„Dobre praktyki zarządcze w zamówieniach publicznych w obszarze IT” to konferencja zorganizowana przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji w ramach cyklu "Nowoczesne kadry polskiej teleinformatyki administracji publicznej". Partnerem konferencji był Urząd Zamówień Publicznych, Ministerstwo Finansów oraz firma analityczna Gartner. Wydarzenie zgromadziło ponad 70 odpowiedzialnych za zamówienia publiczne osób z kluczowych instytucji centralnych i samorządowych. Jaką wiedzę mieli możliwość zdobyć uczestnicy tej mającej miejsce 10 grudnia konferencji?

Dobre praktyki w praktyce

Najciekawsze i najdłuższe prelekcje dotyczyły twardej praktyki stosowania zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Jednym z powodów zorganizowania konferencji były m.in. zmiany w tejże ustawie, mające wspierać częstotliwość stosowania przez zamawiających kryteriów jakościowych.

Zobacz również:

• 7 lat na szczycie. Veeam ponownie liderem Gartner® Magic Quadrant 2023

Jak się okazuje, mimo licznych (i często słusznych) narzekań na PZP, przy odpowiedniej dozie wiedzy i umiejętności da się z powodzeniem stosować zapisy tej ustawy. Taką tezę udowadniali Leszek Maśniak, partner wykonawczy Gartnera w Polsce, oraz Robert Kietliński, zastępca dyrektora i jeden z architektów sukcesów, jakie w informatyzacji odnosi Ministerstwo Finansów.

Okiem analityka

Konferencję otwierało wystąpienie Leszka Maśniaka zatytułowane „Dobre praktyki zarządzania zakupami technologicznymi”. Z obserwacji Gartnera wynika, że szczególnym problemem sektora publicznego jest nieumiejętność zamykania bezsensownych projektów oraz częste rozmywanie się w toku prac celu biznesowego, stojącego za podjętymi działaniami.

Takich problemów można uniknąć, pamiętając o kilku ważnych zasadach:

• Korzystaj ze wskaźnika TCO (Total Cost of Ownership). Cena zakupu to za mało. Brak pełnej wiedzy na temat TCO skutkować może niekontrolowanym wzrostem kosztów po stronie utrzymaniowej. Zamówienia powinny być prowadzone z perspektywy cyklu życia prognozowanego dla wdrażanych rozwiązań.
• Działaj w oparciu o cele biznesowe, a nie produkty. Jeżeli zamiarem zamawiającego jest np. uzyskanie możliwości drukowania, nie znaczy to, że koniecznie musi zamawiać urządzenia wielofunkcyjne. Istnieje możliwość outsourcingu odpowiedniej usługi.
• Kryteria jakościowe najłatwiej obiektywizować w oparciu o rzetelne, zewnętrzne źródła. Tworząc dokumentację zamówienia, warto powoływać się na ogólnodostępne definicje, zamiast opisywać kompleksowo każdą funkcję programu. Gartner prowadzi ogólnodostępny glosariusz pojęć IT, w pełny sposób opisujących najważniejsze cechy niemal wszystkich aplikacji, sprzętów i zagadnień teleinformatycznych. Na pojęcia te można powoływać się w zamówieniach, przy opisywaniu kluczowych cech zamawianego produktu czy usługi. Ułatwia to pracę zarówno zamawiającemu, jak i dostawcy, który dzięki temu precyzyjnie rozumie, o jaki system (i jaką funkcjonalność) chodzi klientowi.
• Formułowane wobec zamawianych rozwiązań wymagania sprowadzaj do trzech podstawowych zagadnień: wartości, ryzyka i kosztów. Taka kombinacja ułatwia porównywanie ofert składanych przez dostawców.
• Opierać analizę cen oferentów o dane benchmarkingowe. Weryfikacja ofert w oparciu o takie dane jest neutralnym i celnym argumentem , przemawiającym np. za uznaniem oferty za cechującą się rażąco niską ceną. Często wystarczy sama świadomość po stronie dostawcy na temat wiedzy i źródeł, z których korzysta zamawiający, aby nie próbował przeszacować kosztów.

Leszek Maśniak podkreślał, że tak naprawdę sposób działania administracji publicznej jest taki sam, jak biznesu: jest to podmiot świadczący usługi (publiczne) na rzecz klienta (obywatela). To optyka charakterystyczna dla najlepiej zorganizowanych urzędów, co udowadniają doświadczenia Ministerstwa Finansów.

Perspektywa zamawiającego

Proces porządkowania kwestii związanych z zamówieniami publicznymi został całościowo, rzetelnie i z sukcesem przeprowadzony w Ministerstwie Finansów, skądinąd przy strategicznym wsparciu doradczym Gartnera. „Mechanizmy optymalizacji” zamówień publicznych stosowane w Ministerstwie Finansów przedstawiał Robert Kietliński, zastępca dyrektora Departamentu Informatyzacji Usług Publicznych tej organizacji. Jakie między innymi sugestie usłyszeli uczestnicy konferencji?

