Transformacja służb IT w Grupie Energa

Częścią procesu integracji firm w Grupie Energa jest konsolidacja systemów biznesowych i zmiana zasad obsługi informatycznej.

METRYCZKA

Firma: Grupa Energa

Branża: Energetyczna

Działalność: Wytwarzanie, obrót i dystrybucja energii elektrycznej i cieplnej

Udział w rynku: Wytwarzanie - 3% (w tym odnawialne - 35%), dystrybucja - 25 % obszaru kraju , 17 % rynku odbiorców energii elektrycznej

Przychody: 10,17 mld zł (2011 r.)

Zatrudnienie: ok. 12 tys.

KLUCZOWE PROJEKTY

Nazwa projektu:Program Transformacji IT

Cel projektu:Stworzenie zwartej, efektywnej, innowacyjnej organizacji informatycznej. Korzyści w wyniku jego realizacji mają wynieść 48,3 mln zł w ciągu 5 lat .

Grupa Energa zajmuje się wytwarzaniem, obrotem i dystrybucją energii elektrycznej i cieplnej. Realizuje strategię rozwoju obejmującą lata 2009-2015. Jej celem jest osiągnięcie pozycji lidera na polskim rynku poprzez współdziałanie i wspieranie się wszystkich podmiotów w grupie, która liczy 46 spółek. W ten sposób ma być osiągnięty efekt synergii wzmacniający przewagę konkurencyjną. Grupa zamierza być najlepsza w sferze jakości usług i obsługi klienta, jednocześnie podnosząc swoją efektywność.

Ścisła współpraca podmiotów w jednej grupie wcale nie jest oczywista. Tym bardziej że polskie grupy energetyczne (poza Energą - PGE, Tauron, Enea) powstały w wyniku inicjowanych odgórnie przez Skarb Państwa procesów prywatyzacyjnych i konsolidacyjnych. Wchodzące w ich skład przedsiębiorstwa różnią się organizacją, modelem biznesowym i zasobami, w tym również architekturą teleinformatyczną, sposobem ewidencji kosztów IT, a także dojrzałością samych organizacji informatycznych. Zazwyczaj pozostają wciąż autonomicznymi ośrodkami i nie są przyzwyczajone do współpracy, chociażby w zakresie wspólnego wykorzystania posiadanych zasobów.

W Grupie Energa od początku jej powstania w roku 2007 postawiono na działania zmierzające do osiągnięcia możliwie największej wewnętrznej integracji. "Ogromną rolę w tym procesie odgrywa informatyka, która również przechodzi głęboką transformację, obejmującą zmiany organizacyjne obszaru IT, a także konsolidację systemów biznesowych współdzielonych przez podmioty z Grupy" - mówi Roman Dudzik, dyrektor Centrum IT ENERGA SA (CIO Grupy Energa), prezes zarządu Energa ITE, a także członek Rady Programu "Transformacja IT".

Jeden zamiast kilku

Udało się już przeprowadzić konsolidację zintegrowanych systemów wspomagania zarządzania w spółkach podstawowego łańcucha wartości. Obecnie głównym systemem ERP Grupy Energa jest system informatyczny SAP. Zastąpił on kilka innych programów wykorzystywanych poprzednio w poszczególnych przedsiębiorstwach grupy. Obejmuje na razie główne spółki grupy: Energa-Operator, Energa-Obrót oraz Energa-Obsługa i Sprzedaż. Niebawem dołączą do nich: Energa Informatyka i Technologie, Energa-Kogeneracja oraz inne spółki z GK ENERGA. Prawdopodobnie będzie korzystać z niego także Energa SA - spółka zarządzająca całą Grupą. Wspólny system klasy ERP dla spółek głównego łańcucha wartości Grupy był warunkiem niezbędnym do przeprowadzenia zmiany modelu biznesowego - centralizacji zarządzania zasobami. Nie byłoby to możliwe w rozproszonym środowisku wielu systemów ERP. W Grupie Energa będzie funkcjonował jeszcze jeden system ERP, który obejmie pozostałe, mniejsze spółki. Obecnie opracowywane są główne założenia dotyczące funkcjonowania tego systemu w GK. Jego zadaniem będzie również wspomaganie działalności powołanego we wrześniu 2010 r. Centrum Usług Wspólnych (CUW) w zakresie obsługi mniejszych przedsiębiorstw. Do współpracy z dużymi firmami Energa CUW korzysta już z systemu SAP. Jednocześnie bierze aktywny udział w wyborze drugiego systemu ERP, zajmując się określeniem jego funkcjonalności pod kątem procesów biznesowych, które będzie obsługiwał. Nad wymaganiami technologicznymi czuwa Energa Informatyka i Technologie - spółka, która świadczy usługi teleinformatyczne na rzecz całej grupy.

