Prestige Dent to nowoczesna klinika stomatologiczna. Domeną działalności spółki jest wysoki poziom obsługi klienta, a także jakość i innowacyjność opieki stomatologicznej. Do minimum ograniczone są również opóźnienia wobec planowanych terminów wizyt. Realizacja tych założeń w dużej mierze opiera się na wykorzystywanych w firmie zintegrowanych narzędziach biznesowych.

Potrzeba wdrożenia systemu klasy ERP w firmie Prestige Dent wynikała z konieczności uporządkowania i integracji informacji na temat kluczowych procesów biznesowych. Mowa tu zarówno o typowych procesach zarządczych, jak i działaniach prowadzonych w gabinetach dentystycznych. Poszukiwano oprogramowania, które z jednej strony zaspokoi potrzeby informacyjne kadry zarządzającej i zarządu spółki, a z drugiej pozwoli na optymalizację pracy specjalistów oraz usprawnienie poziomu zarządzania relacjami z klientami. Nowy system miał konsolidować informacje na temat finansów oraz potrzeb materiałowych. Konieczne było też usprawnienie obiegu informacji biznesowych oraz medycznych. Bardzo skonkretyzowane oczekiwania dotyczyły także elastyczności narzędzia informatycznego, które miało być w przyszłości rozbudowywane pod kątem specyfiki branży medycznej. Oczekiwano również dedykowanych funkcji, które pozwolą na bardziej efektywną organizację pracy zespołu stomatologów i kadry pomocniczej. Pierwotnie pod uwagę brano głównie rozwiązania dedykowane dla branży medycznej. Ostatecznie jednak podjęto decyzję o zakupie i wdrożeniu systemu SAP Business One.

Zobacz również:

• Trendy i wyzwania dla przedsiębiorców w 2024 roku – ekspercka analiza Comarch

Oprogramowanie wybrano ze względu na chęć wdrożenia dodatkowych funkcji stworzonych na potrzeby Prestige Dent. Inne brane pod uwagę aplikacje nie dawały zaś możliwości ich uruchomienia. Wdrożenie systemu powierzono specjalistom firmy Altab.

Bez dziur w terminach

Prace nad wdrożeniem systemu trwały 12 miesięcy. W tym okresie dokonano m.in. analizy możliwości systemu oraz jego rozbudowy o dedykowane narzędzia stworzone pod kątem potrzeb spółki Prestige Dent. "Największym wyzwaniem okazało się dostosowanie systemu do specyfiki branży. Jesteśmy pierwszą w Polsce placówką medyczną, która wdrożyła taki system ERP. Każda dodatkowa funkcjonalność wymagała szczegółowej analizy, przygotowania informatycznego, a następnie wnikliwego testowania oraz wprowadzania ewentualnych zmian" - mówi Eugeniusz Nosow, prezes zarządu firmy Prestige Dent. Obecnie - opracowany pod kątem specyfiki mniejszych podmiotów - system SAP Business One integruje wszystkie najważniejsze procesy biznesowe Prestige Dent - m.in. finanse, księgowość, gospodarkę materiałową, obszar zarządzania relacjami z klientami, a także prowadzenie dokumentacji medycznej.

Funkcjonalność wykorzystywanego w klinice Prestige Dent oprogramowania SAP Business One pozwala m.in. na sprawne planowanie wizyt, zarządzanie grafikiem zadań poszczególnych specjalistów, rejestrację wizyt pacjentów, a nawet identyfikację opóźnień. Dzięki uporządkowaniu informacji biznesowych w ramach jednego systemu możliwe stało się skrupulatne planowanie całego cyklu leczenia. Po dokładnej diagnozie pacjent otrzymuje pełny harmonogram wizyt wraz ze szczegółowymikosztami leczenia. Każdy pacjent ma też jednego lekarza prowadzącego, który koordynuje leczenie i zabiegi wykonywane przez ekspertów z różnych dziedzin stomatologii.

Krócej na fotelu

Z systemu SAP Business One korzystają wszyscy pracownicy firmy - od zarządu i administracji, przez zespół lekarski, aż po asystentki i pracowników rejestracji. System ERP stał się wręcz źródłem przewagi konkurencyjnej wrocławskiej przychodni. "Polityka naszej firmy zakłada, że harmonogram wizyt powinien być zaplanowany już na początku leczenia, wszystkie zabiegi powinny rozpoczynać się punktualnie, a leczenie - przebiegać sprawnie i precyzyjnie. System ERP pomaga w realizacji tej polityki" - podkreśla Eugeniusz Nosow.

System ERP wspiera ponadto gromadzenie i przetwarzanie dokumentacji medycznej, zarządzanie receptami, ułatwia raportowanie w zakresie historii leczenia poszczególnych pacjentów, a także pełni rolę bazy danych dla niezbędnej dokumentacji medycznej. Bezpośrednio z systemu ERP dostępne są m.in. diagramy uzębienia i materiały radiologiczne. "Takie podejście gwarantuje, że wszystkie materiały diagnostyczne - obrazy z tomografii komputerowej, zdjęcia panoramiczne i zdjęcia RVG - są dostępne łatwo i z każdego gabinetu" - dodaje Eugeniusz Nosow. SAP Business One jest również zintegrowany z narzędziami pozwalającymi automatycznie generować przypomnienia rozsyłane pacjentom za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w formie wiadomości SMS. Wspierane są też mechanizmy z zakresu ofertowania i zarządzania promocjami. Prezes zarządu firmy Prestige Dent zapowiada również zamiar rozwoju funkcjonalności oprogramowania.

Diagnozy i analizy

W przypadku firmy Prestige Dent w miejsce spotykanych w typowych firmach, zintegrowanych z ERP narzędzi analityki biznesowej zajmują wyspecjalizowane systemy diagnostyczne, które w ogromnym stopniu ułatwiają pracę lekarzy stomatologów. Firma Prestige Dent jako jedna z pierwszych na Dolnym Śląsku wdrożyła oprogramowanie Planmeca Romexis pozwalające na sprawne przetwarzanie dwu-, i trójwymiarowych obrazów tomografii komputerowej. Gromadzone w ten sposób dane mogą być poddawane wielowymiarowym analizom. Wrocławska spółka korzysta również z wyspecjalizowanego oprogramowania wspomagającego leczenie implantologiczne. Aplikacja Facilitate firmy Materialise Dental wspiera planowanie zabiegów implantologicznych z wykorzystaniem trójwymiarowych obrazów z tomografii komputerowej.

Niewykluczone, że już niebawem w gabinetach wrocławskiej firmy funkcjonować będzie również wyspecjalizowany system multimedialny, którywesprzedziałania informacyjne w zakresie planowanych zabiegów. Dzięki niemu możliwe będzie opracowanie prezentacji sposobów leczenia najlepiej dobranych do sytuacji poszczególnych pacjentów, którzy zyskają podstawową wiedzę na temat przebiegu leczenia.