Na całkowity koszt posiadania systemów informatycznych wpływ ma wiele czynników. Przede wszystkim utrzymanie to bardzo szeroka kategoria, w której mieszczą się koszty pracy, zasilania, wdrożenia, bezpieczeństwo czy zgodność z regulacjami prawnymi. Mogą się w niej znaleźć również mniej oczywiste koszty, jak kara za brak licencji (kontrole są coraz częstsze) czy utracone korzyści. Przykładowo, jeśli odwleka się moment wdrożenie najnowszej aplikacji, przez co firma spóźnia się z wejście na rynek z nowym produktem. Mimo tej złożoności warto przyłożyć się solidnie do obliczenia TCO. W dzisiejszych czasach bowiem korporacyjne działy IT konkurują z profesjonalistami świadczącymi te same usług w outsourcingu. Trzeba więc starać się, aby nie zostać bez pracy.

Z perspektywy czasu

Istotnym czynnikiem decydującym wymaganiach, jakie ma spełniać nowy sprzęt, są przyszłe potrzeby użytkownika. Tutaj dobór odpowiedniego horyzontu czasowego ma duży wpływ na zdefiniowanie wymagań, a w konsekwencji na całkowity koszt posiadania (przykładowo, dla zabezpieczeń optymalnym okresem planowania są 3 lata). Z jednej strony, przyjęcie za krótkiego okresu prowadzi do zbyt częstej migracji i nadmiernych wydatków na kolejne urządzenia. Z drugiej strony, nie należy przyjmować zbyt długiego okresu, ponieważ z upływem czasu rozwiązania IT tanieją, spadają również koszty utrzymania nowych produktów. Dlatego po pewnym czasie po prostu opłaca się ponieść koszty migracji, które działy IT często postrzegają jako barierę dla zmian.

Zobacz również:

• Jak wymienić używane urządzenia firmowe na zniżkę na nowy sprzęt? Sprawdź, jak działa odkup sprzętu w iMad!
• Ocena wartości biznesowej: jak znaleźć wspólny język z osobami podejmującymi decyzje finansowe w firmie
• Większa wydajność nie oznacza większego TCO

Czynnik ludzki

TCO to także koszty pracy, których nie można ignorować przy szacowaniu opłacalności danego rozwiązania. W przeciwnym razie można dojść do błędnych wniosków i wybrać model, który w ogólnym rozrachunku nie jest najtańszy. Przykładowo, przyjrzyjmy się porównaniu kosztów tradycyjnych desktopów z kosztami VDI (Virtual Desktop Infrastrutructure). Koszt wdrożenia tego drugie rozwiązania jest znacznie wyższy od strony nakładów inwestycyjnych. Szala może jednak przechylić się na korzyść VDI, jeśli uwzględnimy w TCO wynagrodzenie pracowników. Według VMware czas potrzebny na administrowanie tradycyjnymi desktopami to 4 do 8 godz. rocznie na komputer. W przypadku VDI szacuje się, że jest to 1 godz. Po przemnożeniu przez liczbę komputerów w firmie otrzyma się wielkość potencjalnych oszczędności. Podobne obliczenia warto wykonać również w innych przypadkach, gdy przed IT stoi decyzja wyboru określonego podejścia do systemów IT.

Konsolidacja

Choć wirtualizacja serwerów na dobre zadomowiła się w centrach przetwarzania danych, projekty konsolidacji wciąż oferują wysoki potencjał, również w zakresie ograniczenia kosztów. Z jednej strony okazuje się, że wciąż problemem jest niski poziom utylizacji serwerów. Ich konsolidacja pozwali, m.in. ograniczyć rachunki za prąd. To samo dotyczy wirtualizacji desktopów. Inne korzyści, które mogą być trudne do oszacowania, to zwiększenie bezpieczeństwa, zgodność z normami prawnymi czy szybkość wprowadzania nowych usług.

