Wojskowy Instytut Medyczny (WIM) informatyzuje się w bardzo szybkim tempie, przebojowo zdobywa dotacje unijne na ten cel i stara się doganiać najnowocześniejsze standardy. Wymaga to nie tylko wprowadzania nowych rozwiązań, ale także zasadniczych zmian organizacyjnych i przekonania do nich pracowników.

Wprowadzanie zmian w każdej dużej instytucji to poważne wyzwanie, także w WIM. Z punktu widzenia działu IT oraz całego zarządu projekty, które zmieniają porządek organizacyjny w firmie, są jednym dużym wyzwaniem, ale najważniejszym jest przekonanie do nich ludzi. Nie wystarczy samo zorganizowanie szkoleń, które są już stałym elementem krajobrazu instytucji. Jak mówi gen. bryg. dr hab. n. med. Grzegorz Gielerak, dyrektor Wojskowego Instytutu Medycznego, trzeba było zacząć od znalezienia osób, które będą liderami zmian i przekonają do nich resztę zespołu.

Wszechobecny projekt

Najważniejszy jest projekt TeleMedNet, który otrzymał dofinansowanie w ramach programu UE Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka. Obejmuje on właściwie wszystkie obszary funkcjonowania WIM. Jego wdrażanie jeszcze trwa, zakończenie prac przewidziane jest na 2012 rok. Obecnie trwają m.in. prace nad utworzeniem hurtowni danych medycznych oraz podstaw informatycznych do modelowania procesów zachodzących w ochronie zdrowia na poziomie dużej jednostki wielospecjalistycznej.

Rozbudowany został Radiologiczny System Informatyczny, który usprawnia diagnostykę obrazową w szpitalu. Powiększono bazę serwerową i pamięci masowych, a cała sieć komputerowa, jak na "kręgosłup infrastruktury" przystało, jest monitorowana na bieżąco. W strategii działania Instytutu istotne jest także dbanie o bezpieczeństwo danych.

Telemedycyna jest istotną częścią działalności WIM - wspiera on np. polskie oddziały w Afganistanie. Stworzono platformę telemedycznego wsparcia kardiologicznego działającą w trybie online, na bieżąco przesyłającą dane medyczne do Instytutu. Platformę tę zintegrowano z systemem szpitalnym. Szpital od lat działa również w obszarze medycznych wideokonferencji szkoleniowych i konsultacyjnych. Obecnie, jako uzupełnienie już istniejących możliwości, wdrażane jest oprogramowanie Microsoft Lync, w celu prowadzenia wideokonferencji w relacji Centrum Urazowe WIM - inne szpitale. Instytut zaczął w tym zakresie współpracować ze szpitalem w Otwocku (WIM daje cały system, a szpital-partner jedynie kamerę i głośniki jako doposażenie istniejącego komputera).

WIM zatrudnia ponad 2,5 tys. osób. Do ich efektywnej pracy konieczna jest sprawna komunikacja wewnętrzna. Przełomową zmianą okazało się wprowadzenie wymogu jednolitego systemu korporacyjnej poczty elektronicznej w całej instytucji (przedtem pracownicy korzystali często z prywatnych kont mailowych). Jest to jedno z najbardziej chwalonych przez pracowników rozwiązań, zwłaszcza że zapewnia możliwość pracy zdalnej. Zdaniem dyrektora Grzegorza Gieleraka, rozwiązanie zmieniło sposób zarządzania, a pracownicy "zobaczyli, że pracują w jednej firmie". Zaczęły funkcjonować narzędzia pracy grupowej, wprowadzono m.in. własne usługi BlackBerry, komunikator firmowy i telefonię VoIP.

Przejrzystość i informacja

Od trzech lat WIM wprowadza także zmiany w sposobie zarządzania, przechodzi na zarządzanie projektowe z wykorzystaniem oprogramowania Microsoft Project Server. Środki na poszczególne projekty pochodzą z różnych źródeł, a IT zapewnia narzędzia do centralnego koordynowania działań. Zarząd chciałby maksymalnie automatyzować procesy przetwarzania danych z systemu medycznego, stąd duży obszar zadań dotyczy integracji systemów i pozyskiwania tą drogą niezbędnej na co dzień wiedzy.

Kolejnym celem biznesowym jest zwiększenie transparentności działań. W ramach projektu TeleMedNet wprowadzono audyt zarządczy. Wyniki pracy jednostek podsumowywane są wg 20 kryteriów, a wynik jest istotnym czynnikiem naliczania premii. "Chodziło o wprowadzenie przejrzystości i obiektywnej oceny pracowników. Jako jednostka naukowo-badawcza WIM musi się poddawać audytom, ale najpierw przeprowadzamy ocenę wewnętrzną" - wyjaśnia ppłk mgr inż. Piotr Murawski, szef Wydziału Teleinformatyki. Jest to projekt autorski działu IT, opracowany na podstawie analiz wykonanych z zarządem WIM.

W tę filozofię wpisuje się również projekt Autokre@tywność, który jest autorskim pomysłem dyrektora Grzegorza Gieleraka. Ma on na celu zwiększenie efektywności działania placówki w obszarze nauki i zarządzania zasobami ludzkimi. "System IT w sposób obiektywny gwarantuje równy dostęp do wiedzy, a więc i do sukcesu. Pracownik ma świadomość, że coś od niego zależy, a nie jest tylko trybikiem w maszynie" - mówi dyrektor Grzegorz Gielerak. Pracownicy łatwo mogą zgłaszać nowe projekty, sprawdzać listę poprzednich, korzystać z biblioteki, także zdalnie.

W WIM udało się utworzyć Teleradiologiczne Centrum Diagnostyczne, na którego przykładzie widać, w jaki sposób IT wspiera medycynę. Największym sukcesem projektu był zakup aparatury obrazowej, w tym nowego RTG cyfrowego i 37 stacji diagnostycznych. System przyspiesza i ułatwia pracę personelu szpitala. Skończyły się problemy z zagubionymi i nieopisanymi badaniami, wszystko znajduje się w systemie w formie elektronicznej. System pozwala pracować w trybie teleradiologii, a więc opisywać/konsultować zdjęcia również przez terytorialnie oddalonych specjalistów. Dział IT zaprojektował i utworzył infrastrukturę pamięci masowych, infrastrukturę bezpiecznego dostępu do Internetu dla potrzeb radiologii, zwiększono także możliwości dostępu online do medycznych badań obrazowych. W celu zwiększenia "okna backupu" konieczne stało się utworzenie dwupoziomowego i w pełni zautomatyzowanego backupu taśmowego.

Trwa także wdrażanie projektu zintegrowanego identyfikatora pracownika, który jest konieczny ze względu na wymogi ustawy o działalności leczniczej. Dział IT postarał się o rozszerzenie jego funkcjonalności, aby stał się odpowiednikiem dowodu osobistego pracownika. WIM jest w pełni przygotowany na wdrożenie podpisu elektronicznego w oparciu o własne centrum autoryzacji.