Spółdzielnia ROTR jest dynamicznie rozwijającą się firmą średniej wielkości, która skupia się na produkcji przetworów mlecznych. Działy niezwiązane z podstawową działalnością stanowią wsparcie dla obszarów produkcyjnych. Odnosi się to i do działu IT, który jest jednoosobową strukturą organizacyjną.

W ostatnich latach firma dynamicznie się rozwijała, rosły moce przerobowe, uruchamiano nowoczesne linie produkcyjne, poszerzano asortyment. Rosnący biznes przestał się mieścić w ramach wykorzystywanych rozwiązań IT. Wymagający obszar integracji działań sprzedażowych z planowaniem produkcji, ograniczone możliwości śledzenia partii towarów w łańcuchu logistycznym, brak pełnej informacji zarządczej - ograniczały szanse na dalszy rozwój biznesu. "W branży spożywczej liczy się czas. Dlatego decyzja zapadła szybko. Zarząd Spółdzielni zdecydował o wdrożeniu zintegrowanego systemu SAP" - mówi Ryszard Piotrowski, specjalista ds. informatyki w ROTR Spółdzielni Mleczarskiej.

Partie pod kontrolą

W listopadzie 2008 r. rozpoczęto proces wdrażania systemu SPRINT, rozwiązania SAP dla firm średniej wielkości oferowanego przez spłkę 7milowy. Na początku maja 2009 r. spółdzielnia rozpoczęła użytkowanie funkcjonalności systemu w zakresie: finansów, kontrolingu, sprzedaży i dystrybucji, gospodarki materiałowej, planowania produkcji, kadr i płac.

Uruchomienie wspomagania planowania produkcji pozwoliło uporządkować procesy produkcyjne. Wprowadzono elektroniczną rejestrację produkcji, umożliwiającą efektywniejsze dzienne rozliczenia zużycia surowca. System pozwala na automatyczne rejestrowanie przy skupie mleka ważnych parametrów, takich jak jednostki tłuszczu i jednostki plazmy.

Inną funkcjonalnością jest zintegrowane zarządzanie partiami towarów i surowców. Identyfikacja partii w całym procesie logistycznym jest bardzo prosta. To istotne, bo organy kontroli sanitarnej w każdej chwili mogą zażądać szczegółowych informacji o produktach z danej partii, od hodowcy czy wytworzonych w danym dniu. Identyfikowanie partii ma znaczenie przy obsłudze reklamacji lub gdy trzeba wycofać z obrotu produkty wytworzone na bazie danej partii surowca, a dostarczone już do odbiorców.

Zarządzanie partiami pozwoliło uporządkować pracę magazynu. Magazynier może jedną operacją w systemie dokonać przesunięcia materiału niezbędnego do zaspokojenia wszystkich zapotrzebowań produkcyjnych wynikających z określonego terminu. "Fakt, że obecnie planujemy produkcję za pomocą systemu SAP, przyczynia się do pełniejszego odzwierciedlenia norm jakościowych i standardów obowiązujących naszą branżę" - podkreśla Mariusz Trojakowski, prezes zarządu ROTR Spółdzielni Mleczarskiej.

Dla dostawców i odbiorców

W branży ważna jest obsługa kontraktacji, skupu i rozliczeń z dostawcami. W Spółdzielni ROTR rozliczenia z dostawcami mleka prowadzone są w systemie Mikrodom 2000, przeznaczonym dla spółdzielni i zakładów mleczarskich skupujących mleko od producentów. Aplikacja została zintegrowana z systemem SAP przez firmę 7milowy. Dzięki dwustronnemu interfejsowi dane wymagane do wystawienia faktury dla rolnika są wprowadzane do Mikrodomu lub importowane z systemu SAP. Wystawione faktury i dane finansowe trafiają z Mikrodomu do systemu SAP, w którym jest prowadzona obsługa płatności dla rolników i obsługa finansowo- księgowa.

Ważne było rozwiązanie do elektronicznej komunikacji z systemami IT głównych odbiorców firmy, czyli dużych sieci handlowych. Obecnie poprzez system elektronicznej komunikacji zamówienia najważniejszych klientów Spółdzielni Mleczarskiej trafiają bezpośrednio do systemu SAP w obszarze sprzedaży i dystrybucji. Po zrealizowaniu dostawy system automatycznie generuje fakturę, która poprze system elektronicznej wymiany danych jest wysyłana do odbiorcy. System elektronicznej komunikacji pozwala na efektywniejsze zarządzanie zamówieniami, wyeliminowanie błędów w tym obszarze, usprawnienie i przyspieszenie procesu fakturowania, skrócenie czasu spływu należności od odbiorców.

BI zamiast Excela

Dwa lata po wdrożeniu systemu SAP SPRINT Spółdzielnia zdecydowała się na kolejne wdrożenie. Przy znacznym tempie rozwoju firmy monitorowanie dziennej rentowności sprzedaży produktów stało się pracochłonne i obarczone dużym ryzykiem błędów. Wcześniej stosowane narzędzia do analizy danych nie były w stanie sprostać potrzebom pracowników działu kontrolingu spółdzielni.

