Jedną z najważniejszych aplikacji w OLPP jest oprogramowanie SAP, które obsługuje główną gałąź biznesową przedsiębiorstwa. Poprzednio wykorzystywane oprogramowanie SAP w wersji 4.6 było wdrożeniem specjalnym, cała obsługa akcyzy paliwowej była napisana ręcznie, w oryginalnej aplikacji wprowadzono bardzo dużo modyfikacji. Dalsze utrzymywanie aplikacji w poprzednim kształcie było niemożliwe bez dużych i kosztownych zmian, niezbędna była decyzja o migracji do nowszej wersji. Dodatkowym impulsem było zakończenie wsparcia technicznego tej wersji.

Oba czynniki sprawiły, że Operator Logistyczny Paliw Płynnych musiał rozpocząć wdrożenie nowego oprogramowania. Standardem w branży paliwowej jest oprogramowanie SAP (korzystają z niego Orlen i Lotos), po analizie potrzeb wybrano migrację do najnowszej wersji 6.0.

Daniel Betke, prezes zarządu Operatora Logistycznego Paliw Płynnych, mówi: „Nową wersję SAP wdrożyliśmy, by usprawnić działanie przedsiębiorstwa. Implementację przeprowadziliśmy procesowo, w modelowy sposób. Zwróciliśmy szczególną uwagę na komunikację, optymalizowaliśmy procesy biznesowe. Uzyskaliśmy istotną poprawę sprawności pracy przedsiębiorstwa. Wszystkie elementy i etapy, które powinny się znaleźć w projekcie, naprawdę w nim występowały. Wszystkie cele zostały osiągnięte. Uzyskaliśmy bardzo duże zaangażowanie biznesu oraz IT w projekt”.

Przygotowanie firmy

Każde dobrze przygotowane wdrożenie w tej skali wymaga przełożenia tego, co chce osiągnąć biznes, na zrozumienie w IT. Rozpoczęte mapowanie procesów ze wszystkich obszarów spółki trwało ponad pół roku. Do opanowania wszystkich elementów niezbędne były wyjazdy, a także dokładne rozpoznanie procedur i urządzeń, włącznie z ustaleniem wsparcia każdego z nich w modelu docelowym.

Daniel Betke wyjaśnia: „Poprzedni system nie nadążał za potrzebami biznesu. Wiele zadań wykonywaliśmy w Excelu zamiast w SAP, bo wprowadzenie oczekiwanej funkcjonalności wymagałoby zbyt dużych zmian w narzędziu. Całe wdrożenie zostało oparte na docelowym modelu procesu biznesowego, jaki przebiega w OLPP. Wykonaliśmy mapowanie procesów w spółce i ustaliliśmy docelowy kształt biznesu, by odpowiadał stanowi obecnemu i przyszłym zmianom. W specyfikacji SIWZ dla nowego systemu zawarliśmy wszystkie elementy niezbędne do tego, by oprogramowanie spełniało wymogi biznesowe. Samo wdrożenie było dla nas projektem, przez który przechodziliśmy, wiedząc, co trzeba zrobić i w jaki sposób. Realizacja odbyła się zgodnie z planem”.

Wdrożenie nie oznaczało jedynie modernizacji systemu SAP, gdyż unowocześnione zostały wszystkie interfejsy, opracowano także standaryzację automatyki na każdej z baz paliw. To musiało odbyć się w trakcie działania – nie można było wyłączyć systemów na czas dłuższy niż 48 godzin. Szkolenia dla pracowników rozpoczęto jeszcze w październiku. Część prac wdrożeniowych zrealizowano wcześniej, dlatego że systemy w bazach magazynowych można było migrować z wyprzedzeniem, a część baz obrotowych włączyć w nowy tryb pracy dopiero w ostatniej chwili.

Ostateczne przejście na nowy system odbyło się 2 stycznia – wtedy firma w całości rozpoczęła prace w SAP 6.0, nowym systemie obiegu dokumentów oraz systemie obsługi kierowców CDOK. Korzyści z usprawnienia pracy były od razu widoczne – przyspieszono obsługę pojazdów, znacząco uproszczono proces wydania i przyjęcia produktów do transportu samochodowego w bazach paliw. Wszystkie oferty oraz informacje o kierowcach i flocie znalazły się w jednym miejscu, proces obsługi stał się o wiele prostszy. To pozwoliło na przeniesienie obsługi całego ruchu samochodów do jednej lokalizacji. Wprowadzone kioski multimedialne umożliwiły sprawną obsługę.