Poważnym wyzwaniem jest też szybki rozwój środowisk serwerowych. IBM szacuje, że roczny przyrost liczby serwerów w data center wynosi 51 %. Ten czynniki trzeba uwzględnić w decyzjach zakupowych. Aby osiągnąć sukces, trzeba jednak zmienić sposób myślenia. Do tego wyzwania nie można podchodzić technologicznie, lecz jako do transformacji, zmiany wewnętrznej organizacji i sposobów zarządzania infrastrukturą IT. Trzeba zmienić przyzwyczajanie zakupowe. Zamiast wybierania produktów najtańszych w danej chwili, celem powinno być zbudowanie infrastruktury, która będzie ustandaryzowana, zautomatyzowana i da się skalować w przyszłości. Automatyzacja, o którą trudno bez standaryzacji, pozwala ograniczyć koszty zatrudnienia administratorów odpowiedzialnych za utrzymanie infrastruktury.

Szeroki punkt widzenia

Polem do popisu dla konsolidacji są również zabezpieczenia. Praktycznie nie da się dzisiaj kupić samego firewalla. Te urządzenia są najczęściej wyposażone w różne dodatkowe funkcje, np. IDS/IPS czy bramkę SSL. W efekcie, kupując jedno nowe urządzenia, do czego pretekstem może być, np. przestarzała zapora sieciowa, warto przy okazji wymienić inne zabezpieczenia używane w firmie.

Typową praktyką w działach IT jest zajmowanie się tym, co najpilniejsze w danej chwili, bez brania pod uwagę szerszego kontekstu. Dla przykładu, przeanalizujmy bliżej przypadek przestarzałego firewalla. Może się zdarzyć, że zostanie dokonana wymiana tylko tego jednego urządzenia, ponieważ ono w danej chwili stanowi problem, np. skończył się support. Jeśli dokona się szerszej analizy, często udaje się wykazać, jak przy okazji planowanego zakupu można osiągnąć spore oszczędności, wybierając zintegrowany produkt, łączący funkcje różnych urządzeń. Za jednym razem wymieni się więc także kilka innych zabezpieczeń, które według planu miały jeszcze przez jakiś czas pracować. W ten sposób osiąga się przyszłe oszczędności, które stanowią ważny argument w rozmowach z działem finansowym.

Mając środki na zakup, pozostaje problem wyboru konkretnego sprzętu. Producenci świadomie utrudniają to zadanie, tworząc tak swoje rozwiązania, żeby były unikalne i nie dało się ich łatwo porównać z innymi. Można sobie z tym poradzić, przeliczając koszty na parametry sprzętu, np. jego wydajność. To pozwala od strony kosztów porównać, np. firewalle o różnej wydajności i różnej cenie.

Żeby zaoszczędzić, czasem trzeba zainwestować

Sytuacja, w której decydującym kryterium jest cena zakupu, co ma miejsce, np. w przetargach o zamówieniach publicznych, często okazuje się niekorzystna dla klienta. Tymczasem najnowsze technologie mogą przynosić realne oszczędności nawet mimo znacznych nakładów inwestycyjnych z nimi związanych. Dlatego w trakcie przetargu analiza TCO na bazie przedstawionych ofert powinna być ważnym czynnikiem decydującym o wyborze rozwiązania. Jeśli bierze się pod uwagę cały zakres dodatkowych kosztów eksploatacyjnych może się okazać, że rozwiązanie droższe, ale mające wyższą jakość, stabilność, niższe koszty serwisowe, większe możliwości rozwoju funkcjonalnego etc., będzie bardziej opłacalne.

Natomiast firmy są gotowe zapłacić więcej za rozwiązanie gwarantujące wymierne redukcje kosztów. Technologie Unified Communicaton i wideokonferencyjne są tego doskonałym przykładem. Komunikacja wykorzystująca jako medium transmisyjne sieć IP sprawia, że klienci nie muszą utrzymywać kliku różnych systemów (system telefonii z różnymi typami central, systemów wideokonferencji, sieci transmisji danych). Zamiast tego mogą korzystać z jednej sieci, co pozwala na znaczne obniżenie TCO. Oszczędności osiąga się również na kosztach wyjazdów służbowych. Z kolei dzięki zastosowaniu prostych rozwiązań telefonii IP oraz wykorzystaniu audiokonferencji, firma może ograniczyć koszty połączeń telefonicznych.