Ruch w dobrym kierunku
- 28.09.2012
Ruch należy do nielicznych przedsiębiorstw, które prowadzą tak skomplikowane projekty IT i tak logicznie ze sobą powiązane. Można powiedzieć, że informatyka podniosła tę firmę z kolan.
FINALISTA KONKURSU: Handel i usługi
Jarosław Serba, dyrektor wykonawczy IT Ruchu
Dzięki modernizacji kas POS kioskarze za pośrednictwem jednej aplikacji zyskali łatwy dostęp do szerokiej gamy nowych produktów: doładowań GSM, płatności za rachunki, kart przedpłaconych. Spółka podniosła w ten sposób marżę z oferowanych produktów, przy równoczesnym obniżeniu kosztów.
Bilans otwarcia nie wypadał korzystnie. 16 regionalnych oddziałów działało w stylu luźnej federacji. Każdy miał własną księgowość, prowadził niezależną politykę zakupową, po swojemu budował ofertę i po swojemu próbował ją sprzedawać. Jeśli centrala miała w ogóle jakieś informacje z regionów, to zwykle albo niepełne, albo zdezaktualizowane.
Nowy zarząd, powołany we wrześniu 2010 r., nawet nie był w stanie stwierdzić, co jest w Ruchu rentowne, a co nie. "W 99% to był efekt braku spójnych systemów: informacyjnego i informatycznego" - ocenia dyrektor wykonawczy IT Jarosław Serba, w Ruchu od października 2010 r.
W marcu 2011 r. ruszyły trzy wielkie projekty informatyczne.
ERP, workflow i księgowość
Ruch w liczbach
8 mln klientów każdego dnia
40% udziału w rynku kolportażu prasy
6 tys. tytułów prasowych w ofercie
23 tys. punktów, do których Ruch dostarcza prasę
3200 kiosków we własnej sieci
3200 kiosków ściśle współpracujących
Wdrożenie SAP doprowadziło do tego, że RUCH zyskał wspólną bazę podstawowych danych (asortyment, kontrahenci, sieć sprzedaży). Możliwe stało się szybkie raportowanie o sprzedaży FMCG. Z księgowości zniknęły papiery i ręczne przetwarzanie. Dokumenty powstają teraz online lub na podstawie danych z interfejsów do sprzedaży kioskowej, kolportażu i prenumeraty. Nawet faktury są weryfikowane i akceptowane elektronicznie.
Komputerowe kasy fiskalne
Tak zorganizowany system informacyjny wymaga sprawnego zasilania danymi. Ich dopływ miał zapewnić drugi projekt: wyposażenie punktów sprzedaży w nowoczesne kasy. Stanęły one w 3200 kioskach własnych Ruchu (kolejne 3200 jest prowadzonych przez ajentów, którzy sami decydują m.in. o kasach i części asortymentu; dodatkowo Ruch jest hurtowym dostawcą dla sklepów z sieci partnerskiej).
Wprowadzenie komputerowych kas miało też usprawnić sprzedaż. Każda transakcja zostaje zarejestrowana przez czytnik kodu kreskowego. Tak powstaje informacja o sprzedaży i zapasach w kioskach, która pozwala zoptymalizować zakupy centralne, np. przez ograniczenie dostaw tych, które słabo się sprzedają.
Wraz z nowymi kasami pojawiły się narzędzia do zarządzania sprzedażą (asortymentem, cenami, promocjami, z uwzględnieniem różnic lokalnych). Z kolei centrum usług księgowych zostało zasilone płynącymi z kas informacjami finansowymi. Automatycznie wyliczana jest prowizja sprzedawcy, gromadzone są informacje o wpłatach i wypłatach, anulowaniu paragonów czy godzinach pracy ajenta.
Kasy umożliwiają także wprowadzanie nowych usług (doładowanie kart płatniczych, usługi kurierskie, a nawet doładowanie baterii w telefonie).
Zarządzanie detalem
Skomputeryzowanie kiosków nie zdałoby się na wiele, gdyby w centrali nie wprowadzono odpowiednich systemów wsparcia. Dlatego działy odpowiadające za sprzedaż detaliczną wyposażono w narzędzia do analityki i zarządzania siecią kiosków. Tu także dział IT postawił na rozwiązania SAP: SAP Retail, SAP SCM, SAP Business Intelligence.
Taka platforma w połączeniu z nowoczesnymi kasami fiskalnymi umożliwia prowadzenie pełnej gospodarki magazynowej, zarządzanie zapasami i utrzymywanie ich odpowiedniego poziomu, optymalizację asortymentu, cen i marży, zarządzanie promocjami, ich rozliczanie i wreszcie usprawnienie wielu dodatkowych procesów na styku obszarów detalu, logistyki, hurtu, zakupów i księgowości.
Ruch wprowadza obecnie zmiany w procesach i narzędziach wspierających dział prasy, tak aby zwiększać sprzedaż i ograniczać zwroty. Rozwiązania, nad którymi pracuje dział IT, mają o ok. 40% zmniejszyć liczbę reklamacji.