Firma gromadziła w systemie SAP SPRINT dane, ale nie mogła z nich korzystać. Dlatego zdecydowano się na wdrożenie narzędzi SAP Business Intelligence - hurtowni danych SAP BW i aplikacji raportowej SAP BusinessObjects. "Po zakończonym z sukcesem wdrożeniu systemu SAP SPRINT, przyszedł czas na optymalizację kolejnych obszarów naszej działalności. W przypadku branży mleczarskiej dane o wielkości marż czy kosztów wytworzenia pojedynczego produktu są newralgicznymi informacjami. Również nasze dotychczasowe narzędzia wykorzystywane do analiz stały się niewydolne. Stąd decyzja o rozbudowie rozwiązań SAP o narzędzia analityczne. SAP Business Intelligence pozwoli nam podejmować decyzje w oparciu o aktualne i wysokiej jakości dane, uwzględniające zachodzące na rynku zmiany. Głównym celem projektu była optymalizacja zarządzania finansami oraz sprzedażą" - mówi Mariusz Trojakowski, prezes zarządu Spółdzielni Mleczarskiej ROTR.

Firmie zależało na integracji danych pochodzących z różnych obszarów systemu SAP ERP w jednym repozytorium, które umożliwiłoby łączne raportowanie danych w prosty i przejrzysty sposób. Ważnym elementem projektu było zintegrowanie danych funkcjonujących poza systemem SAP, które były gromadzone w plikach MS Excel. Firma chciała mieć narzędzie, które umożliwi elastyczne i wielowymiarowe analizy z wizualizacją i efektywną prezentacją danych.

Wdrożenie systemu BI rozpoczęto w styczniu 2012 r. W kwietniu uruchomiono codzienne ładowanie danych, co umożliwiło pracownikom ROTR aktywne korzystanie z systemu SAP BW za pośrednictwem funkcji SAP BusinessObjects. Narzędzie jest dostępne poprzez przeglądarkę internetową. "Zależało nam na otrzymaniu zaawansowanego narzędzia z dużymi możliwościami, które będzie łatwe i przyjazne w obsłudze" - mówi Mariusz Trojakowski. Głównymi korzyściami z wdrożenia systemu BI jest oszczędność czasu przy generowaniu raportów i mniejsze ryzyko wystąpienia błędów.

Wdrożenie SAP BW przyczyniło się do uelastycznienia analiz w raportach. Dotychczas analiza w tych wymiarach była utrudniona ze względu na konieczność korzystania z różnych danych źródłowych systemu transakcyjnego i dokonywania dodatkowych przeliczeń. "Jeżeli chcemy aktywnie konkurować o klientów, musimy dysponować precyzyjnymi danymi biznesowymi. Czas narzędzi MS Excel odchodzi do lamusa, szczególnie dla firm pretendujących do umacniania swojej pozycji na rynku. Firmy średniej wielkości powinny inwestować w narzędzia analityczne, bo dane na temat kosztów produkcji, struktury klientów czy nierentownych produktów generowane ze starych rozwiązań IT mogą być nieprecyzyjne. SAP BI pomoże nam odnaleźć utracone złotówki" - dodaje Mariusz Trojakowski.

Stawiają na outsourcing

Mimo że Spółdzielnia korzysta z tak zaawansowanych systemów informatycznych, jej dział IT jest jednoosobowy. "W czasie wyboru systemu ERP nie mieliśmy rozbudowanej infrastruktury sprzętowej, zaplecza technicznego czy wieloosobowego zespołu z kompetencjami w zakresie IT. Gdy rozpoczęliśmy poszukiwania systemu ERP, doszliśmy do wniosku, że wewnętrzne zasoby IT nie powinny nas ograniczać. Stąd decyzja, by przy wyborze systemu ERP nie oglądać się na wewnętrzne zasoby IT" - tłumaczy Ryszard Piotrowski, specjalista ds. informatyki w Spółdzielni Mleczarskiej ROTR. Firma zdecydowała się na przekazanie systemu SAP, a później innych elementów firmowej informatyki w ręce partnera zewnętrznego. Koszty budowy zespołu administratorów SAP wewnątrz ROTR, zakupu platformy sprzętowej, przygotowania pomieszczeń na serwerownię byłyby wyższe niż koszty współpracy z partnerem outsourcingowym.

W modelu outsourcingu jest nie tylko system ERP. "Tak wdrażaliśmy system SAP i w taki sam sposób realizujemy politykę outsourcingu. Pierwszym kontraktem outsourcingowym była współpraca w hostingu i administracji SAP z Centrum Outsourcingowym BCC. Po kilku miesiącach rozszerzyliśmy współpracę o outsourcing sieci WAN" - mówi Ryszard Piotrowski. Model outsourcingowy doskonale sprawdza się w ROTR, dlatego obecnie wszystkie systemy SAP w firmie są obsługiwane przez Centrum Outsourcingowe BCC.

Ryszard Piotrowski mówi, że w tym modelu docenia przewidywalność kosztów. Może planować budżety na bazie stałych kwot utrzymania systemów. Kolejne argumenty to gwarantowana wysoka dostępność i wydajność systemu. Systemy są w profesjonalnych rękach, co przekłada się na wysoki poziom bezpieczeństwa naszych rozwiązań. "Ostatnie cztery lata wykorzystaliśmy na przeprowadzenie kompleksowego procesu informatyzacji spółki. Intensywny okres prac nad naszymi systemami IT mamy zamknięty. Skupiamy się na maksymalnym wykorzystaniu potencjału posiadanych rozwiązań SAP - szkoleniach pracowników i drobnych pracach rozwojowych" - podsumowuje Ryszard Piotrowski.