• Konsoliduj rozproszone zamówienia. Zamiast mnogości małych zamówień na podobne zakupy, warto realizować zbiorcze zamówienia dla większej liczby departamentów na raz.
• Wydziel komórkę zajmującą się zamówieniami infrastruktury z ogólnego wydziału zamówień publicznych. Specyfika zamówień na systemy teleinformatyczne wymaga specjalistycznej wiedzy. Dedykowany, wydzielony do nich zespół, zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu w tej dziedzinie.
• Zarządzanie projektowe w oparciu o sztywny harmonogram. Różne rodzaje zamówień – o różnych stopniach skomplikowania – wymagają właściwych sobie ram czasowych. Ministerstwo Finansów kompleksowo określiło takie ramy, dając sztywne terminy, do których możliwe jest otwieranie zamówień publicznych. Jeżeli dany departament nie zdąży – nie zamówi. Takie postawienie spraw porządkuje i harmonizuje procesy wewnątrz organizacji. Dodać należy, że harmonogramy uwzględniają całe procesy – od zgłoszenia projektu, aż po wyłonienie wykonawców czy dostawców, a także ewentualne postępowania w Krajowej Izbie Odwoławczej (KIO).
• Stwórz szablony najczęściej zawieranych umów. W Ministerstwie Finansów powstało 12 szablonów, zawierających kluczowe zapisy formalne oraz sugestie co do postanowień koniecznych do uwzględnienia przy zamawianiu danego typu rozwiązań. Siłą rzeczy nie są to zamknięte dokumenty, ułatwiają jednak i porządkują pracę zarówno po stronie departamentów wykazujących określone potrzeby, jak i jednostki prowadzącej postępowanie.
• Wprowadź obiektywne metody obliczania pracochłonności projektów. Ministerstwo Finansów określa konieczny czas i szacowane ceny ofert w oparciu o metodykę IFPUG. Ułatwia to kontakt z dostawcami, którzy wiedzą co, jak i kiedy mają przygotować – ich rola sprowadza się do zaproponowania ceny. Takie prowadzenie zamówień sprzyja obiektywizmowi oraz wyklucza rozmowy na temat właściwego bądź niewłaściwego oszacowania czasu prac przez dostawcę. Należy pamiętać, że stosowanie metodyk wykorzystujących punkty funkcyjne wymaga posiadania projektu architektury systemu. Tradycyjne osobogodziny wciąż są stosowane, ale jedynie do małych projektów o niskim stopniu komplikacji.
• Uzależnienie okresu wsparcia zamawianych produktów od cyklu życia, jaki został dla nich przewidziany. To element całościowego myślenia w kategoriach TCO. Przykład? Zamówienie stacji roboczych bez jasnego określenia TCO może skończyć się sytuacją, w której wsparcie producenta zapewnione zostanie na 3 lata, zaś dana jednostka planuje używać zamówionych produktów przez 5 lat. Ostatnie 2 lata będą wtedy prawdopodobnie oznaczały skokowy wzrost kosztów utrzymania.
• Umiejętnie oraz obiektywnie promuj dojrzałe wdrożenia i sprawdzone produkty. Dotyczy zwłaszcza wdrożeń systemów, których standardy działania są znane. Ministerstwo Finansów jako przykład dojrzałych produktów wskazuje na ich znalezienie się na liście Gartnera.

Wszystkim zamówieniom publicznym przyświecać musi perspektywa biznesowa: jaki problem biznesowy rozwiąże wdrożenie? Prelegent poświęcił wiele czasu wskazaniu celów, jakie muszą zostać osiągnięte przy okazji zamówienia publicznego, kluczowym problemom, jakie ono rozwiąże, a także istotne korzyści, jakie przyniesie zamawiane rozwiązanie.

Aby jeszcze bardziej poprawić skuteczność zarządzania, Ministerstwo Finansów docelowo zmierza do pełnego wydzielenia jednostek, których działalność przyporządkowana zostanie odpowiednio: utrzymywaniu ministerialnego centrum przetwarzania danych, utrzymywaniu i rozwijaniu aplikacji, oraz prowadzeniu zamówień publicznych w zakresie rozwiązań ICT.

Wzrastające kompetencje

Oprócz omawianych wyżej dobrych praktyk, na konferencji poruszano także kwestie związane ze zmianami w PZP, możliwościami oferowanymi przez tzw. eKatalogi, czy zarządzaniem relacjami z dostawcami usług teleinformatycznych.

Konferencja „Dobre praktyki zarządcze w zamówieniach publicznych w obszarze IT” zgromadziła szereg przedstawicieli kluczowych urzędów i jednostek, takich jak np. Ministerstwo Skarbu, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Narodowy Fundusz Zdrowia, Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, licznych urzędów wojewódzkich i marszałkowskich itd.

Zagadnienia poruszane przez prelegentów były bardzo ciekawe, wysoce praktyczne, i zaprezentowane w przejrzysty sposób – miło to podkreślić.