Równie ważnym jak system klasy ERP jest dla ENERGA CUW system obiegu dokumentów. Obecnie wykorzystywany jest system IBM FileNet, stanowiący informatyczny fundament działania tej spółki. Pozwolił odmiejscowić procesy, scentralizować je i ustandaryzować. Dokumenty są wprowadzane i opisywane w ENERGA CUW, a następnie akceptowane w obsługiwanych spółkach. System pozwala na obsługę całej grupy, wspierając zmianę procesów wewnątrzgrupowych, również dzięki integracji z SAP.

Rozwiązanie dla obsługi

"Niebawem ruszy wdrożenie nowej korporacyjnej szyny danych. Ten projekt wyróżnia fakt, że szyna połączy systemy informatyczne i technologiczne wykorzystywane w Grupie Energa".

Roman Dudzik, dyrektor Centrum IT Energa SA, prezes zarządu Energa ITE

Proces konsolidacji przechodzą także systemy billingowe. Przed dwoma laty w użyciu było 16 oddzielnych instancji systemów billingowych, dzisiaj zostały one scentralizowane do trzech. Dzięki temu obniżyły się znacząco koszty ich utrzymania. Ich wymiana była także okazją do zmian w procesach biznesowych, w szczególności w Energa-Obsługa i Sprzedaż, spółce zajmującej się obsługą klientów. W III lub IV kwartale 2012 roku powinno zakończyć się postępowanie na System Obsługi Sprzedaży (SOS). "Będzie to docelowo zintegrowane środowisko informatyczne głównie zorientowane na funkcje billingu oraz CRM. Pozwoli ono na szybkie, łatwe budowanie, zmienianie i wprowadzanie ofert produktów, które sprzedaje grupa" - mówi Roman Dudzik.

Do centralnego planowania i monitorowania danych finansowych spółek został wdrożony System Informowania Kierownictwa (SIK), wykorzystujący technologię Hyperion. Wszystkie spółki wprowadzają do niego plany danych ekonomiczno-finansowych oraz comiesięczne ich wykonanie. Możliwość centralnego zarządzania finansami Grupy Energa przynosi szereg wymiernych korzyści. Pozwala na przykład na terminowe przygotowywanie wiarygodnych informacji zarządczych dających podstawy do podejmowania prawidłowych decyzji menedżerskich. W trakcie realizacji jest projekt wdrożenia systemu Business Intelligence z hurtownią danych. Będzie on wspierał przede wszystkim analizy związane z rozliczeniami oraz obsługą klienta, gdzie są największe potrzeby analityczno-informacyjne.

