Prowadzenie biznesu w czasach zawirowań gospodarczych to nie lada wyzwanie. Potrzeba błyskawicznego podejmowania decyzji, współpracy z dużym gronem dostawców, ciągłych zmian i walki o klienta, a także nieustanne dążenie do podnoszenia efektywności procesów to naturalne domeny działania wielu firm. O rozwiązaniach, które pomagają rozwikłać przynajmniej część problemów biznesowych typowych dla dzisiejszych czasów, a także o ich kluczowych cechach dyskutowali uczestnicy redakcyjnej debaty Computerworld.

Piotr Waszczuk, Computerworld: Jak najłatwiej rozwinąć dziś termin "ERP"?

Piotr Towarek, dyrektor Działu Rozwiązań Biznesowych Bonair SA: Myślę, że termin ERP nie jest do końca adekwatny dla dzisiejszych systemów wspierających zarządzanie. Często jest to termin za mało pojemny dla dużych rozwiązań, które pozwalają planować wykorzystanie zasobów w wielu obszarach, przetwarzać gigantyczne ilości danych i używać urządzeń mobilnych. Z perspektywy samego rozwiązania główny nacisk kładzie się na to, żeby jak najszybciej powiadamiać o zdarzeniach, które już zaistniały, i ułatwiać przewidywanie tych, które mogą zaistnieć.

Wojciech Romanowicz, dyrektor Działu Opieki Eksploatacyjnej w UNIT4 TETA: Na pewno można stosować różne klasyfikacje, przede wszystkim chodzi o to, że dzisiejsze systemy wspierające zarządzanie znacznie różnią się od tych sprzed kilku lat. Rozwój technologii poszedł do przodu, postępuje integracja systemów, a klienci wymagają coraz szybszych przepływów informacji. To czas dostępu do informacji odgrywa dziś największą rolę w biznesie. Klienci wymagają, żeby system ERP gwarantował bardzo szybki przepływ danych. Chcą mieć do nich dostęp w każdej chwili, by móc natychmiast podjąć decyzję.

Sebastian Widz, architekt rozwiązań w firmie Sii: Systemy ERP jeszcze do niedawna postrzegane były jako elementy architektury korporacyjnej odpowiedzialne głównie za rejestrację i obsługę transakcji generowanych przez procesy zachodzące w przedsiębiorstwach. Nowoczesne systemy ERP to dziś rozwiązania tworzące całe ekosystemy aplikacji, w których zacierają się granice między poszczególnymi systemami. ERP stanowi podstawę do budowy tej architektury. Na pierwszy plan wysuwają się funkcje służące usprawnieniu, zarządzaniu, monitorowaniu czy automatyzacji procesów biznesowych oraz funkcje analityczne. Do tej pory systemy ERP i BI były postrzegane jako dwa różne środowiska informatyczne, teraz obserwujemy zunifikowanie infrastruktury, a BI staje się nieodłącznym elementem ERP.

Roman Kapuściński, szef Działu IT w Grene Dystrybucja sp. z o.o.: Myślę, że rozwinięcie skrótu ERP jest tak samo aktualne jak w przeszłości, czyli jest to system do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Poza samym planowaniem, organizowaniem, monitorowaniem itd., zapewnia narzędzia operacyjne, służące m.in. do efektywnej sprzedaży w wielu kanałach czy zarzadzaniu łańcuchem dostaw. W różnych systemach ERP rozwiązania te są na różnym poziomie zaawansowania. A tak po "inżyniersku", jest to część rzeczywistości tworząca logiczna całość komplementarnych funkcjonalności, składająca się z elementów i relacji miedzy nimi oraz relacji z otoczeniem. Jedną z podstawowych korzyści ma być efekt synergii dodatniej, czyli 2+2>4.

P.W.: Nowoczesne systemy klasy ERP są rozwiązaniami dalekimi od monolitycznych, sztywnych i zamkniętych narzędzi sprzed lat. Co to oznacza dla klientów?

