Duża popularność systemów geoinformacyjnych wynika niewątpliwie z faktu, iż ok. 80% wszystkich informacji związanych jest z otaczającymi nas obiektami przestrzennymi w świecie rzeczywistym. Systemy GIS bez wątpienia są w wielu dziedzinach życia bardzo potrzebne, lecz wdrożenie GIS nie jest rzeczą prostą i różni się od wdrożeń innych systemów informatycznych. Głównie tym, iż do systemu muszą zostać wprowadzone ogromne ilości danych geoprzestrzennych, w przeciwnym razie będzie on bezużyteczny. Pomimo że na rynku pojawiają się coraz bardziej zaawansowane technologicznie rozwiązania informatyczne do tworzenia systemów GIS, a ich obsługa staje się coraz łatwiejsza, nie wszystkie projekty kończą się pełnym sukcesem. Przed rozpoczęciem wdrożenia należy mieć świadomość, że wdrożenie systemu geoinformacyjnego to nie zakup gotowego produktu, lecz - dla prawie każdej instalacji - inna konfiguracja oraz inne powiązania danych opisowych z przestrzennymi. Systemy geoinformacyjne zwykle zarządzają bowiem nie tylko danymi przestrzennymi, ale również danymi opisowymi, które powinny być ze sobą ściśle zintegrowane. Tak jak w świecie realnym, tak i w środowisku GIS obiekty mogą być zależne od innych (zależności bazodanowe), jak również mieć obiekty podrzędne, i to nie tylko na poziomie obiektów posiadających dane opisowe, ale także przestrzenne. Cechą profesjonalnych systemów geoinformacyjnych jest nierozerwalnie z nimi powiązana interakcja pomiędzy geometriami, dzięki czemu obiekty odwzorowywane w systemie łączą się w aktywne ciągi topologiczne. Wdrożenie systemu geoinformacyjnego często nie ogranicza się tylko do wspomagania poszczególnych procesów biznesowych, ale często również wymaga przemodelowania wielu z nich, tak aby były one optymalne zarówno z punktu widzenia organizacji, jak i potrzeb klienta.

Budżet projektu GIS

Niezwykle ważne jest zaplanowanie środków finansowych potrzebnych na wdrożenie systemu geoinformacyjnego, które trudno jest precyzyjnie określić bez posiadania opracowanego projektu technicznego. Całościowy budżet projektu zależy bowiem od zakresu systemu, ilości interfejsów z innymi systemami zewnętrznymi, ilości danych do pozyskania oraz sposobu ich pozyskania (migracja, paszportyzacja, inwentaryzacja). Jak wynika z doświadczeń firm wdrażających tego typu systemy, biorąc pod uwagę sumaryczny koszt zakończonego sukcesem wdrożenia (czyli system plus dane, szkolenia użytkowników, sprzęt i licencje) to pozyskanie danych może wielokrotnie przewyższać koszt oprogramowania i sprzętu. Przykładowo, koszt pozyskania danych ewidencyjnych z map analogowych dla średniego powiatu liczącego około 100 tys. działek wynosi w przybliżeniu 1,5 mln zł, podczas gdy łączne nakłady na sprzęt i oprogramowanie zwykle nie powinny przekroczyć 10 % tej kwoty. Tak duży udział kosztów pozyskania danych w całym projekcie oraz trudność z ich precyzyjnym oszacowaniem na etapie planowania powodują dużą odmienność wdrożeń systemów geoinformacyjnych. Trudności w oszacowaniu kosztów oraz harmonogramu procesu pozyskania danych są główną przyczyną tego, że tylko co trzecie wdrożenie projektu GIS kończy się w założonym czasie i budżecie. Niezwykle ważne jest, aby na etapie planowania systemu GIS przewidzieć konieczność zapewnienia zasobów na utrzymanie systemu, tj. jego bieżącą obsługę i aktualizację danych oraz zapewnienie niezawodnej pracy. Najmniejszy wkład w całościowy koszt sytemu geoprzestrzennego ma zwykle teleinformatyczna infrastruktura sieciowa (na ogół wystarcza ta już istniejąca w przedsiębiorstwie) i sprzęt. Dodatkowe zakupy, które trzeba przewidzieć w budżecie projektu to zwykle urządzenia mobilne (tablety i PDA) oraz odbiorniki GPS. Ceny licencji na oprogramowanie zależą od liczby użytkowników, a ta jest możliwa do precyzyjnego określenia dopiero na dalszym etapie wdrożenia, choć niekiedy firmy żądają tzw. licencji otwartych obejmujących wszystkich pracowników danego przedsiębiorstwa. Dzięki wykorzystaniu bezpłatnego oprogramowania GIS, którego możliwości stale rosną, można zmniejszyć koszty całego projektu. Istnieje też możliwość zmniejszenia budżetu projektu poprzez skorzystanie z dofinansowania z funduszy ze środków krajowych i unijnych.