Każdy inaczej patrzy na ten sam dokument, który jest w zasobach informacyjnych firmy czy instytucji. Wiedza ma charakter subiektywny - w zależności od celu do osiągnięcia czy zadania do wykonania, każdy szuka właściwej dla swojej sytuacji odpowiedzi. "Inna jest perspektywa menedżera, który zarządza projektem badawczym, inna brokera, który chce sprzedać wyniki badań do przemysłu, inna naukowca, który potrzebuje sprawdzić swój pomysł na badania. W każdym z tych przypadków inne są sieci powiązań, inne sieci asocjacji, chociaż wszystkie powstają na tych samych zasobach informacji" - wyjaśnia dr Witold Staniszkis, prezes zarządu Rodan Systems.

W kierowanej przez niego firmie powstał pomysł zbudowania systemu informatycznego, który wspomagałby badaczy i menedżerów projektów badawczo-rozwojowych w dostępie do potrzebnej im wiedzy. W ten sposób powstała platforma zarządzania wiedzą oparta na rodzimych, opracowanych przez specjalistów Rodan Systems, rozwiązaniach OfficeObjects. "System potrafi nałożyć na istniejący zasób informacyjny asocjacyjny model powiązań dostosowany do konkretnych potrzeb użytkowników" - zapewnia Witold Staniszkis.

Jako pierwsze na jej wdrożenie zdecydowało się konsorcjum dziewięciu polskich instytutów naukowo-badawczych współpracujących z Fundacją Technology Partners. Składa się ona z wewnętrznego systemu zarządzania wiedzą oraz wewnętrznego i publicznego portalu informacyjnego, a jej główna funkcjonalność oparta jest na mapach wiedzy, czyli semantycznej sieci powiązań pomiędzy zasobami wiedzy. Wykorzystanie platformy umożliwia instytutom zarządzanie prowadzonymi wspólnie pracami badawczymi i ich wynikami, usystematyzowanie zasobów wiedzy, zarządzanie pracą grupową oraz kontrolowaną publikację wyników. "Używana przez nas platforma, zrealizowana z wykorzystaniem oprogramowania OfficeObjects, stanowi nowatorskie na skalę europejską podejście do zagadnienia zarządzania wiedzą w instytucjach naukowo-badawczych" - podkreśla Tomasz Kośmider, prezes Fundacji Technology Partners.

Dla nauki i biznesu

Witold Staniszkis widzi nieograniczone możliwości zastosowania swojej platformy na polu prac badawczo-rozwojowych. Mamy tu bowiem do czynienia ze skomplikowanym procesem wytwarzania wiedzy, którym trzeba w umiejętny sposób zarządzać. Szczególnie teraz, gdy są duże projekty międzynarodowe, w których biorą udział ogromne konsorcja złożone z wielu różnych organizacji. Trudno takie przedsięwzięcia realizować, jeśli nie ma się narzędzi zarządzania procesem wytwarzania wiedzy. "Bardzo dobrze rozumieją to np. władze koncernu Boeing, w którego posiadaniu znajdują się olbrzymie zasoby wiedzy niezbędnej do wyprodukowania samolotu. Wiadomo że aby można było z niej skorzystać, trzeba nad tym wszystkim odpowiednio panować" - zwraca uwagę Witold Staniszkis.

W jego opinii, prowadzenie prac badawczo-rozwojowych to też sytuacja wytwórcza, chociaż dotyczy nie wartości materialnych, ale dóbr intelektualnych. Trzeba więc wykonywać je odpowiednimi metodami i według odpowiednich reguł, aby były efektywne. W znalezieniu optymalnych wariantów ma m.in. pomagać Platforma Zarządzania Wiedzą. Nie wszystko bowiem na początku, przed przystąpieniem do realizacji projektu, wiadomo - na przykład jaki nakład pracy będzie potrzebny do analizy wyników badań. "Platforma minimalizuje ryzyko projektu, bo np. można sprawdzić, jaka metoda nie wpędzi nas w niepotrzebne koszty" - tłumaczy Witold Staniszkis. Na podstawie analizy zasobów wiedzy na temat wcześniejszych projektów i powiązania ich z różnymi modelami finansowania można przez analogię wybrać rozwiązanie najbardziej przydatne w konkretnym przypadku. Platforma może też służyć do zarządzania innowacjami i wspierania rozwoju innowacji, bo poprzez nią można wychwycić unikalne informacje i wykorzystać je potem w swoich działaniach.

Rozwiązanie proponowane przez Rodan Systems znajdzie też wiele zastosowań na gruncie biznesowym i w administracji publicznej. Wiele aplikacji wykorzystywanych w firmach ma już dzisiaj związek z zarządzeniem wiedzą. Często trzeba je tylko odpowiednio zintegrować i wyposażyć w nowe funkcjonalności. Na przykład w Urzędzie Lotnictwa Cywilnego korzystano do tej pory z rozwiązań robionych w prostych relacyjnych bazach danych. Było to koniecznością, bo inaczej trudno by im było normalnie działać i skutecznie wykonywać postawione zadania. Teraz urząd zdecydował się na wdrożenie systemu firmy Rodan i implementację map wiedzy.

Rozwiązanie bazujące na technologiach OfficeObjects będzie też funkcjonować w jednej z polskich firm, która zajmuje się produkcją części samochodowych. W bazie wiedzy są szczegółowo opisywane procesy produkcyjne wszystkich wyrobów. Firmie chodzi o to, by mieć zasób, który w każdej chwili pozwoli znaleźć odpowiedź na najbardziej nawet nietypowe pytanie, np. jak zespawać fragmenty części z różnych metali. Opisy typowych zestawień czy połączeń już sprawdzonych wcześniej są łatwo dostępne. Chodzi jednak o to, by na podstawie przesłanek z różnych działań i procesów można było znaleźć odpowiedź, jak - i czy w ogóle - da się z sobą połączyć metale do tej pory nieużywane do spawania. "To wszystko będzie w pamięci asocjacyjnej systemu. Przeglądanie literatury w poszukiwaniu pożądanego rozwiązania jest procesem uczenia się. Wychodząc od problemu, nie wiemy, dokąd zajdziemy, ale krok po kroku dochodzimy do poszukiwanego rozwiązania. Nasz system ma działać właśnie w taki sposób" - przekonuje Witold Staniszkis.

Zawsze i dla każdego

Efektem stosowania Platformy Zarządzania Wiedzą ma być też uniezależnienie wiedzy eksperckiej od konkretnych ludzi. Wiedza zgromadzona w Platformie jest jawna i dostępna na stałe - nie znika wraz z odejściem jednego eksperta, drugi od razu wchodzi w system i wie, jakie są dobre praktyki w firmie, które gwarantują jakość i powtarzalność. Nie trzeba już przeglądać wielkiej ilość rekordów bazy danych czy tomów książek, szukać po artykułach i dokumentach, pytać o umiejętności poszczególnych autorów czy wykonawców. Te informacje są już w bazie, trzeba tylko w umiejętny sposób z nich skorzystać.

System nie będzie jednak sprawnie działał bez uprzedniego wykonania solidnej pracy koncepcyjnej, której efektem będzie mapa wiedzy. Trzeba dobrze opisać obiekty, które będą wprowadzane do bazy, oraz różne relacje i zależności między nimi. Dobrze wykonana mapa wiedzy daje potem korzyści w postaci trafnych, generowanych automatycznie odpowiedzi. Gdy pojawią się nowe obiekty czy nowe relacje, wystarczy tylko uzupełnić lub skorygować istniejącą mapę, bez konieczności opracowywania wszystkiego od nowa.