W.R.: Zmiany technologiczne i funkcjonalne wynikają z nowych potrzeb i rosnącej świadomości klientów. Kiedyś klient, przystępując do wdrożenia, mówił, jakie chce mieć w systemie formularze i funkcje, a dopiero potem zastanawiał się, co zrobić z danymi i czy w ogóle da się je do czegoś wykorzystać. Teraz klienci jasno wskazują, jakie są ich oczekiwania względem systemu i sposobu jego działania. Funkcje schodzą na dalszy plan.

S.W.: Zgadza się. Na pierwszym planie jest obsługa i optymalizacja procesów, w drugiej kolejności obsługa danych transakcyjnych. Ważne, że nie musimy mieć dziś jednej, rozbudowanej funkcjonalnie aplikacji - wystarczą odrębne rozwiązania, które da się łatwo połączyć, dlatego ważne są możliwości integracji. Stąd duże zainteresowanie architekturą opartą na usługach (SOA). Nie musimy mieć jednej wszechstronnej aplikacji do wszystkiego. Możemy wykorzystać wiele wyspecjalizowanych i połączonych w całość systemów. Obecnie przedsiębiorstwo musi się szybko dostosowywać do zmian otoczenia. Elastyczność jest kluczową cechą dzisiejszych systemów ERP. Elastyczny system ułatwia szybkie wprowadzanie zmian procesowych i strukturalnych przy niewielkim koszcie.

R.K.: W dobie internetu otwartość rozwiązania jest niezbędnym elementem systemu ERP. Nie ma miejsca na duże, sztywne i drogie monolity lub na tzw. "grubego klienta". Przyszedł czas na elastyczne i skalowalne systemy, które mogą wymieniać informacje z innymi systemami i urządzeniami własnymi oraz innych firm. Architektura rozwiązania coraz bardziej przypomina architekturę SOA. Zdarza się, że jeśli system dziedzinowy będący częścią systemu zintegrowanego nie spełnia wymagań użytkownika/właściciela, można go "odłączyć" i używać zewnętrznego rozwiązania, które adresuje potrzeby. To architektura zorientowana na usługi daje takie możliwości. Z czasem przyszły inne narzędzia IT, za których pomocą miejsce uruchomienia aplikacji nie ma znaczenia. Funkcjonalność sprzedaży czy HR można bezpiecznie uruchomić na komputerze, tablecie, telefonie, terminalu, i to gdziekolwiek. Musi zostać spełniony tylko jeden warunek: dostęp do internetu.

P.W.: A z punktu widzenia potrzeb biznesu, jak bardzo elastyczny powinien być system?

P.T.: Elastyczność można rozpatrywać w dwóch warstwach: funkcji i technologii. Z perspektywy funkcjonalności nowoczesny system wspierający zarządzanie musi być zaprojektowany tak, aby użytkownicy mogli go jak najszybciej opanować i poruszać się między funkcjami w sposób intuicyjny. Liczba informacji i funkcji wtłoczonych do systemu musi być tak zorganizowana, aby była łatwo przyswajalna i dostępna dla użytkownika. W warstwie technologii najważniejsza jest łatwość integracji z innymi narzędziami.

S.W.: Ważne, aby środowisko ERP

nie było statyczne. Przedsiębiorstwa muszą się aktywnie zmieniać i dostosowywać do panującej na rynku sytuacji, a system musi za tymi zmianami nadążać i stanowić wsparcie dla tych transformacji. Istotne, by zmiany można było realizować szybko i niewielkim kosztem.

P.W.: Skoro mowa o integracji, to czy dzisiejsze systemy ERP pełnią rolę interfejsu do wszystkich innych narzędzi wspierających procesy biznesowe?

R.K.: W organizacjach, w których występuje wymiana danych między systemami, musi być zdefiniowana tzw. "baza master"/"baza główna". To niezbędny krok w celu utrzymania spójności danych. I właśnie taką "główną bazą" staje się system ERP. Bardzo często jest to wystarczające rozwiązanie i nie ma potrzeby wspierania się produktami dedykowanymi, których cena może nawet przekraczać koszty systemu ERP.

