W minionych latach nasiliły się dążenia do podnoszenia efektywności organizacji we wszystkich obszarach. Jednym z nich jest wykorzystanie posiadanych zasobów informacyjnych. Trudno mówić o efektywnym działaniu organizacji, w której najważniejsze decyzje podejmowane są na podstawie szczątkowych, wyrwanych z kontekstu danych. Nic więc dziwnego, że kwestia integracji zasobów informacyjnych, a więc także odpowiedniego połączenia wykorzystywanych rozwiązań, jest jednym z priorytetów wskazywanych przez szefów IT podczas rozmów z redakcją Computerworld.

Optymalizacja działania w zakresie wykorzystania zasobów informacyjnych często wymaga jednak zmian w infrastrukturze informatycznej, wykorzystywanych systemach biznesowych, a wreszcie - w przebiegu procesów biznesowych. W tym kontekście integracja zasobów informacyjnych staje się wyzwaniem organizacyjnym dalece wykraczającym poza typowe obszary działalności IT w firmie. Jest to również dobry przykład zmian zachodzących w kontekście wzajemnych relacji IT - biznes. W wielu firmach zespoły IT stają się coraz bardziej zaangażowane w działalność biznesową, w coraz większym stopniu umocowane w strukturach kierownictwa firmy. Inwestycje w rozwiązania informatyczne często postrzegane są nie w kategoriach kosztów, lecz w roli czynnika napędzającego rozwój biznesu.

Uporządkować dane

Integrację zasobów informacyjnych i dążenie do usprawnienia wymiany danych deklarują jako priorytet na 2012 rok m.in. szefowie informatyki podmiotów działających w sektorze użyteczności publicznej, administracji państwowej, branży usługowej oraz w służbie zdrowia. Jest to też codzienność w telekomunikacji, bankowości i przemyśle. Chociaż w każdym z sektorów i w każdej z firm przesłanki do integracji informacji są nieco inne, wspólny jest kontekst planowanych zmian - w informacjach zaszyta jest wiedza o klientach, rynku i prowadzonej działalności. Dostęp do szczegółowych danych dotyczących procesów biznesowych może okazać się bezcennym wsparciem dla biznesu, od którego oczekuje się ciągłych usprawnień i cięcia kosztów.

Integracja zasobów informacyjnych często wymaga jednak wcześniejszego uporządkowania zasobów aplikacyjnych, zmian na poziomie architektury i infrastruktury IT, a także przemodelowania procesów biznesowych. Jest to proces ciągły, wymagający bliskiej współpracy IT i biznesu, a jednocześnie skomplikowany i zmienny. Przybywa bowiem źródeł danych: do użytku wchodzą nowe systemy biznesowe, aplikacje mobilne, przybywa powiązań z nowymi kontrahentami.

Problemem jest więc takie powiązanie wstępnie przetworzonych danych, aby powstające na ich podstawie informacje były przydatne w codziennej działalności organizacji. Za przykład niech posłuży sektor usług finansowych. "W kontekście usług finansowych, które obsługujemy, integracja ma na celu pozyskanie w jak najkrótszym czasie jak największej ilości informacji o kliencie. Z punktu widzenia klienta, który dzwoni do banku, integracja ułatwia załatwienie sprawy" - mówi Marcin Grygielski, dyrektor regionalny InterActive Inteligence. Jego zdaniem, często to właśnie dostęp do informacji i ich uporządkowanie w ramach jednego systemu pozwala pracownikom banku skutecznie załatwiać sprawy klientów.

Podobnie - choć w nieco innym kontekście - jest w innych branżach. Integracja systemów i danych często oznacza również udostępnienie możliwości jednego narzędzia za pośrednictwem innego, co w efekcie pozwala na uporządkowanie środowiska informatycznego, zapewnienie spójności danych i kompleksowego do nich dostępu. "Integracja informacji nigdy się nie kończy. Jednym z elementów wpływających na nieskończoność tego procesu jest m.in. widoczny w sektorze finansów trend, by handlowcom podsuwać kolejne narzędzia i informacje pozwalające lepiej docierać z ofertą do klientów" - mówi Andrzej Krasuski, dyrektor operacyjny i prokurent w firmie NextiraOne.

Integracja źródłem przewagi

Umiejętne połączenie znajdujących się w firmie zasobów informacyjnych stanowi o przewadze konkurencyjnej w wielu branżach. Rozsądne wykorzystanie informacji niesie za sobą ogromny potencjał. Często integracja jest jednak tylko punktem wyjścia do szerszych zmian biznesowych. Z usprawnieniem procesów zarządzania wiąże się inny wymiar korzyści.

Dobrym przykładem potrzeb w zakresie integracji systemów i informacji na potrzeby zarządu jest Grupa Azoty Tarnów, tegoroczny Lider Informatyki w kategorii przemysł. Tarnowska spółka systematycznie rozszerza grupę kapitałową. Z tym wiąże się m.in. szereg wyzwań organizacyjno-informatycznych. Od początku 2010 do Grupy Azoty Tarnów dołączyły dwa duże zakłady produkcyjne: Zakłady Chemiczne Police i Zakłady Azotowe Kędzierzyn. Do tego dochodzi szereg mniejszych, wyspecjalizowanych spółek zależnych, oraz obowiązek sprawnego raportowania informacji księgowych zgodnie z najwyższymi standardami. Z perspektywy zarządu firmy kluczowe jest więc ujednolicenie i integracja systemów informowania kierownictwa, a dalej całej infrastruktury. Przekłada się to na kilkadziesiąt projektów aplikacyjnych i infrastrukturalnych. "Naszym celem jest objęcie zintegrowanym systemem wszystkich procesów biznesowych i postępująca automatyzacja. Chcemy dojść do tego, żeby system podpowiadał najlepsze rozwiązanie na różnych etapach poszczególnych procesów. Trudno jednak powiedzieć, czy takie wdrożenie kiedyś się skończy, ponieważ po wejściu na jeden szczyt na horyzoncie widać kolejny" - mówił przed finałem konkursu Lider Informatyki Andrzej Skolmowski, wiceprezes zarządu spółki Azoty Tarnów. Mimo dużego rozproszenia geograficznego, cała grupa kapitałowa ma być zarządzana tak, jakby stanowiła jedną spółkę.

