W trakcie pilotażu firma ułatwiła pracownikom wyszukiwanie informacji, w kolejnym etapie zamierza wyeliminować lokalne przechowywanie dokumentów. Współdzielenie informacji zostało włączone do formalnej polityki zarządzania wiedzą.

Wdrożenie współdzielenia informacji w firmie nie jest łatwe. Im większa organizacja, tym większa potrzeba współdzielenia, ale i większe bariery. Hierarchia i wyraźny podział odpowiedzialności nie sprzyjają współdzieleniu.

Brak skłonności do współdzielenia przekłada się na braki w warstwie proceduralnej. Brak wyraźnych ram formalnych sprawia, że pracownicy obawiają się współdzielenia. Nie wiedzą, czy mogą, czy powinni, a jeśli już to w jakim celu, w jakim zakresie, z kim i na jakich zasadach. Postęp wymaga, by zmierzyć się z trudnościami. Przed taką perspektywą stanęła PGNiG TERMIKA, spółka utworzona na bazie dawnych Elektrociepłowni Warszawskich.

„Strategia grupy PGNiG TERMIKA SA zakłada podwojenie zysku operacyjnego z działalności podstawowej do roku 2020, a także powiększenie mocy zainstalowanej, zarówno w ramach istniejących zakładów, jak i poprzez przejęcia. Oba te cele: efektywnościowy oraz związany ze wzrostem i integracją, wymagają zasadniczego usprawnienia komunikacji i wymiany informacji” – mówi Dariusz Gawryś, dyrektor Departamentu IT i Administracji w PGNiG TERMIKA SA.

Firma zidentyfikowała znacznie więcej celów związanych ze współdzieleniem informacji i wyzwań. Według analiz Departamentu Personalnego, ok. 1/4 pracowników odpowiedzialnych za poprawne funkcjonowanie kluczowej infrastruktury firmy nabędzie prawa emerytalne do końca 2016 r. „Po 30 i więcej latach pracy ludzie dysponują unikalną wiedzą techniczną i operacyjną, dzięki której infrastruktura działa sprawnie. Aby nadal tak było, wiedzę tę trzeba zebrać, usystematyzować i udostępnić w formie umożliwiającej kształcenie kolejnych pokoleń” – mówi Dariusz Gawryś.

Dziedziną, w której współdzielenie informacji jest ważne dla codziennej pracy w PGNiG TERMIKA SA, są uchwały zarządu oraz załączniki do nich, aktualizowane na bieżąco Księgi służb zawierające procedury wewnętrzne, a także umowy i inne ważne dokumenty. Kolejny obszar potrzeb to dokumentacja operacyjna i techniczna związana z projektami inwestycyjnymi, modernizacyjnymi, IT.

Wiedza, dobro wspólne

Wstępna analiza wykazała, że firma miała wiele do nadrobienia. „Najbardziej wymowną oznaką potrzeby zmian w dziedzinie współdzielenia informacji w dowolnej organizacji jest przechowywanie przez pracowników ważnych dokumentów na lokalnych dyskach. To oznacza, że dostęp do informacji jest ograniczony i że sprawą należy zająć się pilnie, najlepiej systemowo” – diagnozuje Dariusz Gawryś. Departament Personalny przyjął propozycję wdrożenia polityki zarządzania obszarem współdzielenia informacji, zgodnie z przyjętą polityką zarządzania wiedzą w organizacji.

„Po pierwsze informacja przekracza granice pojedynczej dziedziny, a ponadto ma wiele form i zastosowań. Zależało nam na wypracowaniu ogólnych ram formalnych, aby nie tworzyć odrębnych zasad dla różnych dziedzin, rodzajów informacji i zastosowań. Po drugie dążyliśmy do spowodowania realnych zmian, a nie jedynie wytworzenia kolejnej regulacji” – wylicza Dariusz Gawryś.

Według autorów polityki zarządzania wiedzą w PGNiG TERMIKA SA, wśród których były osoby z Departamentu Personalnego i Departamentu IT, jej wdrożeniu przyświecało kilka celów. Pierwszy dotyczył utrzymania pożądanych kompetencji pracowników w organizacji, zwłaszcza zabezpieczenia przed utratą kompetencji, usystematyzowania wiedzy i informacji o pracownikach, wzrostu efektywności zarządzania ludźmi, łatwiejszego planowania kadrowego.