Standardy na szynie

Przeprowadzona centralizacja i konsolidacja głównych aplikacji biznesowych oraz powołanie CUW pozwoliło na usprawnienie przepływu informacji zarządczej. Już po trzech dniach od zakończenia miesiąca znane są pełne wyniki grupy z tego okresu. Zastosowanie światowej klasy standardów i narzędzi podnosi też wiarygodność grupy w oczach instytucji finansowych, rynku i nadzoru. "Szybka wymiana informacji i współdzielenie systemów nie byłoby możliwe bez nowoczesnej sieci światłowodowej, którą uruchomiono półtora roku temu. Przepływność na poziomie 5 Gb/s pozwoliła także na centralizację wielu systemów, a także na uruchomienie szeregu usług dodatkowych, takich jak: poczta korporacyjna, telefonia IP, wideokonferencja" - mówi Roman Dudzik.

Wewnętrzną współpracę podmiotów w grupie wspomaga jednolity standard korzystania z narzędzi takich jak poczta korporacyjna (Exchange), Active Directory czy Sharepoint. Korzysta z nich 8 tys. użytkowników. Trwa również wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami Microsoft EPM. "Niebawem ruszy wdrożenie nowej korporacyjnej szyny danych. Wybór produktu i jego integratora dobiega końca. To, co wyróżnia ten projekt, to fakt, że szyna połączy systemy informatyczne i technologiczne wykorzystywane w Grupie Energa" - mówi Roman Dudzik.

Dotychczas do integracji systemów informatycznych wspierających działalność biznesową była wykorzystywana platforma NetWeaver. Od czasu rozpoczęcia procesu transformacji zredukowano liczbę interfejsów aplikacji biznesowych z 400 do 50. Systemów IT wciąż jednak przybywa, a zamiar podłączenia również systemów technologicznych - SCADA, SID, AMI - sprawia, że potrzebne jest narzędzie o większych możliwościach. Docelowe utrzymywanie dwóch szyn byłoby nieefektywne kosztowo. Dla jednej zostaną zastosowane wspólne protokoły i standardy zarządzania. Wdrożenie zostało podzielone na etapy, a pierwsze działania zostaną uruchomione jeszcze w tym roku.

Zwarta, efektywna, innowacyjna

Biznesowa strategia Grupy Energa przekłada się na strategię wykorzystania informatyki zarówno od strony sposobu organizacji służb IT, jak i wsparcia celów biznesowych poprzez informatyzację poszczególnych obszarów działania. Przyjęto, że informatyka w Grupie Energa powinna być, podobnie jak cała Grupa, zwarta, efektywna oraz innowacyjna. Pierwszy cel jest realizowany poprzez utworzenie spójnej, centralnie zarządzanej organizacji o jednolitym modelu usługowym. Efektywność ma być osiągnięta dzięki: zdefiniowaniu i wdrożeniu procesów IT, monitorowaniu i optymalizacji efektywności kosztowej IT, zapewnieniu jakości usług IT zgodnie z wymaganiami oraz standaryzacji architektury IT. Innowacyjność będzie możliwa poprzez zapewnienie elastyczności architektury IT, pozwalającej na wdrażanie nowych funkcjonalności oraz generowaniu i realizowaniu projektów IT tworzących wartość dla biznesu.

Transformacja IT w Grupie Energa obejmuje pięć obszarów: Organizacja, Usługi, Zakupy, Architektura, Projekty. Kluczowym założeniem było wykorzystanie w jak najwyższym stopniu istniejących struktur i kompetencji. Strategiczne zarządzanie informatyką przejmuje Centrum IT, ulokowane w Energa SA. Za świadczenie usług IT dla Grupy odpowiedzialna jest Energa-Informatyka i Technologie (ITE). Ponadto każda ze spółek zachowuje część własnej organizacji IT ukierunkowanej na obsługę jej systemów wyłącznych (technologicznych).

Funkcje i działania IT zostały podzielone na strategiczne i operacyjne, a systemy na współdzielone i wyłączne dla części spółek systemy technologiczne. Zmienia się, rola i obowiązki pracowników, ich kompetencje oraz kwalifikacje mają być dodatkowo rozwijane. Korzyści w wyniku realizacji programu "Transformacja IT" mają wynieść 48,3 mln zł w okresie 5-letnim. "Co warte podkreślenia, w projekt Transformacji IT zaangażowani są członkowie zarządów spółek z Grupy Energa oraz ich pełnomocnicy ds. IT" - zaznacza Roman Dudzik.

