warehouse oraz aplikacją wspomagającą analitykę biznesową SAP Business Planning i Consolidation (SAP BPC). Wdrożenie obejmowało następujące moduły systemu SAP : finanse (FI), rachunkowość zarządcza (CO), rachunkowość budżetowa (FM). zarządzanie inwestycjami (IM, PS), administracja kadrami (HR-PA), płace (HR-PY), zarządzanie planowaniem budżetu (BPC). S&T Services dodała własne rozszerzenia do systemu ZSRK. Najbardziej znamiennym jest zmodyfikowany moduł PSCD (Public Sector Collection and Disbursement) służący do rozliczeń z uczestnikami postępowań.

18 tysięcy użytkowników systemu

Projekt miał klasyczną konstrukcję harmonogramu z częścią analityczną, wdrożeniową (budowa, testy, migracja, uruchomienie) oraz szkoleniami. Na potrzeby realizacji został wykonany pilotaż w sądach Apelacji Wrocławskiej.

Jednym z największych wyzwań była migracja rozproszonych danych: kadrowo-płacowych oraz finansowych (m.in. dotyczących środków trwałych i rozrachunków z uczestnikami postępowań sądowych). Ze względu na ich ogromną ilość i przekrojowość, dane po wprowadzeniu do ZSRK były ponownie weryfikowane i sprawdzane pod kątem poprawności Niemal 3,5 tys. pracowników sądów było zaangażowanych w cały proces migracji danych.

Równie ważne było zapewnienie odpowiedniej parametryzacji, przepustowości oraz bezpieczeństwa sieci lokalnej (zgodnego z wytycznymi określonymi w projekcie wdrożenia ZSRK), a także przeszkolenie w poszczególnych obszarach biznesowych kluczowych i końcowych użytkowników. - Część wdrożeniowa projektu została zakończona w marcu 2014 roku, obecnie system jest w fazie gwarancji, która trwa (ze strony S&T Services Polska) do marca 2016 roku.- mówi Maciej Gałecki Dyrektor Segmentu SAP w S&T.

System wdrożony w 300 jednostkach (wszystkie sądy powszechne w Polsce), jest instalacją centralną działającą na infrastrukturze za którą jest odpowiedzialne Ministerstwo Sprawiedliwości. Wdrożenie wymagało nie tylko zaangażowania dużych środków finansowych, ale też ogromnej liczby osób. W cały projekt było zaangażowanych ponad 1000 osób. Zespół projektowy po stronie Ministerstwa Sprawiedliwości liczył ponad 100 osób. Również złożony był zespół konsultantów po stronie wykonawcy - firmy S&T.

Obecnie z systemu ZSRK w obszarze rachunkowości finansowej i zarządzania kadrami korzysta ponad 4 tys. pracowników sądownictwa, a w obszarze sprawozdawczości statystycznej – przeszło 14 tys. W systemie przetwarzane są dane 52 tys. pracowników sądownictwa i naliczane wynagrodzenia. System pobiera także dane wprowadzone przez ok. 3700 notariuszy oraz komorników. Nadzór nad rozwojem systemu sprawuje Ministerstwo Sprawiedliwości i ono wyznacza kierunki rozwoju ZSRK.

Automatyzacja i pełna kontrola

Korzyści, jakie Ministerstwo Sprawiedliwości oraz sądy powszechne mogą czerpać z ZSRK, są wymierne. To m. in. zintegrowanie zarządzania budżetem i rachunkowością, pełen wgląd w zarządzanie kosztami, inwestycjami, majątkiem trwałym i w gospodarką materiałową. System wpiera także rozrachunki z uczestnikami postępowań sądowych.

Dzięki uruchomieniu ZSRK ujednolicono i wystandaryzowano plan kont oraz rodzaje operacji księgowych i kadrowo-płacowych, które są rejestrowane w systemach informatycznych co pozwala znacznie szybciej pozyskiwać dane oraz łatwiej agregować w spójny i poprawny sposób informacje pochodzące z wielu jednostek sądownictwa. Dostęp do informacji odbywa się w czasie rzeczywistym.. Nie ma także problemu z szybkim dostosowaniem rozwiązania do zmian prawnych i proceduralnych.

Wdrożenie przyczyniło się również do zwiększenia efektywności działania samych służb finansowo-księgowych poprzez automatyzację pracy i optymalizację procesów obiegu dokumentów księgowych, a także zwiększenia skuteczności i efektywności kontroli wydatkowania środków publicznych poprzez wprowadzenie automatycznych mechanizmów kontroli ex ante.

Wdrożenie w liczbach

- Koszt projektu - ponad 20 mln złotych

- 100 osób liczył zespół projektowy Ministerstwa Sprawiedliwości

- 1000 osób zaangażowanych w projekt

- ZSRK wdrożono w 300 lokalizacjach

- ilość użytkowników systemu - 4000 łącznie dla FK/HR oraz 14000 dla systemu Statystyka

- 3,5 tys. pracowników sądów było zaangażowanych w proces migracji danych kadrowo-płacowych oraz finansowych

- System umożliwia naliczanie wynagrodzeń dla 70 tys. osób, w tym 52 tys. pracowników sądownictwa.

Korzyści z wdrożenie ZSRK w sądownictwie

- Korzyści procesowe – spójność procesów księgowych, interpretacji przepisów i rozporządzeń.

- Uporządkowanie księgowości i rachunkowości oraz modelu sprawozdawczego

- Centralne zarządzanie rozwojem systemu zapewniające spójność rozwiązania dla wszystkich jednostek, obniżające koszty realizacji zmian w systemie.

- Zwiększone bezpieczeństwo przechowywania i przetwarzania danych.

- Nowe funkcjonalności m.in. ABC Costing niedostępne w poprzednim rozwiązaniu.

- Ułatwiona integracja systemu (1 system zamiast wielu) na poziomie centralnym z systemami elektronicznymi (bankowość, urzędy)

- Większa i skuteczniejsza kontrola budżetowa.

- Możliwości rozwoju systemu, adaptacji do zmieniających się warunków prawnych i rynkowych – większa z wykorzystaniem systemu SAP niż innych rozwiązań.

(źródło: S&T)

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200