Gdy kończy się umowa o chmurę
-
- 15.05.2012
Jak uniknąć niespodzianek i przygotować się do ewentualnej zmiany dostawcy usług cloud computing.
Gdy przedsiębiorstwo dokonuje wyboru nowego dostawcy usług w modelu cloud computing, musi przeprowadzić wiele rozmów z konkurującymi firmami lub ogłosić przetarg, rozważyć wszystkie opcje dostarczane przez każdego z oferentów, określić usługi najlepiej pasujące do potrzeb biznesowych organizacji. Często udaje się uzyskać konkurencyjne stawki na pierwszy rok korzystania z usług. Potem trzeba przeprowadzić niezbędne szkolenia oraz migrację dotychczasowych rozwiązań IT eksploatowanych wewnątrz przedsiębiorstwa.
Firmy zazwyczaj nie chcą przeprowadzać podobnych operacji co roku. Przy negocjacji lub renegocjacji kontraktu muszą więc przewidzieć zadania związane z dłuższym utrzymywaniem usług u tego samego dostawcy na dobrych warunkach. Jeśli organizacja nie będzie do tego dobrze przygotowana lub zlekceważy ten krok, może spodziewać się radykalnego wzrostu kosztów w przyszłości.
Uniknąć niespodzianek
Jeśli dostawca zaoferował bardzo dobre warunki na pierwszy rok korzystania z usługi, zazwyczaj opierał kalkulację na założeniach dotyczących określonego poziomu wykorzystania danej usługi. Jeśli zaś w rzeczywistości organizacja korzystała z tych usług nieco inaczej, niż planował dostawca, prawdopodobnie cennik przy przedłużaniu umowy będzie znacznie mniej korzystny. Należy go negocjować od początku, by zapewnić uzasadniony i przewidywalny poziom kosztów także w kolejnych latach. Nie jest to proste, dlatego należy rozważyć użycie wskaźników, które jednoznacznie określą koszty danej usługi w przyszłości.
Jaka będzie cena?
Negocjacje należy rozpocząć od ustalenia współczynników kosztów występujących w kontrakcie. Najlepsze rozwiązanie zakłada wprowadzenie współczynników rynkowych. Spośród obliczonych za ich pomocą stawek wybiera się najniższą, i ta obowiązuje w kontrakcie.
Do wskaźników, które bierze się pod uwagę, należą:
- zwiększenie kosztów z pierwotnego kontraktu o współczynnik cen na rynku (Consumer Price Index); tych współczynników jest kilka, zatem należy określić ten, który będzie obowiązywał strony kontraktu;
- stały wzrost o wybraną stawkę, na przykład między 3 a 5% rocznie;
- stawki dla innych firm, wliczając w to najlepszych klientów o podobnym rozmiarze i zakresie korzystania z usług;
- stawki z obowiązującego cennika, wliczając także okresowe promocje.
Przy negocjowaniu obowiązujących w kontrakcie reguł najlepiej jest uzyskać zgodę na możliwie najdłuższe obowiązywanie modelu, który został uznany za najkorzystniejszy dla przedsiębiorstwa.
Potrzeby też się zmieniają
Przy negocjacji umowy należy rozważyć także zmianę potrzeb firmy. Jedną z najważniejszych zalet usług w modelu cloud computing jest elastyczność korzystania z nich oraz uiszczanie opłat za rzeczywiste wykorzystanie zasobów. Należy zatem unikać określeń minimalnej ilości zasobów lub wieloletnich zobowiązań z karami umownymi.
Z drugiej strony, usługi cloud computing nadal są nowym zjawiskiem, więc organizacje mogą w dalszym ciągu mieć problemy z określeniem zasobów niezbędnych do obsługi procesów biznesowych. Zatem przy negocjacji kontraktu należy ustalić wysokość opłat za dodatkowych użytkowników, dodatkowe usługi lub zasoby. Koszt ten powinien być równy lub mniejszy od kosztu zakupu tej samej jednostki z początku obowiązywania umowy. Należy także upewnić się, że kontrakt nie przewiduje wzrostu kosztów jednostki rozliczeniowej w miarę spadku wykorzystywanej ilości zasobów.
Oprócz ustalenia zasad współpracy ważne są również zasady jej zakończenia. Dostawcy usług cloud computing zazwyczaj umieszczają klauzule podobne do tej: "Jeśli klient złamie dowolny punkt umowy, prawa do korzystania z usług automatycznie wygasają. Dostawca rezerwuje sobie prawo odwołania dostępu do dowolnej z usług w każdym czasie z powiadomieniem klienta lub bez".
Jeśli warunki kontynuowania współpracy nie zostaną wynegocjowane z wyprzedzeniem, dostawca może przerwać świadczenie usług bez żadnych okresów przejściowych. A to oznacza, że firma nie będzie miała czasu na efektywną i zaplanowaną migrację do alternatywnego dostawcy.
Aby zabezpieczyć swoje prawa do dostępu do usług, należy wprowadzić w umowie obostrzenie warunków, na których dostawca może przerwać świadczenie usług odbiorcom. Podstawowe zasady są następujące:
- należy ograniczyć prawa do przerwania świadczenia usług, umożliwiając tak radykalne działania tylko wtedy, gdy klient wyrządzi znaczącą szkodę infrastrukturze dostawcy;
- firma powinna mieć możliwość rozpoznania i korygowania każdej akcji wymienionej powyżej, by móc uniknąć akcji represyjnych;
- w umowie należy wprowadzić okres powiadomienia i kończenia współpracy - w ten sposób organizacja będzie miała czas na migrację do alternatywnego dostawcy;
- w kontrakcie musi znaleźć się klauzula, która zakłada, że wszelkie spory związane z płatnościami nie mogą być powodem do natychmiastowego przerwania świadczenia usługi.