Integracja zasobów informacyjnych nie jest jednak wyłącznie sprawą departamentu IT. Trudno bowiem oczekiwać, aby zespół IT dysponował pełną wiedzą i kontekstem możliwych zastosowań informacji, które mają być dostępne dzięki powiązaniu ze sobą konkretnych zasobów informacyjnych. Z perspektywy zarządu kluczowe znaczenie ma szybkość dostępu do odpowiednio przetworzonej i dostarczonej w konkretnym kontekście informacji zarządczej. "W kontekście zasobów IT integracja jest procesem, który nigdy się nie kończy, ponieważ wzrasta ilość informacji branych pod uwagę w procesach biznesowych, zmieniają się też same procesy. To nie jest tak, że integrujemy wszystko ze wszystkim. Decydują potrzeby i możliwości architektury" - mówi Piotr Podleśny, prezes firmy Atena. Jego zdaniem, istotna jest też kwestia selekcjonowania informacji, czyli odpowiedniego określenia sposobu i zakresu łączenia danych. W praktyce granice dla integracji zasobów informacyjnych wyznaczają regulacje prawne warunkujące m.in. sposoby oraz zakres przetwarzania danych osobowych czy konstruowania umów biznesowych. "Integracja jest wyrazem sprzężenia zwrotnego między IT a biznesem. Bez odpowiedniego połączenia - nie tyle systemów i danych, ile samych procesów - kompleksowa, a nawet często podstawowa obsługa klienta byłaby niemożliwa" - dodaje Piotr Podleśny.

Informacja podstawą biznesu

"Integracja pozwala na rozszerzanie zasięgu usług. Dzięki niej rozwiązanie zaimplementowane w jednym oddziale może sięgnąć całej grupy kapitałowej" - mówi Jaromir Frankowicz, dyrektor Departamentu Rozwoju Systemów w Santander Consumer Bank. Podobne analogie widać również w branżach niezwiązanych bezpośrednio z obsługą klienta czy sprzedażą. Integracja zasobów informacyjnych stanowi bowiem pierwszy krok do usprawnienia procesów przepływu informacji w organizacji czy wdrożenia nowych systemów biznesowych. Otwiera również drogę do realizacji pewnych, bardziej dojrzałych pomysłów biznesowych i pozwala na dostęp do informacji biznesowych w ściśle określonym kontekście. W pewnym sensie jest również punktem wyjścia do skutecznej migracji do usług w modelu cloud. "W nowoczesnych firmach IT ma funkcję transformacyjną. Może zaproponować zmiany w modelu biznesowym, zdefiniować nowy model biznesowy czy zaproponować nową wartość biznesową" - twierdzi Tomasz Klekowski, dyrektor firmy Intel na region Europy Środkowo-Wschodniej.

Stopień integracji zasobów informacyjnych uznać można również za wyznacznik stopnia dojrzałości biznesowej organizacji. "Integracja wymaga determinacji po stronie biznesu i po stronie IT. Tak naprawdę, żeby sprawnie integrować informacje, trzeba mieć uporządkowane procesy i pełną świadomość, gdzie powstają dane, jaką mają strukturę w sensie biznesowym, gdzie się je wykorzystuje i kto jest właścicielem informacji" - uważa Piotr Zieliński, Head of IT Development Grupy Allianz Polska.

Jednocześnie skuteczność integracji danych biznesowych w dużej mierze warunkuje podejście do kwestii zarządzania informacjami. "Firmy są zalewane przez dane pochodzące z różnych źródeł. Uporanie się z nadmiarem danych coraz częściej staje się problemem biznesowym. Sztuką jest wybór danych oraz określenie sposobu, jak je zintegrować i jak wyciągać z nich wnioski, m.in. dzięki rozwiązaniom analitycznym" - mówi Przemysław Szuder, dyrektor operacyjny Microsoft Polska. Skuteczna integracja zasobów IT wymaga skrupulatnego podejścia do informacji i zarządzania nią już od momentu powstania. Przenikanie procesów, dublowanie informacji, dodatkowy kontekst dzięki informacjom z nowych źródeł - to tylko niektóre problemy, które muszą zostać rozwiązane w tym procesie. Natomiast ich rozwiązanie często rodzi dodatkowe wyzwania techniczne - m.in. w postaci konieczności stworzenia niezbędnych rozwiązań integracyjnych.

Integracja informacji otwiera również drogę do zaawansowanej analityki biznesowej i bardziej wiarygodnych, pogłębionych danych zarządczych. Korzyści wynikające z tego faktu są trudne do przecenienia, niezależnie od prowadzonej działalności. Integracja informacji jest też uznawana jako punkt wejścia do inwestycji w chmurę.