Biuro powinno rozpocząć prace od opracowania wstępnych, ogólnych standardów i stworzenia prostych procesów dla najistotniejszych zadań związanych z realizacją projektów. Takie procesy oraz powiązane z nimi obszary realizacji, którym należy poświęcić uwagę, obejmują, m.in.: opracowanie biznesplanu, przygotowanie planu prac, ocenę i zarządzanie ryzykiem projektowym, zarządzanie jakością i kryteriami akceptacji, przydzielenie i zarządzanie zasobami projektu, śledzenie i kontrolowanie postępu prac i czy raportowanie na temat statusu projektu. Procesy dla tych i innych ważnych obszarów realizacji w obszarze zarządzania projektami powinny być na tyle uniwersalne, aby dało się je wykorzystać w wielu projektach. Najlepiej we wszystkich realizowanych w danej organizacji.

Jeśli zastosowanie wstępnie opracowanego procesu okaże się sukcesem, należy kontynuować jego rozwój i stworzyć z niego bardziej kompleksowy proces, który obejmie wszystkie obszary zarządzania cyklem życia projektów.

Zobacz również:

• Zarządzanie informacją – nowe kierunki

Wsparcie dla projektu

Nawet najlepsze intencje biura zarządzania projektami przejdą bez echa, jeśli nie będą miały wsparcia we wdrażaniu procesów ze strony głównych uczestników projektu. Dlatego biuro zarządzania projektami powinno zadbać o pozyskanie wsparcia tych osób. Mniejsze PMO może pozyskać wsparcie kierowników projektów kilkoma drogami. Po pierwsze, warto zaangażować kierowników projektów w proces tworzenia praktyk i technik, które będą wykorzystywane w trakcie realizacji kolejnych etapów procesu. Po drugie, proces prowadzenia projektów oraz związane z nim działania powinny być łatwe do zrozumienia. Po trzecie, warto użyć formularzy, szablonów i list kontrolnych jako narzędzi, który towarzyszą realizacji procesu i zaangażować menedżerów projektów w ich opracowanie. Po czwarte, należy dać menedżerom wolną rękę w określaniu skali wykorzystania procesu w realizacji poszczególnych projektów. Po piąte, należy wprowadzić i sformalizować metody oraz procedury, który sprawdziły się w dotychczasowej praktyce poszczególnych menedżerów i mogą na nich skorzystać pozostali kierownicy projektów.

Mniejsze biura PMO mogą przekonać do swoich pomysłów kadrę wyższego szczebla poprzez prezentację, jak uporządkowane, ustandaryzowane podejście do zarządzania projektami, wdrożone we wszystkich projektach, przynosi wymierne wartości biznesowe. To wymaga wcześniejszego zidentyfikowania tych korzyści, które mogą być osiągnięte dzięki prowadzeniu efektownych procesów lub kompletnej metodologii. Do tych korzyści mogą się zaliczać:

• poprawa efektywności operacyjnej, jeśli każdy kierownik projektów może korzystać z gotowych narzędzi i technik, zamiast opracowywać je samodzielnie;
• agregację informacji o projektach przekazywanych do zarządu według określonego, regularnego cyklu, co pozwala podejmować o czasie właściwe decyzje;
• zapewnienie zgodności z wymaganiami klienta i osiągnięcie przyjętych celów projektu, co przekłada się na większą przewidywalności projektu i powiązanych z nim wskaźników biznesowych;
• większa zdolność do realizacji projektu zgodnie z harmonogramem i efektywne kontrolowanie kosztów;
• lepsze planowanie zasobów i poprawione zarządzanie, co przekłada się na efektywniejsze interakcje między członkami zespołu;
• lepsze zrozumienie obowiązków wynikających z realizacji projektu.

To tylko część z wielu korzyści, jakie środowisku biznesowemu może przynieść efektywna metodologia zarządzania projektami. Mniejsze biura PMO powinny starannie sprawdzić stosowaną przez siebie metodologię oraz przyjrzeć się otoczeniu biznesowemu, aby określić, które korzyści płynące z metodologii zarządzania będą najbardziej interesujące dla zarządu czy kierownictwa wyższego szczebla.

Rozwój procesów technicznych i biznesowych

Przypuszczalnie mniejsze biura PMO rozpoczynają swoją pracę od opracowania niewielkiego zbioru procesów, praktyk i narzędzi, które menedżerowie projektów mogą lub muszą wykorzystywać w swojej pracy. Później PMO może zająć się udoskonalaniem procesów, aby zapewnić lepsze pokrycie zadań związanych z zarządzaniem projektami. Te prace należy połączyć z wysiłkami mającymi przekonać kadrę kierowniczą do prac podejmowanych przez PMO. Najlepszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest przedstawienie korzyści biznesowych osiągnięty dotychczas dzięki stosowaniu metodologii opracowanej przez PMO.

Gdy metodologia jest kompletna, można przejść do powiązania z procesem konkretnych działań technicznych. W małym biurze należy początkowo skupić się na jednym ważnym obszarze technicznym. Jest prawdopodobne, że pracownicy IT już korzystają z jakiejś formy technicznych procesów. Warto dokonać włączenia tych procesów do metodologii zarządzania projektami, zamiast tworzyć je na nowo. Takie podejście umożliwi podobną integrację w innych obszarach technicznych. W efekcie powinna powstać spójna metodologia, która będzie nadawała się do wykorzystania w wielu projektach.

Warto przyjrzeć się, jakie procesy biznesowe oddziałują na środowisko zarządzania projektami. Bardzo często bowiem te same procesy biznesowe są wykorzystywane w projektach i zarządzaniu projektami. PMO powinno sprawdzić, jakie obszary zarządzania projektami mają wspólne części z procesami biznesowymi i podjąć wysiłki w celu koordynacji i wspólnego rozwoju tych procesów, które mogą zostać włączone do metodologii zarządzania projektami.