System usprawnił zarządzanie kadrami
- Monika Tomkiewicz,
- 03.04.2012
W firmie Douglas Polska naliczanie płac jest szybsze, kadra zarządzająca ma stały dostęp do informacji o pracownikach, wiele rutynowych działań zostało zautomatyzowanych.
Firma: Douglas Polska
Branża: kosmetyczna
Produkty: perfumy i kosmetyki
Zatrudnienie: 1200 osób
Zatrudnienie w dziale IT: 4 osoby
Tabela: Kluczowe systemy IT
Nazwa systemu: Xpertis
Do czego służy: zarządzanie kadrami i płacami
Dostawca: Macrologic
Czarodziejskie faktury
W oddziałach korzysta się w tym samym zakresie z tych samych rozwiązań i z takiego samego sprzętu. Przedstawiciele firmy przyznają, że wiążą się z tym benefity. Koszty wdrożenia i obsługi rozkładają się na większą liczbę lokalizacji i są niższe. Są też minusy. Serwis w centrali nie jest w stanie reagować na zgłoszenia tak szybko jak w przypadku lokalnych dostawców. Z ich produktów oddziały firmy Douglas korzystają w tych obszarach, które są specyficzne dla poszczególnych regionów. "Jednym z trzech głównych systemów, które wdrażaliśmy w Polsce, był system TEMPORA do rejestracji czasu pracy firmy KOMPAN. Lokalnie wdrażany był też program do fakturowania <<Czarodziej Faktur>>, z którego korzystamy od 9 lat" - wymienia Piotr Bryłka, IT Manager w Douglas Polska. Trzecie lokalne wdrożenie dotyczyło systemu kadrowo-płacowego.
Do sierpnia 2010 firma powierzała sprawy pracownicze firmie zewnętrznej. Później Douglas postanowił stworzyć własny dział kadr i płac. Przejęcie obowiązków związanych z prowadzeniem spraw pracowniczych dla tak dużej grupy osób wymagało decyzji o zakupie systemu IT wspomagającego działania firmy. Zdecydowano się na wdrożenie systemu Xpertis firmy Macrologic, wspierającego zarządzanie personelem i obejmującego następujące moduły: Kadry i płace, Analizy HR, Alerty biznesowe dla 3 jednoczesnych dostępów oraz Serwis pracowniczy.
Lokalne kadry i płace
Dużym wyzwaniem była migracja danych pracowników z zachowaniem danych archiwalnych, które były obsługiwane przez autorski system firmy outsourcingowej. Zapewnienie rzetelności przetwarzania danych eliminuje ryzyko błędów w naliczaniu płac, automatyzuje procesy realizowane przez dział kadr i płac, usprawnia przekazywanie informacji. "Dzięki wdrożeniu systemu oszczędzamy czas. Przygotowanie dekretacji listy płac pracowników dla całej firmy z podziałem na MPK-i zajmuje obecnie około pół godziny, łącznie z dokładnym sprawdzeniem wartości. Generując jeden raport, otrzymuję wszystkie niezbędne informacje" - mówi Magdalena Litwińczuk-Dukała, kierownik Działu Kadr i Płac w Douglas Polska.
"Proces wysyłania deklaracji PIT jest prosty i sprawny. Przygotowuję PIT-y z podziałem na MPK. System sam wskazuje, kto z pracowników powinien otrzymać informację PIT-11 za dany rok. Nie muszę się martwić, czy kogoś nie pominęłam".
Magdalena Litwińczuk-Dukała, kierownik Działu Kadr i Płac w Douglas Polska
Kadra zarządzająca każdej perfumerii uzyskała dostęp do informacji dotyczących przebiegu zatrudnienia pracowników. Usprawniono proces dostarczania informacji o wynagrodzeniu - jest automatycznie drukowana na "tajnych kopertach" w podziale na sklepy, dostarczana do placówek i przekazywana pracownikom.
Dzięki wykorzystaniu aplikacji urlopowej Douglas zwiększył kontrolę nad ewidencją urlopów. Po zatwierdzeniu wniosku urlopowego przez przełożonego jest on wprowadzany do systemu przez kadrę zarządzającą w poszczególnych perfumeriach, co oznacza jego zatwierdzenie. Rejestracja zajmuje kilka minut, a ewidencja urlopów odbywa się automatycznie. Informacja od razu trafia do kadr. Kierownicy sklepów mają rzetelną i bieżącą informację o stopniu wykorzystania urlopów przez pracowników. "System automatycznie wysyła mailingi dotyczące szkoleń BHP, zasiłków, urlopów macierzyńskich czy nowych pracowników firmy. Przydatne są też raporty kadrowo-płacowe, które można generować za pomocą analiz OLAP" - opowiada Magdalena Litwińczuk-Dukała, kierownik Działu Kadr i Płac.