W każdej firmie występuje typowy zestaw najczęściej wprowadzanych dokumentów - do tej grupy należą na przykład: faktura kosztowa, wniosek urlopowy oraz zakupowo-inwestycyjny i delegacja służbowa, a także pisma i inne dokumenty, właściwe dla danej organizacji. Obsługę dokumentów z tej grupy trzeba usprawnić w pierwszej kolejności. Należy przy tym dokonać optymalizacji obiegu, gdyż replikowanie istniejącego obiegu w elektronicznych narzędziach nie jest rozwiązaniem optymalnym - w każdym wdrożeniu implementację obiegu musi poprzedzić analiza struktury i działania danej organizacji.

Zamknąć gołębnik

Dokumenty przychodzące od zewnętrznych podmiotów powinny podlegać dekretacji zgodnie z właściwościami miejscowymi i rzeczowymi. Praktyka przegródek na dokumenty (zwanych popularnie "gołębnikiem") pokazuje, że wiele dokumentów leży tam dość długo. Tymczasem system obiegu dokumentów ma opcje powiadomienia za pomocą poczty elektronicznej albo odpowiedniego komunikatu o pojawieniu się nowego dokumentu, który z kolei może być wprowadzony pocztą elektroniczną oraz za pomocą faksu. Wymaga to dobrej ochrony przed niechcianymi wiadomościami, ale usprawnia wiele działań, gdyż umożliwia automatyczne dekretowanie dokumentów na podstawie typowych danych (nadawca, słowa kluczowe).

Gdy dokument został błędnie zadekretowany lub dotyczy kilku działów jednocześnie, proces zapoznawania się z nim w tradycyjnym systemie trwa dość długo. W systemach obiegu dokumentów nie ma potrzeby wykonywania kopii dokumentu, gdyż wiele osób może się zapoznać z jedną jego kopią - elektroniczną, dostępną online w systemie.

Systemy obiegu dokumentów informują pracowników o stanie każdego dokumentu w obiegu. Można w ten sposób szybko określić etap pracy nad dokumentem oraz identyfikować miejsca, w których obieg napotyka na problemy. W tradycyjnej pracy, związanej z dokumentami papierowymi, takie dane umykają analizom.

Kancelaria w komputerze

System obiegu dokumentów ułatwi pracę kancelariom, których zadania są regulowane przez odpowiednie przepisy. Urządzenia kancelaryjne, takie jak: dziennik, terminarz czy rejestr wydanych dokumentów, muszą być tworzone automatycznie, niezbędna jest automatyzacja rejestrowania i nadawania znaku sprawy oraz prowadzenie rzeczowego wykazu akt w systemie bezdziennikowym.

System może pobierać dane z różnych źródeł (najczęściej jest to skan, faks i poczta elektroniczna), rejestrując każde zdarzenie, podobnie rozwiązuje się komunikację wychodzącą. W wielu przypadkach niezbędne jest znakowanie kwalifikowanym znacznikiem czasu, by nastąpił skutek daty pewnej w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego.

Dzięki temu, że dzienniki i spisy można łatwo przeszukać, system obiegu dokumentów umożliwia sprawne odnalezienie wszystkich żądanych dokumentów oraz spraw, których one dotyczą.