Przygotowanie, wdrożenie i przede wszystkim solidne realizowanie planu backupowania oraz archiwizowania danych powinno być standardem w każdej nowoczesnej organizacji. Ale prawda jest taka, że w wielu firmach bywa z tym bardzo różnie - problemem jest często choćby poprawne zdefiniowanie obu tych procesów (backup i archiwizacja bywają mylone lub uważane za tożsame).

Celem archiwizacji jest długoterminowe przechowywanie danych nieaktywnych (tzn. niewykorzystywanych w bieżącej pracy firmy), które z jakiegoś powodu powinny pozostać zachowane. Powodem mogą być np. zobowiązania nakładane przez regulatora rynkowego lub ustawodawcę czy też polityka danej firmy. Dane z archiwum wykorzystuje się np. podczas kontroli, sprawdzania faktów z historii firmy czy przygotowywania raportów.

Tymczasem backup to zupełnie coś innego. To trwający praktycznie nieustannie proces, którego celem jest stałe lub cykliczne wykonywanie kopii danych, w celu zapewnienia ciągłości pracy firmy oraz dostępu do danych niezbędnych do pracy. Kopie zapasowe danych tworzy się w tym przypadku po to, by w razie jakiejś awarii móc błyskawicznie je przywrócić i zapewnić pracownikom warunki konieczne do dalszej pracy. Są to więc kopie danych, które są aktualnie wykorzystywane w bieżącej pracy.

Backup na co dzień

Jak już wspomnieliśmy, stworzenie skutecznego systemu backupu danych jest nie lada wyzwaniem. Pierwszym krokiem zawsze powinna być analiza potrzeb danej firmy i zdefiniowanie oczekiwań użytkowników - tzn. zdecydowanie, które dane powinny być kopiowane w pierwszej kolejności, a także określenie parametrów RTO oraz RPO (Recovery Time Objective - określa czas, jaki będzie potrzebny na odzyskanie danych w przypadku awarii; Recovery Point Objective - określa, jakie dane będą przywracane w pierwszej kolejności).

Ważne jest również, by na tym etapie zdecydować, jak często ma być wykonywana kopia zapasowa danych - czy ma to być proces nieustający, czy też powtarzany cyklicznie (a jeśli zdecydujesz się na ten drugi wariant - to jak często: raz na godzinę/dobę itp.). Druga sprawa to określenie, jak długo ma być przechowywana kopia zapasowa danych informacji. Odpowiedzi na wszystkie te pytania będą zależały od wielu czynników, m.in. branży, w której działa organizacja, typów przetwarzanych danych, możliwości finansowych i operacyjnych itp.