Już około 48-60% polskich dużych przedsiębiorstw korzysta z intranetu, narzędzia komunikacji wewnętrznej. Mniejsze firmy decydują się na tego typu wdrożenie rzadziej - w około 20%, jednak zainteresowanie tego rodzaju systemem komunikacji wewnętrznej z każdym rokiem wzrasta również w tym sektorze. "Łatwiejsze i sprawniejsze zarządzanie organizacją za pomocą intranetu możliwe jest dzięki ustandaryzowaniu i niepowielaniu wielu czynności administracyjnych, jakie dzisiaj obciążają też małe i średnie przedsiębiorstwa. Wspólne bazy dokumentów, łatwe rozliczenia urlopów, delegacji, posegregowane materiały ofertowe, szkoleniowe i inne zasoby informacyjne w tej samej formie dostępne są dla doświadczonych pracowników zarządzających, ale również dla nowych, którzy właśnie rozpoczęli pracę" - mówi Aleksander Sala, wydawca serwisu intranety.pl.

Pracownicy w centrum

Według Jane McConnell, specjalistki strategii intranetu, w ostatnim czasie głównym powodem wdrażania intranetu w firmach jest potrzeba komunikacji z pracownikami. Intranety mają jednak wiele funkcji. Ułatwiają wymianę wiedzy między pracownikami, podejmowanie decyzji i dostęp do wiedzy ekspertów, wspierają współpracę między pracownikami, podnoszą produktywność i obniżają koszty. Jak wynika z badań, do najważniejszych funkcjonalności intranetów należą: narzędzia umożliwiające współpracę, newsy korporacyjne i funkcjonalności zaczerpnięte z mediów społecznościowych.

Rozwój intranetów będzie, zdaniem Jane McConnell, koncentrował się wokół pracowników i ich potrzeb. Tymczasem w Polsce intranety są bardzo często postrzegane jako tuba komunikacji od zarządu do pracowników. Mają tyle funkcjonalności, że zapomina się, jaka jest ich faktyczna rola i komu służą. Albo nie służą nikomu, bo ich twórcy tak bardzo skupiają się na ich tworzeniu i wypełnianiu treścią, że zapominają promować ich wykorzystanie wśród pracowników.

Grzegorz Kolasiński, dyrektor ds. technologii i rozwoju w firmie KOLIBRO Intranet&BPM Experts, przypomina, że przed rozpoczęciem budowy intranetu trzeba odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań: jakie potrzeby ma realizować? Kto będzie o niego dbał? Kto będzie korzystał? Czyj to jest pomysł? Czy mamy określone cele realizacji tego projektu? Czy mamy wizję jego rozwoju? Następnie należy zastanowić się nad wyborem technologii.

Czy wybór technologii ma znaczenie? Wojciech Wilk, Technical Channel Leader for Lotus IBM Software Group, zwraca uwagę, że podstawowe elementy w różnych systemach są podobne, dlatego trzeba zwrócić uwagę na skalowalność rozwiązania, możliwość rozbudowy o inne funkcjonalności. We wdrożeniu w firmie intranetu krytyczny jest drugi etap, czyli monitoring i wdrożenie potrzebnych zmian po kilku miesiącach użytkowania przez pracowników. Może się okazać, że użytkownicy oczekują w jakichś obszarach innych funkcjonalności systemu. Skalowalne, elastyczne narzędzie będzie można w takiej sytuacji dostosować do potrzeb pracowników.

Realne oszczędności

A kiedy intranet w naszej firmie będzie już sprawnie funkcjonował i służył komunikacji wewnętrznej, warto policzyć, ile dzięki niemu firma oszczędza. Dobrze funkcjonujący w firmie intranet może bowiem przynieść realne korzyści.

Choć wyniki badań pokazują, że zwrot z inwestycji w budowę i utrzymanie intranetu jest dla firm bardzo ważny - potwierdza to aż 76% badanych firm - to jedynie 6% mierzy ROI z wdrożenia intranetu. Jednocześnie aż 69% twierdzi, że intranet poprawił ich wydajność, czyli coś, co trudno zmierzyć i pokazać w liczbach. Grzegorz Kolasiński przekonuje, że jest przynajmniej kilka sposobów, by pokazać realne oszczędności, jakie przynosi wdrożenie intranetu. Są to na przykład oszczędności materiałowe związane ze zmniejszeniem zużycia papieru i materiałów biurowych czy tonera do drukarek - dzięki wprowadzeniu elektronicznych wersji instrukcji użytkownika, procedur, prezentacji, opisów produktów, cenników i innych dokumentów firmowych. Może to być również skrócenie procesów wewnętrznych związanych z wdrożeniem nowego pracownika w zakres obowiązków, zmianą danych osobowych, zmianą praw do systemów wewnętrznych, zamówieniami wewnętrznymi, obsługą faktur kosztowych, rezerwacją zasobów, dystrybucją oprogramowania itp. Dzięki sprawnie działającemu intranetowi można liczyć na polepszenie efektywności pracy - szybszy i pełniejszy dostęp do wiedzy organizacji oraz tańszy i szybszy proces rekrutacji wewnętrznej.

