Do niedawna Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego miała wiele różnych, niepołączonych ze sobą systemów informatycznych, pracujących w różnych technologiach. Brak zintegrowanego systemu skutkował brakiem sprawnego dostępu do informacji na temat klientów we wszystkich jednostkach organizacyjnych KRUS, a co za tym idzie, brakiem możliwości załatwienia wszystkich spraw w dowolnej placówce. Utrudniało to także wymianę danych pomiędzy różnymi systemami i konieczność ręcznej obsługi zestawień statystycznych na podstawie informacji z różnych źródeł.

Wszystko razem

Kasa podjęła więc wysiłek budowy systemu, który zintegrował systemy dziedzinowe, a w przyszłości będzie także integrował je z systemem ERP i platformą, za której pomocą KRUS będzie świadczył usługi przez Internet. W ramach zintegrowanego systemu IT wdrażana jest platforma komunikacyjna i systemowe mechanizmy zarządzania sprawami, system informacji dla kierownictwa i system długoterminowej archiwizacji dokumentów. "Skala działań integracyjnych w KRUS jest tym bardziej trudna, że KRUS jest potężną instytucją, działającą jak korporacyjna firma. Zatrudnia ok. 6,2 tys. osób w ponad 270 jednostkach w całym kraju" - zauważa Daniel Zahorenko, II zastępca prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. To jednak praca, która już teraz przynosi efekty na różnych polach działania.

Integracja danych i systemów nie tylko pozwala pracownikom na szybszą i łatwiejszą obsługę interesantów, ale także ułatwia realizację projektów prowadzonych wspólnie przez różne jednostki administracji publicznej. "Kiedy pojawił się projekt Ministerstwa Gospodarki związany z Centralną Ewidencją i Informacją o Działalności Gospodarczej, w którym braliśmy udział, nie było problemu z nawiązaniem współpracy i spisaniem porozumienia. Jesteśmy przygotowani do wspólnych działań ponadresortowych. To zasługa tego, że mamy już za sobą ciężki i pracochłonny proces przygotowania do integracji" - mówi Mariusz Ulicki, dyrektor Biura Informatyki i Telekomunikacji.

Integracja systemów KRUS jest ponadto przygotowaniem do kolejnych działań w zakresie informatyzacji, na przykład eKRUS. Stworzenie zintegrowanego systemu informatycznego z centralną bazą danych o klientach, która zapewnia obsługę identyfikacji osób i zarządzanie danymi osobowymi, to podstawa do świadczenia e-usług. Te KRUS chce wdrażać sukcesywnie i połączyć je z edukacją ubezpieczonych i świadczeniobiorców, ponieważ wykorzystanie Internetu i narzędzi online nie jest w tej grupie społeczeństwa powszechne.

Sprawna obsługa

Jednocześnie KRUS wdrożył jednolity system obsługi świadczeniobiorców, który jest jednym z podstawowych systemów do obsługi około 1,5 mln osób. Jest to kluczowy system dla rozliczeń z emerytami i rencistami. "Dzięki centralizacji przetwarzania danych osobowych, dotychczas rozproszonego w blisko 600 niezależnych instancjach, rozpoczęto również proces ich uspójniania i scalania. Proces ten zakończy się, w ramach realizacji innych prowadzonych w KRUS projektów, przekształceniem Centralnego Zasobu Danych Osobowych w referencyjny w skali całej Kasy rejestr klientów, udostępniany naszym systemom dziedzinowym poprzez usługi sieciowe. Usługi te będą również podstawowym medium komunikacji z instytucjami zewnętrznymi współpracującymi z KRUS. Rozwiązania te zapewniają nam wysoką interoperacyjność wewnętrzną i zewnętrzną. A raz wykonana implementacja może być wykorzystana na wiele sposobów" - wyjaśnia Karol Tomczak, główny specjalista w Biurze Informatyki i Telekomunikacji w KRUS.

Wszystkie te działania mają na celu usprawnienie obsługi ubezpieczonych i świadczeniobiorców przez pracowników Kasy. Dlatego też biorą oni czynny udział w pracach nad projektami informatycznymi, zarówno na etapie definiowania potrzeb, testowania systemów, jak i ich rozwoju. Dzięki temu narzędzia, które otrzymują, znacznie ułatwiają ich pracę.

Łatwiej i szybciej

Pracownicy Wydziału Świadczeń KRUS pamiętają czasy, kiedy każdy oddział KRUS miał osobny ośrodek obliczeniowy, dane o każdym świadczeniobiorcy trzeba było wprowadzać kilka razy do różnych systemów, a złożone w Warszawie dokumenty często trzeba było przesyłać do oddziału w innym mieście, bo świadczeniobiorca np. mieszkał w Warszawie, a ziemię miał w innym województwie. "Integracja baz danych wszystkich jednostek bardzo ułatwiła nam pracę. Teraz bez względu na to, gdzie świadczeniobiorca posiada ziemię lub gdzie mieszka, może załatwić swoją sprawę w każdym oddziale. W jednym miejscu możemy sprawdzać wszystkie dane o świadczeniobiorcach. Mając numer PESEL, mogę sprawdzić, czy dana osoba miała jakiekolwiek kontakty z KRUS-em, jeśli tak, to jakie, czy to jest osoba ubezpieczona, czy pobiera jakieś świadczenia" - podaje przykłady Agnieszka Stępniewska, kierownik Wydziału Świadczeń w OR KRUS Warszawa.

Teraz załatwianie spraw zajmuje pracownikom o wiele mniej czasu, mogą z łatwością wykrywać nieprawidłowości, namierzać próby pobierania podwójnych świadczeń. Dzięki temu, że mogą pozyskać potrzebne dane bezpośrednio z systemu centralnego, ograniczana jest też liczba oficjalnych pism i wewnętrznej korespondencji. Nie ma też już potrzeby wprowadzania kilka razy danych świadczeniobiorców do różnych systemów. Po wpisaniu numeru PESEL wszystkie dane o świadczeniobiorcy, który wystąpił z jakąś sprawą, są pobierane z systemu. To umożliwia załatwianie spraw szybciej i sprawniej.

Łatwiej jest też pozyskiwać dane, o które występują do KRUS różne instytucje. "Bardzo często zgłaszają się do nas urzędy skarbowe, ARiMR lub komornicy z zapytaniem, czy dana osoba jest ubezpieczona w KRUS, czy pobiera jakieś świadczenia. Teraz można to sprawdzić w jednym miejscu i szybko udzielić odpowiedzi" - mówi Anna Mączyńska z Wydziału Świadczeń w OR KRUS Warszawa. Integracja systemów i ich stałe usprawnianie powodują, że pracownicy załatwiają sprawy i obsługują petentów mniejszą liczbą osób. Wcześniej konieczne było zatrudnianie pracowników do rejestracji, do przyznawania świadczeń, a teraz, kiedy systemy na siebie zachodzą, może to robić w sposób bardziej zautomatyzowany jedna osoba. System prowadzi bowiem pracownika przez przebieg sprawy, co znacząco przyspiesza wykonywanie pracy.