W powstałej z połączenia dwóch firm odzieżowych spółce Vistula&Wólczanka (V&W) wdrożono sześć lat temu system zintegrowany Microsoft Dynamics NAV. To rozwiązanie było wystarczające do 2008 roku, kiedy doszło do fuzji z firmą W.Kruk, zajmującą się produkcją i sprzedażą biżuterii. Zmiany własnościowe i organizacyjne, a wraz z nimi poszerzenie nie tylko skali, ale i rodzajów prowadzonej działalności, spowodowały konieczność istotnej rozbudowy systemu. Zarząd nowo utworzonej spółki Vistula Group potrzebował dostępu do pełnej informacji na temat działalności zarówno w branży odzieżowej, jak i jubilerskiej.

Początkowo działalność na rynku odzieży i biżuterii była prowadzona niezależnie. Operacyjnie marki odzieżowe Vistula i Wólczanka oraz markę jubilerską W.KRUK obsługiwały dwa odrębne piony biznesowe spółki działającej pod nazwą Vistula Group. Wspólne były głównie procesy rozliczania kosztów i sprzedaży. Pełna integracja biznesu okazała się niemożliwa bez dokonanych w 2011 roku istotnych zmian w środowisku informatycznym spółki.

Paląca potrzeba integracji

W ramach połączonych struktur spółek Vistula&Wólczanka i W.Kruk konieczne okazało się zintegrowanie środowiska IT - zarówno na poziomie infrastruktury, jak i rozwiązań operacyjnych. Pojawiło się wówczas pytanie: jak zmienić wykorzystywany system ERP wspierający dotychczas jedynie działalność na rynku modowym, aby stał się skutecznym narzędziem wsparcia również dla produkcji i sprzedaży biżuterii? Władzom powstałej po fuzji dwóch firm spółki Vistula Group zależało na ujednoliceniu procesów biznesowych i infrastruktury informatycznej. "Chcieliśmy skonsolidować wszystko, co tylko było możliwe. Zależało nam na posiadaniu jednego systemu wspierającego całą działalność firmy i pracę wszystkich użytkowników w sposób odpowiedni dla specyfiki ich zadań" - podkreśla Robert Jagucki, dyrektor IT w Vistula Group.

Należało doprowadzić do tego, aby system ERP jednakowo efektywnie obsługiwał dwa różne, rządzące się własnymi prawami obszary działalności - na rynku modowym i jubilerskim. Spółka W.Kruk, jeszcze jako samodzielny podmiot, w produkcji wykorzystywała ograniczone rozwiązanie informatyczne. Trzeba więc było albo zdecydować się na zakup nowego systemu, który sprostałby nowym wymaganiom połączonych firm, albo podjąć trud rozbudowy systemu już używanego w grupie. Istotnym kryterium, które brano pod uwagę przy wyborze rozwiązania, był koszt realizacji projektu. Ostatecznie, w połowie 2010 roku, zapadła decyzja o rozszerzeniu funkcjonalności wdrożonego cztery lata wcześniej oprogramowania Microsoft Dynamics NAV na procesy związane z działalnością w branży jubilerskiej. Modernizację oprogramowania powierzono specjalistom z częstochowskiej firmy NAV.COM.

Wdrożenie pod presją

Po wyborze wykonawcy przystąpiono od razu do prac nad dostosowaniem oprogramowania do nowych zadań. "Branża jubilerska jest specyficzna, zwłaszcza w zakresie produkcji. Funkcjonalność systemu wykorzystywanego do obsługi innych marek Grupy Vistula wymagała mocnej rozbudowy" - mówi Robert Jagucki.

W drugiej połowie 2010 roku prowadzone były równolegle prace analityczne i działania wdrożeniowe, mające na celu dopasowanie funkcjonalności systemu Microsoft Dynamics NAV do specyfiki produkcji biżuterii oraz ujednolicenie systemów wspierających sprzedaż detaliczną. Rozbudowa zakresu funkcjonalnego systemu ERP w obszarze modowym musiała być prowadzona równolegle z wdrożeniem nowych narzędzi wspierających salony sprzedażowe W.Kruk. "Największym wyzwaniem była praca pod presją czasu. Grudzień w branży jubilerskiej to czas żniw, więc de facto na przygotowanie i wdrożenie rozwiązania mieliśmy pięć miesięcy. Udało się nam głównie dlatego, że postaraliśmy się maksymalnie wykorzystać to, co mieliśmy już wdrożone w obszarze modowym" - mówi Robert Jagucki.

Dodatkowo konieczne było przeprowadzenie wdrożenia w sposób jak najmniej uciążliwy dla firm z grupy. Komplikacje wynikały też z dużego rozproszenia geograficznego zakładów spółki Vistula Group i związanej z tym konieczności zbudowania sieci VPN. Rozległość grupy wymusiła również wprowadzenie innych rozwiązań, które miały zapewnić sprawny przepływ informacji i dokumentów w firmie. Na to wszystko nałożyła się jeszcze zmiana stawek VAT. "Ułatwieniem było dla nas to, że dobrze znaliśmy system. Wykorzystywaną wcześniej funkcjonalność i procedury zmienialiśmy tylko tam, gdzie było to naprawdę konieczne" - stwierdza Robert Jagucki. Start produkcyjny nowych rozwiązań nastąpił w styczniu 2011 roku.