Są też mniej wymierne korzyści, na przykład lepszy przepływ informacji w firmie na różnych poziomach, integracja i wzrost zaangażowania pracowników czy szybsze i łatwiejsze rozpoznawanie sytuacji napięcia i stresu wśród pracowników. To ostatecznie da się przełożyć na złotówki. Dla przykładu, według Gartnera średni czas, jaki tracą pracownicy miesięcznie na poszukiwanie informacji, wynosi 14,9 godz. Koszt tego czasu dla pracodawcy, biorąc pod uwagę średnią krajową, to 298,50 zł, a więc miesięcznie dla firmy zatrudniającej 50 pracowników to koszt rzędu 14 925 zł. Używając intranetu wyszukamy informację średnio co najmniej 50% szybciej, więc oszczędność wyniesie miesięcznie 7 462 zł.

Grzegorz Kolasiński przywołuje też przykład firmy Sodexho, która w USA wdrożyła w intranecie aplikację pozwalającą pracownikom rejestrować szanse sprzedaży. W zamian pracownik otrzymywał za każdego zarejestrowanego klienta 1000 USD. Według Sodexho pozwoliło to na powiększenie o 100% sprzedaży w ciągu roku, co można przeliczyć na 90 mln USD wzrostu sprzedaży.

Jak się zabrać za liczenie oszczędności wdrożenia intranetu? Należy zacząć od zbadania istniejącego stanu i szukania miejsc do polepszenia, postawienia celów zmiany, zwymiarowania istniejących wskaźników (np. szybkość, koszt materiałów itp.). Potem trzeba wdrożyć zmiany, a na końcu policzyć oszczędności.

Bank pomysłów Biedronki

Jakie są obecnie intranety? Wiele zależy od specyfiki branży, w jakiej działa firma, od jej wielkości. Intranety coraz bardziej przypominają serwisy społecznościowe. Wojciech Żytkowiak, kierownik Działu Rekrutacji i lider międzynarodowego projektu rozwoju komunikacji wewnętrznej w Grupie Jeronimo Martins, opowiadał podczas Kongresu EIC&IM - European IC & Intranet Meeting o budowanym dla sieci sklepów Biedronka banku wiedzy i banku pomysłów. Mają one pomóc w rozwiązywaniu problemów biznesowych w firmie i ułatwić komunikację oraz przepływ wiedzy między pracownikami rozproszonej po całej Polsce sieci sklepów. W tym celu - po serii badań przeprowadzonych wśród pracowników i zidentyfikowaniu ich potrzeb oraz preferencji dotyczących komunikacji wewnętrznej - stworzono serwisy, w których można znaleźć wiele cech popularnych serwisów społecznościowych. Znajdują się w nich m.in. profile pracowników z ich zdjęciami, możliwość publikowania pomysłów lub tekstów na wybrane tematy, ich ocenianie, "lajkowanie" i komentowanie, promowanie aktywności pracowników, promowanie najciekawszych tekstów i pomysłów oraz możliwość oceniania przez ekspertów dziedzinowych pomysłów zgłaszanych przez pracowników.

Serwisy intranetowe Biedronki nie mają być tubą do prezentowania komunikatów zarządu pracownikom. Umożliwiają i promują komunikację dwustronną. W banku pomysłów problem, którego rozwiązania poszukuje firma, może być inicjowany zarówno przez zarządzających, jak i przez szeregowych pracowników, którzy zauważyli problem lub mają pomysł na usprawnienie jakiegoś procesu w firmie. Tworząc wspomniane narzędzia, firma chce wykorzystać wyrażoną w przeprowadzonych badaniach chęć pracowników do dzielenia się wiedzą. Stworzone w Polsce serwisy komunikacji wewnętrznej okazały się tak ciekawym rozwiązaniem, że właściciele firmy chcą, by zostały one wdrożone w całej korporacji, również w Portugalii.