Dokument, w szczególności drukowany, może wspierać funkcjonowanie procesów biznesowych przedsiębiorstwa albo być ich produktem. Może służyć do wymiany informacji z kontrahentami, klientami, dostawcami, innymi podmiotami zewnętrznymi albo funkcjonować wewnątrz organizacji, wspierając procesy biznesowe. W badaniu przeprowadzonym przez KPMG na zlecenie Konica Minolta Business Solutions Polska prawie co drugi respondent wskazał na rolę wsparcia w procesach biznesowych (48%), natomiast nieco ponad jedna czwarta badanych traktuje dokument jako autonomiczny produkt firmy (28%). Dokumenty będące produktem spotyka się na przykład w przedsiębiorstwach doradczych, placówkach badawczych lub w organizacjach zajmujących się przetwarzaniem informacji w modelu usługowym. Większość dokumentów nadal ma formę papierową, zaledwie 7% badanych organizacji poinformowało, że większość dokumentów ma formę elektroniczną. W branży handlowej takich odpowiedzi było więcej (11%), co może oznaczać odchodzenie od papierowych katalogów i drukowanych ofert na rzecz katalogów internetowych prezentujących ofertę firmy.

Jak drukujemy dokumenty

Obecnie najpopularniejszym modelem wydruku dokumentów jest model zdecentralizowany, wykorzystywany przez 36% ankietowanych. Część ze stosujących ten model przedsiębiorstw przejdzie prawdopodobnie w najbliższym czasie w kierunku modelu pośredniego i scentralizowanego. Szczególnie istotny powinien być wzrost znaczenia modelu pośredniego, w którym część wydruków jest realizowana w urządzeniach instalowanych centralnie i dobrze zarządzanych, przy jednoczesnym stosowaniu dalej drukarek biurkowych. Wzrośnie także znaczenie (o 6 punktów procentowych) modelu scentralizowanego. Większość stosowanych obecnie urządzeń stanowią drukarki laserowe, ale nadal zdarza się wykorzystywanie bardzo kosztownych w eksploatacji drukarek atramentowych A4.