Wraz z popularyzacją mediów społecznościowych rośnie zainteresowanie firm narzędziami typu Enterprise Social Networking (ESN), wzorowanymi na popularnych serwisach społecznościowych, które umożliwiają pracownikom m.in. tworzenie profili, aktualizowanie statusów, mikroblogowanie. Ich głównym zadaniem jest wymiana wiedzy i informacji w firmie.

Po co nam wewnętrzny Facebook?

Eksperci nie mają wątpliwości, że wdrożenie tego typu rozwiązań może przynieść firmie wiele korzyści, ułatwić współpracę ludzi pracujących w różnych działach, przyspieszyć pozyskiwanie informacji pracownikom, pozytywnie wpłynąć na atmosferę. Ich wykorzystanie nie jest jednak łatwe, a głównym problemem jest to, że zarządy nie definiują jasno powodów wdrożenia narzędzi społecznościowych. "Kluczem do efektywnego wykorzystania takich narzędzi jest przemyślenie stosunków międzyludzkich wewnątrz organizacji i kultury w niej panującej" - mówi Charlene Li, właścicielka firmy Altimeter, która przeprowadziła badanie na temat wykorzystywania narzędzi ESN. Charlene Li uważa, że niepowodzenia przy wdrożeniu tego typu narzędzi IT wynikają przede wszystkim: ze znaczącego spadku zainteresowania pracowników po początkowym okresie entuzjazmu, z używania narzędzia tylko w jednym dziale firmy, z niewiedzy na temat dostępnych funkcji, z niewykorzystywania narzędzia przez kierownictwo i z braku jasnej strategii wykorzystania mediów i narzędzi społecznościowych przez firmę. Problemem często jest też brak integracji narzędzi społecznościowych z innym stosowanymi programami - z pocztą elektroniczną czy systemami CRM i ERP. "Żeby wykorzystywać wszystkie zalety narzędzi społecznościowych, firma musi określić cele, jakie chce osiągnąć i stale monitorować postęp w ich realizacji. Pracownicy muszą być zachęcani do korzystania z narzędzi, powinno z niego korzystać również kierownictwo" - radzi Charlene Li.

Kiedy e-mail nie wystarczy

W Polsce narzędzia społecznościowe nie są jeszcze powszechne. Dużo firm się nimi interesuje, ale wdrożeń jest na razie niewiele. Dobrym przykładem wdrożenia, w którym już widać korzyści z posiadania narzędzia społecznościowego, jest firma MIS, dostawca rozwiązań informatycznych zwiększających efektywność procesów oraz doskonalących zarządzanie organizacjami. MIS wprowadza u siebie rozwiązanie IBM Connection.

Bożena Skibicka, przewodnicząca rady nadzorczej MIS, uważa, że obecnie w firmach z sektora MSP w Polsce komunikacja wewnętrzna opiera się głównie na kontaktach osobistych i e-mailach. Ma to wiele wad i ograniczeń. Narzędzia społecznościowe, takie jak IBM Connection, które wspomagają dzielenie się wiedzą i informacjami, dają możliwość działania w środowiskach rozproszonych oraz łatwy i szybki dostęp do rezultatów pracy współpracowników, znajdujących się w innych lokalizacjach. "Potrzebę używania takiego narzędzia w firmie widziałam od dawna. Nasiliła się ona, kiedy nasz zespół powiększył się do kilkudziesięciu osób. Przy takiej liczbie pracowników w różnych lokalizacjach trudniej się komunikować, znać ludzi i wiedzieć, co robią i czym się zajmują" - tłumaczy Skibicka.

Firma potrzebowała łatwego, intuicyjnego narzędzia, takiego jak popularne serwisy społecznościowe. Nie mogła jednak skorzystać na przykład z Facebooka czy innych dostępnych powszechnie serwisów, bo niektóre projekty zawierają chronione dane. Dlatego organizacji zależy na posiadaniu systemu, który miałby funkcje popularnych serwisów społecznościowych, ale mogliby z niego korzystać tylko pracownicy firmy i jej partnerów lub klientów. Systemu, w którym przetwarzane dane i informacje byłyby bezpieczne

Prezes z blogiem i profilem

W połowie 2011 roku MIS rozpoczął wdrożenie IBM Connections. Uruchomiono już m.in. blogi, fora dyskusyjne, profile pracowników. Na blogach udostępniane są pracownikom informacje dotyczące strategii i planów firmy. Tworzone są też w ramach określonych tematów i projektów grupy współpracujących osób, które wymieniają się między sobą informacjami, plikami, odnośnikami. Mogą one dyskutować na temat rozwoju produktów i usług, wymieniać pomysły dotyczące nowych działań. Po zakończeniu wdrożenia, które przewidziano na połowę 2012, zarząd MIS chce zaproponować dołączenie do systemu klientom, co ułatwi komunikację i wymianę poglądów. Trudno na razie mówić o dużym entuzjazmie wśród pracowników - jedni korzystają w większym stopniu, inni się przyglądają. Zarząd stara się ich przekonać, zabiegając, by system gromadził potrzebne na co dzień informacje.

"Widać już zmiany w sposobie pracy ludzi. Informacje potrzebne do pracy, których wcześniej szukało się kilka dni, bo trzeba było napisać kilka e-maili, zadzwonić do paru osób, przeszukać plik dokumentów, teraz znajduje się w 10-15 min. Nowe rozwiązania powstają szybciej i szybciej są wdrażane, bo wszyscy zainteresowani mogą tworzyć, komentować, dodawać, inspirować się wzajemnie" - wymienia Bożena Skibicka.