Należności pod kontrolą

Im więcej wierzycieli, tym trudniejsze zarządzanie procesem obsługi wierzytelności. Z pomocą przychodzą dedykowane systemy biznesowe o różnej skali i funkcjonalności.

Przykłady aplikacji do zarządzania:

- Comarch Debt Management

- SmartReactor

- Madeline

- S&T RMS

- BAKK DebtManager

- APTUS Windykator

- ZEBU Zwindykacja

- SAW-G

Obok aplikacji wspomagających inwentaryzację wierzytelności i proste działania windykacyjne na rynku pojawiają się także rozbudowane programy, obejmujące znacznie szerszy zakres narzędzi ułatwiających ściąganie należności od nieterminowych kontrahentów. Dedykowane rozwiązania w modelu usługowym oferuje coraz więcej firm wyspecjalizowanych w windykacji należności. Mechanizmy tego typu coraz częściej są również włączane do zaawansowanych systemów finansowo-księgowych. To oznacza, że - zwłaszcza w trudniejszych warunkach ekonomicznych - istnieje coraz większy popyt na takie narzędzia. Trudności z płynnością finansową kontrahentów mogą łatwo przełożyć się na problemy ich partnerów.

Czasem wystarczy monit

Ktoś mógłby powiedzieć, że rozwiązaniem problemu wierzytelności są usługi profesjonalnych firm windykacyjnych. Jednak na rynku B2B sprzedaż wierzytelności oznacza stratę w postaci wymiernego ograniczenia wartości przeterminowanej należności. Sięgnięcie po usługi firmy windykacyjnej jest więc coraz częściej traktowane jako ostateczność. Większe firmy, zwłaszcza z branży finansowej i ubezpieczeniowej, w pierwszej kolejności podejmują działania zmierzające do samodzielnego odzyskania niespłaconych zobowiązań.

Według ekspertów, skuteczność działań windykacyjnych jest tym większa, im wcześniej zostaną one podjęte. Zdarza się, że termin zapłaty zostaje przekroczony w wyniku zwykłego przeoczenia. Wtedy nawet proste przypomnienie o konieczności zapłaty może nie tylko przynieść skutek, ale nawet poprawić relacje kontrahentów. Żeby sporządzić taki monit, wystarczy odpowiedni mechanizm wbudowany w narzędzie wykorzystywane przez handlowców. Sprawne zarządzanie kompleksowymi, skierowanymi do rozmaitych kontrahentów, działaniami windykacyjnymi oraz kontrola należności to już działania bardziej złożone. Budowanie rejestru dłużników i wierzytelności, analiza sytuacji finansowej oraz ryzyka, wyliczanie limitów kredytu kupieckiego czy generowanie i wysyłka pism, wreszcie obsługa ubezpieczeń i ewidencjonowanie podjętych działań windykacyjnych i ich efektywności - to tylko niektóre funkcje wbudowane w dedykowane systemy wspierające zarządzanie wierzytelnościami.

CRM na dłużnika

W pewnym sensie rozwiązania wspierające zarządzanie wierzytelnościami pełnią podobną rolę w procesie windykacji co narzędzia klasy CRM w kontekście sprzedaży. W znacznym stopniu ułatwiają zarządzanie relacjami z dłużnikami, zobowiązaniami, a także obsługę procesu windykacji na poziomie operacyjnym. Najczęściej obsługują rożne kanały kontaktu z kontrahentami: wiadomości SMS, pocztę elektroniczną i papierową, rozmowy telefoniczne. Oprogramowanie wspierające zarządzanie wierzytelnościami często pomaga także w umawianiu spotkań osobistych, zgłaszaniu roszczeń do Biur Informacji Gospodarczej czy przekazywaniu wierzytelności zewnętrznym podmiotom. W wielu przypadkach możliwa jest automatyzacja powtarzanych czynności.

Tego typu mechanizmy przekładają się na zwiększenie ściągalności przeterminowanych należności. "Rozwiązania wspierające zarządzanie wierzytelnościami pomagają w efektywnym odzyskiwaniu przeterminowanych należności, między innymi poprzez wszechstronne wsparcie wielokanałowego kontaktu z dłużnikiem oraz organizację pracy zespołów windykacyjnych z uwzględnieniem priorytetów obsługiwanych spraw. W efekcie klienci odnoszą znaczące korzyści płynące ze wzrostu ściągalności wierzytelności" - przekonuje Małgorzata Piskorz, konsultant rozwiązań windykacyjnych firmy Comarch. Według niej bardziej rozbudowane narzędzia - takie jak Comarch Debt Management - wspierają również modelowanie procesów windykacji. Najbardziej rozbudowane systemy odwzorowują logikę biznesową wykorzystywanych w firmie procesów windykacyjnych.

Analityka długów

Uzupełnieniem narzędzi wspomagających ściąganie wierzytelności na poziomie operacyjnym są funkcje do raportowania i analiz biznesowych. Często wspierane są również działania wywiadu gospodarczego, czyli szacowania wiarygodności potencjalnych partnerów jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Dodatkowe mechanizmy z zakresu raportowania pozwalają śledzić koszty działań windykacyjnych w zestawieniu z potencjalnymi wpływami. Dzięki temu możliwe staje się sprawne oszacowanie opłacalności ewentualnych działań windykacyjnych oraz przyspieszenie całego procesu.

Dodatkowo oprogramowanie tego typu integruje pochodzące z różnych źródeł dane dotyczące zobowiązań - ich pochodzenia, wartości, terminów czy powiązanych podmiotów. Agregacja informacji w znacznym stopniu ułatwia wybór optymalnych działań zmierzających do odzyskania przeterminowanych należności. Tego typu informacje mogą być również wykorzystywane w ramach systemów wspierających inne działania rynkowe. Skuteczne ściąganie wierzytelności ułatwia segmentacja portfela dłużników. Podział wierzycieli na grupy usystematyzowane, m.in. według wieku i wartości zobowiązania czy historii dotychczasowych relacji, ułatwia wybór najskuteczniejszej metody działania. "Szczególnie ważną funkcją jest możliwość klasyfikowania kontrahentów w zależności od wielkości obrotu czy ryzyka współpracy. Pozwala to tworzyć grupy klientów, do których dostosowana jest indywidualna polityka zarządzania należnościami" - podkreśla Bartosz Sobolewski, prezes zarządu firmy SmartMedia, rozwijającej oprogramowanie SmartReactor. Jego zdaniem dzięki możliwości różnicowania działań podejmowanych wobec klientów firmy mogą utrzymywać z nimi dobre relacje przy jednoczesnym skróceniu czasu spłaty należności.

Korzyści wynikające z wdrożenia narzędzi wspierających zarządzanie wierzytelnościami:

- zwiększenie ściągalności należności i ryzyka ich przeterminowania,

- zmniejszenie kosztów obsługi wierzytelności,

- możliwość zautomatyzowania powtarzalnych działań,

- możliwość zindywidualizowania obsługi kontrahentów.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200