W kilku transzach

Prace nad projektem Transformacji IT rozpoczęły się pod koniec 2009 roku. Do wsparcia realizacji Programu Transformacji IT wybrano i zaproszono doradcę, firmę konsultingową Ernst and Young. Początkowo prace były poświęcone analizom stanu faktycznego i planowaniu działań oraz uszczegółowiania koncepcji i strategii. W listopadzie 2010 r. rozpoczęto wdrażanie zmian w zakresie organizacji IT. Ten etap prac został podzielony na trzy fazy - transze. "Obecnie program przekroczył półmetek fazy drugiej" - dodaje Tomasz Zbroiński, dyrektor Programu Transformacji IT.

W pierwszej transzy Transformacji IT w ramach przygotowania ładu korporacyjnego wypracowano politykę IT stanowiącą bazę dla dalszych działań w Programie. Przy współpracy z przedstawicielami spółek Grupy opracowano finalny kształt dokumentów, a ich zatwierdzenie przez Radę oraz Zarząd ENERGA SA programu zapoczątkowało proces wdrożenia Polityki IT w spółkach Grupy Kapitałowej ENERGA.

Istotnym elementem pierwszej fazy było przygotowanie restrukturyzacji spółki mającej świadczyć usługi IT dla Grupy. W ramach projektu przeanalizowano szereg wariantów, poszukując takiego, który zapewni najlepsze dopasowanie do potrzeb oraz zminimalizuje ryzyko i konsekwencje zmian organizacyjnych.

Kolejnym ważnym kamieniem milowym pierwszej fazy programu było opracowanie procesu zarządzania poziomem usług IT i przygotowanie kart usług oraz katalogu usług IT wykorzystującego wypracowane w projekcie modele wyceny i rozliczeń usług IT. Przygotowano też szczegółowe zasady zarządzania architekturą IT oraz ukonstytuowano Radę ds. Architektury, odpowiedzialną za koordynowanie działań dotyczących architektury systemów informatycznych.

W realizowanej obecnie drugiej fazie programu zespoły projektowe skupiają się na wdrożeniu struktur i regulaminów organizacyjnych wspieranych przez wypracowane w pierwszej transzy procesy IT wspierane przez narzędzia automatyzujące. Duży nacisk kładziony jest na praktyczną implementację i przestrzeganie reguł zarządzania architekturą IT oraz konsekwentne stosowanie jednolitych procedur zakupowych. Całość prac prowadzona jest w ścisłej współpracy ze spółką ENERGA ITE i koordynowana przez Centrum IT ENERGA SA.

Całość produktów programu, stopień ich wdrożenia oraz korzyści, jakie już są realizowane, zostaną podsumowane w trwającej 3 miesiące trzeciej transzy. W ramach tej fazy planowane jest też uruchomienie wspólnego dla Grupy narzędzia do wsparcia zarządzania portfelami projektów opartego na rozwiązaniu Microsoft EPM.

"Dzięki tym kompleksowym zmianom w organizacji IT będziemy w stanie efektywniej przeprowadzać procesy projektowe i szybciej dostarczać nowe produkty dla biznesu" - mówi Roman Dudzik.

Niezależność i elastyczność

Polityka zarządzania dostawcami w Grupie Energa zakłada rozdzielenie roli producenta sprzętu/licencji od roli integratorów/dostawców usług. W ten sposób Grupa zyskuje większą niezależność i elastyczność.

Konsolidacja zakupów dla kategorii zakupowych IT, w tym systemów, była okazją do wywalczenia lepszej pozycji przetargowej w stosunku do producentów i integratorów. Podczas etapu analiz i przeglądu wykryto wiele umów, które poddane zostały skutecznie procesowi optymalizacji.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200