Przykładem rosnącej popularności elektronicznego kanału kontaktu z fiskusem są formularze PIT-11 zawierające informacje o dochodach i wysokości podatku odprowadzonego przez pracodawcę. Płatnicy mają obowiązek przekazać kopię formularza pracownikom i urzędom skarbowym. Termin przekazania deklaracji o dochodach pracowników za 2011rok upłynął z końcem lutego br. Według informacji Ministerstwa Finansów do 29 lutego za pośrednictwem systemu e-Deklaracje przesłano 3,92 mln formularzy PIT-11. To niemal dwukrotnie więcej niż przed rokiem. W analogicznym okresie 2011 fiskus zgromadził ok. 2 mln deklaracji PIT-11 w wersji elektronicznej.

Skąd taki wzrost? Głównie z powodu oszczędności. Koszt wysłania zeznania podatkowego za pośrednictwem Poczty Polskiej może sięgać nawet 6 zł za formularz. Do tego dochodzą koszty wydruku, pakowania, zaadresowania przesyłki. Skala kosztów wzrasta z liczbą pracowników i zleceniobiorców.

Bezpośrednio z systemu

Platforma e-Deklaracje jest dodatkowym kanałem komunikacji między płatnikami a Ministerstwem Finansów. Przybywa narzędzi pozwalających na zintegrowanie użytkowanych w firmie rozwiązań kadrowo-płacowych bądź finansowych z oprogramowaniem obsługującym ministerialny system e-Deklaracje. "W przypadku organizacji zatrudniających tysiące osób czynności związane z wydrukiem i ręczną wysyłką papierowych dokumentów PIT generują istotne koszty. Inwestycja w dodatkowy moduł do e-PIT w firmie zatrudniającej powyżej 1 tys. osób może zwrócić się po pierwszym roku. Koszt wdrożenia wynosi kilka złotych na jednego pracownika, jest porównywalny z wydatkami na przygotowanie i wysłanie dla każdego z nich deklaracji w wersji papierowej" - szacuje Teresa Olszewska, prezes zarządu firmy GAVDI Polska. Rozwijane przez spółkę oprogramowanie pozwala na zintegrowanie z ministerialnym systemem m.in. oprogramowania kadrowego SAP HCM.

O rozwój mechanizmów pozwalających na bezpośrednią integrację z urzędową platformą coraz częściej dbają producenci rodzimych rozwiązań. "Rozwiązania zaimplementowane w naszych programach dają pełne możliwości wykorzystania systemu e-Deklaracje, począwszy od wygenerowania deklaracji skarbowych, poprzez podpisanie tych deklaracji i przesłanie do urzędu skarbowego, na wygenerowaniu oraz pobraniu Urzędowego Potwierdzenia Odbioru kończąc" - podkreśla Adrian Bartosz, menedżer produktu w firmie InsERT.

Prosto do urzędu

Możliwość zintegrowania oprogramowania biznesowego z platformą e-Deklaracje otwiera drogę do automatyzacji działań związanych z realizacją fiskalnych zobowiązań. Firmy zyskują możliwość szybkiego złożenia większej liczby zeznań i formularzy podatkowych przy zachowaniu bezpieczeństwa transmisji oraz zgodności z wymaganiami fiskusa. "Ważne jest zminimalizowanie ryzyka związanego z tym, że dokumenty trafią do niewłaściwego urzędu skarbowego. Dzięki elektronicznej wysyłce wszystkie deklaracje przesyłane są w jedno miejsce i tylko jeden organ potwierdza ich poprawne dostarczenie. Ogranicza to praktycznie do zera ryzyko niedostarczenia lub spóźnienia w złożeniu dokumentów" - mówi Teresa Olszewska. W większości firm wykorzystanie tego typu wsparcia IT pozwala na zmniejszenie kosztów rozliczania deklaracji podatkowych nawet o 50%. Możliwe jest wyeliminowanie papierowego obiegu formularzy podatkowych. Dodatkową korzyścią jest usprawnienie i zautomatyzowanie działań związanych z weryfikacją poprawności przesyłanych do fiskusa dokumentów. "Do wysyłki przyjmowane są wyłącznie poprawnie wypełnione deklaracje. Odrzucone przez system pliki mogą zostać poddane ręcznej korekcie danych. Ogranicza to konieczność przesyłania korekt deklaracji w przypadku odrzucenia jej przez system Ministerstwa Finansów" - dodaje Teresa Olszewska.

Według ekspertów, z rozwiązań umożliwiających przekazywanie fiskusowi dokumentów drogą elektroniczną korzystają różne firmy. "Są to zarówno niewielkie podmioty, jak i firmy większe, generujące większą liczbę dokumentów. Z systemu e-Deklaracje coraz częściej korzystają też doradcy podatkowi i biura rachunkowe" - twierdzi Adrian Bartosz. Z informacji firmy InsERT wynika, że statystycznie z systemu e-Deklaracje korzysta m.in. ok. 40% firm używających oprogramowania finansowo-księgowego Rewizor GT i 37% firm wykorzystujących aplikację Rachmistrz GT. Bezpośrednią integrację z oprogramowaniem e-Deklaracje umożliwia rozwijany przez firmę InsERT, zintegrowany system wspierający zarządzanie, oferowany pod nazwą Navireo. "Jedynym zewnętrznym składnikiem niezbędnym do pełnej współpracy z systemem e-Deklaracji jest posiadanie zainstalowanego w systemie kwalifikowanego podpisu cyfrowego" - zapewnia Adrian Bartosz. W wielu firmach pokutuje przekonanie, że papierowe wersje formularzy są pewniejsze od ich cyfrowych odpowiedników. "Przewidujemy, że czynnikiem zwiększającym to zaufanie będą prace powołanego niedawno Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, związane z wdrożeniem systemów teleinformatycznych w całej administracji państwowej" - mówi Adrian Bartosz.