Dla krawca i jubilera

Z systemu Microsoft Dynamics NAV w firmie Vistula Group korzysta dziś ponad setka pracowników. Oprogramowanie wspiera wszystkie najważniejsze obszary działalności firmy - od finansów i księgowości, przez sprzedaż, zakupy i logistykę, aż po, realizowane według odrębnych procedur, procesy produkcji i gospodarki magazynowej. Ujednolicone i wspierane tymi samymi funkcjami systemu są wszystkie typowe procesy biznesowe firmy. Skonsolidowane zostały m.in. obszary finansowo-księgowe, sprzedażowe, a także działania związane z zaopatrzeniem. W nieco odmienny sposób obsługiwane są natomiast magazyny odzieżowe i jubilerskie. Różnice wynikają m.in. z odrębnych sposobów naliczania wartości zapasów i wyrobów gotowych dla branży jubilerskiej.

Jeszcze bardziej złożona sytuacja jest w obszarze produkcji. "System wspiera produkcję w sposób dwutorowy, w ramach dwóch różnych modeli działania, przy czym produkcja wyrobów jubilerskich jest dużo bardziej skomplikowana. Wynika to po części z faktu, że surowce, metale szlachetne, mogą krążyć w procesie wytwórczym" - opisuje Robert Jagucki.

Na potrzeby spółki Vistula Group wprowadzono do systemu Microsoft Dynamics NAV nowe, specjalne procedury. Dyrektor ds. IT podkreśla, że dostawca nie narzucał w trakcie wdrożenia rozwiązań funkcjonalnych stworzonych na potrzeby innych branż. Parametryzacja systemu dotyczyła przede wszystkim obszaru produkcji. Na specyfikę działalności wytwórczej nałożyła się konieczność obsługi produkcji większej skali. Zmiany względem standardowej funkcjonalności objęły również obszary logistyki i magazynowania. Oprogramowanie klasy ERP zostało poza tym zintegrowane ze stworzonym na potrzeby spółek V&W rozwiązaniem do obsługi kasowej (POS - Point of Sale) wykorzystywanym w salonach sprzedażowych firmy.

Więcej informacji

Wśród głównych korzyści wynikających z rozszerzenia systemu Microsoft Dynamics NAV na obszar działalności jubilerskiej Robert Jagucki wymienia: możliwość łatwiejszego zarządzania działalnością całej firmy, ujednolicenie procesów biznesowych i wprowadzenie jednolitych zasad rozliczeń. "Wymierną korzyścią jest to, że za pośrednictwem jednego systemu łatwiej zarządzać całą firmą. Możliwość obsługi dwóch różnych profili działalności za pomocą jednego systemu pozwala nam na przykład lepiej przygotować ofertę rynkową. Poza tym często okazuje się, że funkcje zbudowane na potrzeby jednego pionu biznesowego znajdują niespodziewane zastosowanie w drugiej branży, pozwalając usprawnić pracę lub zaoferować klientom nowe usługi" - twierdzi Robert Jagucki.

Jagucki uważa, że rozszerzenie funkcjonalności systemu ERP na obszary związane z działalnością produkcyjną znacznie zwiększyło skalę dostępnych informacji o biznesie. "Po wdrożeniu systemu ERP pojawiło się szereg pomysłów na wykorzystanie niedostępnych wcześniej informacji. Zastanawialiśmy się, czy pójść w kierunku własnego systemu raportowania czy hurtowni danych. Ostatecznie zdecydowaliśmy się na system QlikView" - mówi Jagucki.

Według niego system doskonale sprawdza się w przypadku działalności, jaką prowadzi Vistula Group. Kluczową cechą jest tu elastyczność oprogramowania QlikView. "Branża modowa jest niesłychanie zmienna. W ślad za zmianami rynkowymi ciągle potrzebne są nowe rodzaje analiz i raportów. Z tego względu nie pasowała nam typowa hurtownia danych - modele analityczne wypracowane podczas analizy zmieniłyby się kilka razy jeszcze przed faktycznym uruchomieniem systemu" - uważa Robert Jagucki.

System Business Intelligence w grupie Vistula znajduje zastosowanie głównie w zakresie przetwarzania danych sprzedażowych. Planowane jest jednak rozszerzenie zakresu wykorzystania mechanizmów analityki biznesowej także na inne obszary. Niewykluczone jest również wdrożenie rozwiązania usprawniającego zarządzanie czasem pracy 1,5 tys. pracowników zatrudnionych w centrali firmy i ponad 200 salonach firmowych w całym kraju.