P.W.: Powoli przechodzimy do wykorzystania systemów ERP do celów zarządczych, do planowania. Czy system tej klasy można uznać za narzędzie strategicznego planowania działalności?

P.T.: Tak, większość systemów ma funkcje pozwalające szerzej spojrzeć na prowadzoną działalność. Z drugiej strony firmy dorosły już do tego, aby w swoim działaniu kierować się podpowiedziami opartymi na algorytmach wbudowanych w ERP. Coraz częściej to, co system wyprodukuje - propozycja zakupów, planu produkcji czy potencjalny plan sprzedaży - jest przyjmowane jako podstawa do dalszego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Klienci coraz częściej pytają o tego typu funkcje, niekiedy jednak nie wiadomo, jak wykorzystać te algorytmy w realnym zarządzaniu.

P.W.: Czy system ERP jest dobrym rozwiązaniem w dzisiejszej sytuacji gospodarczej?

R.K.: Wszystko zależy od potrzeb. Musimy zdawać sobie sprawę, że system ERP jest rozwiązaniem, które może pomóc wyeliminować zagrożenia i lepiej wykorzystać szanse biznesowe. Oczywiście, nie jest to cudowne lekarstwo. Należy zadbać, by organizacja w najlepszy sposób umiała wykorzystać możliwości narzędzia, dając organizacji przewagę na rynku. Optymalizacja musi być procesem ciągłym.

P.T.: Na pewno wdrożenie systemu ERP porządkuje firmę, ale ERP nie jest panaceum na kryzys. System musi realizować cel biznesowy, musi przynosić wartość - jeżeli jej nie ma, to nie warto wydawać pieniędzy. Wiadomo, że optymalizując procesy, jesteśmy w stanie działać sprawniej - to szczególnie istotne w trudnych czasach. Sprawność polskich przedsiębiorstw pozostawia jeszcze trochę do życzenia. Warto sięgać po wszystkie dostępne narzędzia, dzięki którym firma będzie działała sprawniej czy zarabiała większe pieniądze.

W.R.: Mówiąc wprost, trzeba wiedzieć, czego oczekuję od systemu, czy to skrócenia terminów płatności, łańcucha dostaw, czy lepszego dostępu do informacji. Wdrożenie systemu dla samego wdrożenia w kryzysie sytuacji w firmie nie poprawi, a w okresie koniunktury nawet nie będzie zauważalne.

P.W.: Czy polscy przedsiębiorcy bardziej świadomie podchodzą do tych systemów? Czy klienci wiedzą już, czego oczekują od systemu?

W.R.: W tym akurat kryzys pomaga. Ludzie liczą pieniądze i przestali kupować magiczne skróty tylko dlatego, że to światowe rozwiązanie. Coraz więcej klientów zastanawia się, jakie problemy ma do rozwiązania, czego tak naprawdę potrzebuje, a dopiero potem szuka rozwiązań, które będą im potrzebne.

S.W.: Wdrożenie systemu ERP nie jest łatwym zadaniem. Zwiększenie liczby zmian w strukturze systemu może skutkować zwiększeniem ryzyka w projekcie. Klienci szukają rozwiązań zaspakajających większość ich potrzeb, dających się łatwo dostosować do ich wymagań, a przy tym umożliwiających łatwe i szybkie wprowadzenie przyszłych zmian. Ważnym elementem jest wspieranie przez system procesów zachodzących w danym sektorze i ich modelowanie.

R.K.: Dziś dostęp do informacji i wiedzy jest na dobrym poziomie. Wiedza z zakresu "czego można oczekiwać od systemu", jest w dużym uogólnieniu dostępna na wyciągnięcie ręki. Dzięki szkoleniom, publikacjom, forom dyskusyjnym czy networkingowi można się dużo dowiedzieć o tym, co system robi, a czego nie, ile kosztuje, do czego służy, kto go używa. Świadomość u wielu klientów jest na poziomie dającym możliwość dyskusji, zrozumienia, a nawet "nienabicia się w butelkę" dostawcy. Wyobrażenie o swojej wiedzy może się okazać pułapką: klienci potrafią patrzeć na nowe rozwiązania z perspektywy starego systemu, co może zaowocować nowym, zmodyfikowanym systemem, poza tym nie zna się wszystkich detali rozwiązania.

