Problemy beneficjentów dotacji unijnych na systemy B2B

W poniedziałek, 3 października ogłoszona została kolejna runda konkursu 8.2 POIG związanego z rozwojem współpracy B2B realizowanej drogą elektroniczną. Tymczasem pierwsze kontrole przeszli już beneficjenci poprzednich edycji i wielu z nich czekają poważne kłopoty z finansowaniem działań. Dlaczego? Według unijnych urzędników niedostatecznie integrują się z biznesowymi partnerami.

Jest to już drugi nabór wniosków w działaniu 8.2 POIG w tym roku. W kwietniu przedsiębiorcy złożyli 618 wniosków o dofinansowanie na kwotę 295 mln złotych, co przy dostępnej alokacji w wysokości prawie 183 mln złotych oznacza, że część złożonych wniosków nie uzyskała wsparcia. Zdaniem ekspertów wszystko wskazuje na to, że sytuacja powtórzy się w obecnym naborze. Do rozdysponowania jest bowiem podobna kwota - 191 603 467,15 mln złotych. Skąd wynika tak duże powodzenie tego działania? Na pewno znaczącą rolę odgrywa tu maksymalna kwota dofinansowania wynosząca 2 mln złotych oraz jego poziom, który może sięgać 70% w zależności od wielkości przedsiębiorstwa i lokalizacji projektu. Ponadto cel, na który przeznaczona może być dotacja czyli wdrożenie i integracja systemu informatycznego pomiędzy współpracującymi przedsiębiorstwami jest atrakcyjny dla firm z każdej niemal branży.

Wnioskujący o dotacje powinni jednak pamiętać, że nawet jeśli ich wniosek zostanie pozytywnie rozpatrzony to dla wypłaty dotacji niezbędne jest prawidłowe zrealizowanie projektu. Beneficjenci poprzednich edycji konkursów przeszli już pierwsze kontrole i wielu z nich czekają poważne kłopoty z finansowaniem działań. "Ostatnie doświadczenia klientów oraz oceny z kontroli zrealizowanych przedsięwzięć nakazują nam zwrócić uwagę na podstawową kwestię - braku rzeczywistej integracji systemów informatycznych wskazanych w projekcie współpracujących firm" - tłumaczy Sonia Leszkowicz-Baczyńska, Konsultant ds. funduszy UE z firmy ECDF. "Wielu przedsiębiorców nie zwraca dostatecznej uwagi na ostateczny kształt wdrożonego za unijne pieniądze projektu, lub też nie ma dostatecznej wiedzy, aby sprawdzić funkcje wykonanego systemu. Tymczasem podczas kontroli okazuje się, że rzeczywisty cel projektu, czyli zapewnienie obiegu dokumentów i danych w formie elektronicznej poprzez integrację pomiędzy systemem wnioskodawcy i partnerów, nie został osiągnięty" - dodaje.

Wiele firm wdrożeniowych nie rozumie prawidłowo zasady integracji systemów i próbuje ją osiągnąć poprzez zastosowanie portalu www, na którym firmy mają swoje loginy i za pośrednictwem strony internetowej wymieniają dane. Niestety w takim wypadku zgodnie ze stanowiskiem PARP nie można mówić o bezpośredniej integracji systemów. Sytuacja taka grozi koniecznością zwrotu uzyskanej dotacji wraz z odsetkami. Dlatego należy dokładnie przestudiować zagadnienia integracji systemów w ramach projektu. Okazuje się bowiem, że dla wielu przedsiębiorstw problem stanowi już samo pojęcie systemu informatycznego. Nie chodzi tu bowiem o podstawowe programy biurowe, np. do obsługi skrzynki mailowej, ale o zaawansowane platformy, zajmujące się zarządzaniem kontaktami z klientem. Ze względu na częste błędy w zrozumieniu tej różnicy, przy okazji prowadzenia zeszłorocznych naborów określono definicję systemu informatycznego. Zdarza się jednak, że nawet oprogramowania spełniające wymogi unijne mogą budzić wątpliwości urzędnika.

"Jedna z sieci franczyzowych postanowiła zintegrować systemy informatyczne swoich sklepów i skorzystać przy tym z dofinansowania z Działania 8.2. Mimo że franczyzobiorcy mieli podobne projekty i modele biznesowe, to niektórzy z nich zostali negatywnie ocenieni przez rozpatrujących wnioski ekspertów. Zarzucono im, że opracowany system nie spełnia wymogów B2B" - opowiada Milena Jankowska, Konsultant ds. funduszy UE z firmy ECDF. "Po złożeniu protestu i szczegółowej analizie projektu okazało się, że wystarczy przekształcić użyte w nim nazewnictwo i zamienić np. określenie ERP Administracja na Moduł Administracja. W ten sposób pokazano, że w realizowanym przedsięwzięciu nie chodzi o wdrożenie wewnętrznego systemu ERP, tylko jego poszczególnych modułów, które są odpowiedzialne za zarządzanie zewnętrznymi procesami. Nic więcej nie zostało zmienione w projekcie. Firma dostała dofinansowanie" - dodaje.