Na spółkę PL.2012 zwrócone jest baczne spojrzenie UEFA, mediów, urzędników i kibiców. Najdrobniejszy błąd mógłby oznaczać opóźnienie, a opóźnienie to zagrożenie dla organizacji Turnieju UEFA EURO 2012. Presja jest ogromna, a zadanie bezprecedensowe. Dlatego niezbędny jest sprawny system do zarządzania projektami.

Zdążyć do czerwca

Trwa wyścig z czasem, trzeba koordynować tysiące projektów i tworzyć setki scenariuszy wydarzeń, przejazdów kibiców, potencjalnych zagrożeń, koordynować przygotowania infrastruktury. PL.2012, spółka celowa Ministerstwa Sportu i Turystyki, musi współpracować z ponad 170 interesariuszami, koordynować ich pracę, szkolić i przede wszystkim wiedzieć o wszystkim, co w danym momencie dzieje się na budowie autostrad, stadionów, skoordynować przygotowanie najważniejszych obszarów, takich jak: transport kolejowy, lotniczy, miejskie projekty towarzyszące, centra pobytowe dla kibiców, zorganizować opiekę medyczną, wolontariat i bezpieczeństwo.

W biurze spółki na ścianie wisi uproszczony schemat projektów i zadań. Od liczby haseł mieni się w oczach, wygląda to wszystko jak próba schematycznego opisania świata. Przy tego typu skali zadań i liczbie interesariuszy konieczna była integracja używanych do pracy narzędzi. Na początku bazę wiedzy obsługiwał MS Sharepoint, ale bardzo szybko okazało się, że aby okiełznać koordynację wszystkich projektów, niezbędne jest zaawansowane narzędzie informatyczne. Spółka zdecydowała się na wdrożenie rozwiązania CA Clarity PPM. Dla potrzeb PL.2012 system został scustomizowany i rozbudowany tak, żeby jak najlepiej oddać specyfikę przygotowań Polski do turnieju. Wdrożenie zostało przeprowadzone bez udziału firmy doradczo-konsultingowej. Cały wysiłek intelektualny przy projektowaniu systemu został zrealizowany siłami własnymi PL.2012, co dało wymierne efekty w postaci systemu wiernie oddającego skomplikowaną rzeczywistość poszczególnych obszarów merytorycznych, np. bezpieczeństwo, opieka medyczna czy transport.

Ład od początku

"To był green field. Zaprojektowanie i wdrożenie systemu było łatwiejsze dzięki temu, że powstawał on właściwie razem ze spółką, od początku wpisując się w jej potrzeby" - przyznaje Wojciech Folejewski, dyrektor ds. operacyjnych. Można zaryzykować stwierdzenie, że PL.2012 przeciera szlaki w polskiej administracji publicznej - wcześniej nikt nie wdrożył na taką skalę narzędzia do zarządzania projektami.

Trudno mówić także o dziale informatyki w firmie w ścisłym pojęciu tego słowa. Jak twierdzi Michał Olszewski, koordynator ds. Biura Wiedzy, Kontroli i Raportowania (biuro projektów) Euro 2012, wsparciem ściśle informatycznym zajmuje się w spółce jedna osoba. Za to siedem osób w biurze projektów zajmuje się wsparciem zarządzania projektowego dla pracowników merytorycznych. Zdecydowana większość zadań realizowanych w spółce powiązana jest bezpośrednio z obsługą systemu PPM - na tym systemie opiera się filozofia działania spółki w modelu zarządzania projektowego.

Aby przekonać interesariuszy, czyli policję, straż pożarną, straż miejską, firmy odpowiedzialne za tworzenie infrastruktury i wiele innych, do korzystania z narzędzia, przeprowadzono 80 warsztatów szkoleniowych. Działanie przyniosło oczekiwane rezultaty. Konieczny jest także codzienny monitoring statusu realizacji wszystkich projektów i zadań. Jest to jedyna i wspólna baza danych dla wszystkich. Użytkownicy podkreślają, że istotna jest funkcjonalność informująca o tym, w jakim terminie należy podjąć daną decyzję.

System ułatwia dostęp do informacji - uprawnienia dostosowane są do najważniejszych potrzeb interesariuszy, poza tym, co jest bardzo istotne przy tak szeroko zakrojonej działalności - wiadomo, kto za co jest odpowiedzialny, a każda czynność musi zostać odnotowana w systemie. Działalność spółki musi być całkowicie transparentna. Na bazie informacji w systemie przygotowywane są zaawansowane raporty dla Ministerstwa Sportu i Turystyki.

15 minut dziennie

"Prostą zasadą obowiązującą wszystkich pracowników jest 15 minut dziennie z PPM - to zwykle wystarcza do wprowadzenia najważniejszych i aktualnych danych o postępie projektów" - twierdzi Michał Olszewski.

PPM usprawnia tworzenie raportów związanych z dofinansowaniem z UE (raportowanie unijne jest zautomatyzowane), pozwala także łatwo znaleźć informacje potrzebne do składania kolejnych wniosków czy rozpisywania przetargów. "Dzięki PPM mogę na bieżąco wprowadzać dane dotyczące oceny ryzyka. Dane są dostępne w każdej chwili, można je weryfikować" - mówi Monika Jakubiak, dyrektor projektu Akademia Euro (projekt unijny). Jej zespół projektowy w ciągu najbliższego roku organizuje szkolenia dla 2,5 tys. osób w całej Polsce.

Podobne rozwiązania stosują inni organizatorzy wielkich imprez sportowych, m.in. organizatorzy Igrzysk Olimpijskich w Londynie w 2012 roku oraz Mistrzostw Świata w Piłce Nożnej w Brazylii w 2014 roku.