Innym ważnym aspektem, czego klient oczekuje, jest przygotowanie dostawcy. Każda odpowiedzialna osoba biorąca udział w projekcie po stronie dostawcy powinna być przygotowana i mieć ugruntowaną wiedzę z zakresu wdrażanego systemu z naciskiem na funkcjonalności, za które jest odpowiedzialna. Powinna dostrzegać potrzeby klienta, umiejętnie je modelować i implementować, mieć umiejętności pracy w zespole, być zaangażowana, umieć słuchać, być otwarta na pomysły swoje i innych, itd.

P.W.: Czy zdarza się, że inwestycje w system ERP są uzależnione od zaszytych w nim wskaźników i map procesów?

S.W.: Firmy przymierzające się do wdrożenia często same są w stanie zdefiniować problemy trapiące przedsiębiorstwo. Z drugiej strony na rynku pojawiają się najlepsze praktyki dedykowane poszczególnym sektorom, wyrażane np. poprzez definicję procesów i wskaźników służących ich optymalizacji. Nowoczesne systemy ERP implementują know-how. Klienci oczekują, że wraz z wdrożeniem wiedza zaszyta w systemie przyniesie korzyści i przyspieszy zwrot z inwestycji. Jest też kwestia dostępności systemów. Coraz częściej małe i średnie firmy poprzez wdrożenie ERP mogą czerpać z wiedzy kiedyś dostępnej tylko dla dużych korporacji.

W.R.: Na pewno potencjalni klienci zwracają uwagę na doświadczenie dostawcy i firmy wdrożeniowej. Wiele firm, porządkując procesy, dostosowuje sposób działania własnej organizacji do standardowo zaimplementowanego w systemie modelu opartego na setkach czy tysiącach wdrożeń. Indywidualne często pozostają procesy decydujące o przewadze nad konkurencją. Potwierdza to, że polski rynek jest coraz bardziej dojrzały i świadomy.

R.K.: Klienci lubią korzystać z czyjegoś doświadczenia, zwłaszcza jeśli rozwiązanie sprawdziło się w firmie o podobnym profilu. Jest to element bezpieczeństwa. Z drugiej strony to wada, bo jeśli wszyscy mają to samo, wtedy trudniej jest zbudować przewagę rynkową.

P.T.: Wiele firm, porządkując procesy, dostosowuje się do wzorców, które sprawdzają się w setkach czy tysiącach przedsiębiorstw. To kolejny dowód, że stajemy się rynkiem dojrzałym.

P.W.: Skuteczne działanie w dzisiejszych realiach często wymaga dynamicznego zarządzania całymi łańcuchami wartości biznesowej. Jakie mechanizmy nabierają szczególnego znaczenia?

P.T.: Ważna jest sprawna komunikacja między interesariuszami w łańcuchu

- między dostawcami a nami, albo między fabrykami. W nowoczesnych systemach to standard. Podobnie obsługa magazynów wysokiego składowania.

S.W.: System ERP to serce infrastruktury informacyjnej przedsiębiorstwa, jednak zapotrzebowanie na konkretne funkcje jest pochodną specyfiki branżowej. Inne procesy i wskaźniki będą obsługiwane w transporcie, logistyce czy produkcji, inne w usługach profesjonalnych. Od strony funkcjonalnej zawsze będziemy mieli podobny zbiór funkcji - integracja, raportowanie, funkcje analityczne czy obsługa i monitorowanie procesów. Ważne, aby system umożliwiał zamodelowanie całej orkiestracji procesów - płynne przejście od zebranych w nim transakcji i informacji, poprzez porządkowanie tych danych i obsługę procesów biznesowych, automatyzację BackOffice i księgowości, do analizy i monitoringu (pomiaru procesów, analizy wskaźników i monitorowania efektywności).

P.W.: Dziękuję za udział w dyskusji.