Uczelnia zarządzana procesowo
- 24.09.2014
Do konkursu Lider Informatyki Uniwersytet Medyczny w Łodzi zgłosił w tym roku dwa powiązane ze sobą projekty. Przyczynią się one do znaczącej poprawy efektywności zarządzania uczelnią oraz podniesienia jakości kształcenia.
Wydanie Computerworld poświęcone prezentacji wyników konkursu Lider Informatyki 2014 można bezpłatnie pobrać w formacie PDF: Computerworld Lider Informatyki 2014.
Zmiany demograficzne powodujące zmniejszanie się liczby kandydatów na studia w Polsce, potrzeba szerszego otwarcia się na studentów zagranicznych, jak również współpraca z międzynarodowymi konsorcjami naukowymi zrodziły konieczność coraz szybszego wprowadzania zmian organizacyjnych i dostosowywania oferty edukacyjnej i naukowej do nowych potrzeb i wymagań. Niezmiernie istotna stała się poprawa efektywności zarządzania. Można ją osiągnąć poprzez podejmowanie przez władze uczelni i menedżerów wyższego szczebla decyzji opartych na rzeczywistych i bieżących informacjach z różnych obszarów działalności.
2 tys. pracowników uczelni
83 procesy wyodrębnione z 5 obszarów biznesowych
2,2 mln zł wynosi budżet projektu QUALITY4UMED
Oba przedsięwzięcia realizowano wspólnie jako „QUALITY4UMED – Nowa jakość zarządzania dydaktyką na Uniwersytecie Medycznym w Łodzi w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby społeczeństwa informacyjnego”. Projekt był współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
Projekty realizowało konsorcjum firm Engave sp. z o.o. i SAFIRA Consultadoria Em Informatica SA we współpracy z liczącym ok. 40 osób, pochodzących z różnych jednostek organizacyjnych uczelni, zespołem UMED. Budżet projektu przekroczył 2,2 mln zł.
Narzędzia na miarę potrzeb
Szukaliśmy narzędzia, które wspierałoby pełny cykl zarządzania procesa¬mi biznesowymi i umoż-liwiało ścisłą współpracę pomiędzy użytkownikami biznesowymi a Centrum Informatyczno-Telekomu¬nikacyjnym (CIT) w taki sposób, aby właściciele procesów biznesowych mogli w rzeczywistości za¬rządzać swoimi procesami, a nie jedynie ich wynika¬mi. Natomiast CIT powi¬nien mieć do dyspozycji zaawansowane narzędzie umożliwiające ich wdraża¬nie, integrację i administro-wanie. IBM posiada oba potrzebne narzędzia: IBM Blueworks Live jako na¬rzędzie dla użytkowników biznesowych, jak również IBM Process Designer dla zespołu IT. Dostosowanie narzędzi do celów i po¬trzeb poszczególnych grup użytkowników skróciło czas konieczny na szkole-nia, ale przede wszystkim podkreśliło różne cele i oczekiwania w stosunku do procesów na kolejnych etapach zarządzania nimi.
Zarządzanie działającymi procesami zostało oparte na rozwiązaniu tego samego dostawcy co repozytorium, czyli na platformie IBM BPM v8,5. „Szukaliśmy narzędzia, które wspierałoby pełny cykl zarządzania procesami biznesowymi i umożliwiało ścisłą współpracę pomiędzy użytkownikami biznesowymi a Centrum Informatyczno-Telekomunikacyjnym (CIT) w taki sposób, aby właściciele procesów biznesowych mogli w rzeczywistości zarządzać swoimi procesami, a nie jedynie ich wynikami. Natomiast CIT powinien mieć do dyspozycji zaawansowane narzędzie umożliwiające ich wdrażanie, integracje i administrowanie. IBM posiada oba potrzebne narzędzia: IBM Blueworks Live jako narzędzie dla użytkowników biznesowych, jak również IBM Process Designer dla zespołu IT. Dostosowanie narzędzi do celów i potrzeb poszczególnych grup użytkowników skróciło czas konieczny na szkolenia, ale przede wszystkim podkreśliło różne cele i oczekiwania w stosunku do procesów na kolejnych etapach zarządzania nimi” – mówi Piotr Jagiełło, specjalista ds. BPM z Biura Nauki, Strategii i Rozwoju.
Uczelni zależało też na tym, by wybrany system informatyczny był nowoczesny i żeby wspierał architekturę SOA. Za pomocą szyny danych (ESB) dokonano integracji z obecnie posiadaną infrastrukturą ICT, w tym z Microsoft SharePoint 2013 pełniącym rolę repozytorium dokumentów, serwerem e-mail, istniejącymi systemami dziedzinowymi (system finansowy, system kadrowy, system obsługi studiów).
Przejrzyste zarządzanie i nowe standardy usług
Projekt – bo oba wdrożenia trzeba traktować łącznie, unowocześnił zarządzanie uczelnią, wprowadzając przejrzyste standardy zarządzania, dał dostęp online do wiedzy o rzeczywistych procesach biznesowych zachodzących w organizacji. Z kolei dzięki automatyzacji czynności procesowych opierających się na platformie IBM BPM v8.5. czas ich realizacji znacznie się skrócił.
Wdrożenie zaowocowało też m.in. poprawą standardów związanych z obsługą studentów, w tym studentów zagranicznych, których stale na uczelni przybywa. „Jesteśmy w trakcie tworzenia katalogu usług dla studentów, które będą mogły być realizowane przez platformę internetową, z wykorzystaniem posiadanej platformy procesowej” – mówi Piotr Jagiełło.