Pięć porad dla użytkowników Sharepointa

Sharepoint jest obecny w wielu firmach, gdzie pełni zadanie lokalnego centrum komunikacji. Oto działania, które usprawnią wykorzystanie podstawowych funkcji tej platformy.

Pięć porad dla użytkowników Sharepointa
Chociaż Sharepoint 2010 na dobre zagościł w firmach, nadal nie wszyscy korzystają z opcji, które usprawnią komunikację w przedsiębiorstwie. Oprócz składowania treści i wiadomości platforma ta może bardzo ułatwić wymianę plików w firmie - jedną z możliwości, których nie dostarczy prosty serwer, są informacje o zmianach w opublikowanych dokumentach, dostosowane widoki zawartości, wspólne kalendarze oraz możliwość importu arkuszy Excela.

Ustawić alerty

Sharepointa można skonfigurować tak, by wysyłał powiadomienie e-mailem lub wiadomością SMS, gdy wybrane zasoby biblioteki zostaną zmienione. Mechanizm powiadomień sprawia, że nie trzeba będzie regularnie zaglądać do zasobów w poszukiwaniu zmian.

Do ustawienia powiadomień służy okno New Alert, gdzie ustawia się tytuł powiadomienia, sposób jego dostarczenia (e-mail lub SMS, jeśli ta opcja jest dostępna), zdarzenia powodujące jego wygenerowanie oraz czas, po którym wiadomość zostanie wysłana. Powiadomienie dotyczy kontekstu i może być wyzwolone przez dowolną zmianę, dodanie nowego obiektu, zmian w istniejących obiektach lub przy ich usuwaniu. Można także określić obiekty, które podlegają monitorowaniu - alert może być wysłany w przypadku zmian w dowolnym obiekcie, w wybranym dokumencie, a także w dokumencie wysłanym lub ostatnio edytowanym przez danego użytkownika. Wiadomość utworzona zgodnie z powyższymi regułami może być dostarczona natychmiast po zaistnieniu zdarzeń, które ją wywołują, ale możliwe są także zbiorcze powiadomienia wysyłane raz dziennie czy raz w tygodniu, przy czym można określić także godzinę ich wysyłania.

Dostosować widoki i kolumny

W miarę potrzeb warto skorzystać z możliwości dostosowania widoku danych zasobów, wybierając potrzebne kolumny. Niekiedy warto śledzić nieco więcej informacji, niż Sharepoint wyświetla w domyślnych ustawieniach. Można dodać listę wyboru zawierającą najczęściej wybierane opcje widoku zależne od stanu danego dokumentu lub jego cyklu życia. Dodanie list umożliwi łatwe wyselekcjonowanie przez pracowników dokumentów, które jeszcze wymagają pracy.

Nowej kolumnie można nadać nazwę, ustalić wartość domyślną, można ją również dodać do domyślnego widoku, by użytkownicy od razu ją zauważyli. Udaje się też wymusić wprowadzenie wartości do danej kolumny przy publikowaniu nowego dokumentu, np. za pomocą wyboru odpowiedniej opcji z listy.

Do niektórych zadań lepszy jest Eksplorator Windows

Jeśli zadanie wymaga publikacji dużej liczby obiektów, znalezienie każdego z nich w oknie drag and drop byłoby kłopotliwe; to samo dotyczy kopiowania plików do innej lokalizacji, takiej jak nośnik wymienny. Aby ułatwić zadania, wygodniej jest korzystać z widoku eksploratora w lokalnej stacji roboczej. W tym celu należy wywołać otwarcie zawartości Sharepointa w lokalnej przeglądarce plików (Eksplorator Windows). Zależnie od ustawień dostępu, będzie można nie tylko wyświetlić zawartość, ale także kopiować, wklejać i przenosić treść z lokalnej stacji roboczej do zasobów Sharepointa i vice versa. Opcja ta nie będzie jednak działać jedynie w sieci lokalnej firmy lub z użyciem VPN.

Eksportować dane z Excela

W firmach, które wdrożyły Sharepointa, często dochodzi do tego, że potrzebne informacje już znajdują się w arkuszu kalkulacyjnym (np. kontakty czy listy związane z projektami i ich statusami). Jeśli tym arkuszem jest Excel 2010, można bez problemu wyeksportować arkusz do Sharepointa bez konieczności ręcznej konwersji - po wybraniu opcji importu oraz zakresu komórek proces konwersji zostanie przeprowadzony przez Excela samoczynnie i dane znajdą się w bazie Sharepointa. Następnym krokiem jest ewentualne dostosowanie widoku, zmiana kolejności kolumn i inne podobne zadania. Za pomocą importu arkuszy kalkulacyjnych można przenieść do Sharepointa bardzo wiele informacji, np. dotyczących statusu pracy danej grupy roboczej, listy dokumentów lub kontaktów, oszczędzając mnóstwo pracy związanej z ręczny importem.

Utworzyć główny kalendarz

Aby ułatwić pracę grupy roboczej, warto utworzyć wspólny kalendarz z innych kalendarzy zagnieżdżonych w strukturze portalu Sharepointa. W ten sposób można połączyć do dziesięć kalendarzy indywidualnych, tworząc w ten sposób jeden spójny, zawierający połączone informacje z każdego z nich jednocześnie. Aby ułatwić pracę z grupowym kalendarzem, informacje pochodzące z różnych kalendarzy są wyróżniane osobnymi kolorami, podobnie jak w Outlooku. Przy łączeniu kalendarzy należy podać informacje o każdym z kalendarzy składowych (nazwa, opis) oraz link. Wspomniane łącze dotyczy lokalizacji nie tyle kalendarza, ile portalu, i podlega rozwiązaniu do właściwego URL. Jeśli w tej stronie znajduje się więcej kalendarzy, należy wybrać te, które podlegną nałożeniu i "później utworzą główny kalendarz dla grupy roboczej.

Na podstawie: Jonathan Hassell, "5 tips for working with SharePoint 2010", Computerworld, 11 grudnia 2012

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200