Możliwość przesyłania przez Internet pracownikom raportów o przekazanych składkach do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - tzw. RMUA - postulowana jest już od dawna. Sytuacja miała się zmienić z początkiem 2009 r. kiedy weszła w życie znowelizowana ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Wprowadziła ona możliwość przekazywania przez pracodawców - za zgodą pracownika - druków RMUA w formie elektronicznej. Od tamtego czasu jednak niewiele się zmieniło…

Urzędowa schizofrenia

Przesyłanie drogą elektroniczną RMUA znacznie ułatwiłoby pracodawcom dostarczanie dokumentów i obniżyło koszty związane z drukowaniem, a pracownikom ułatwiłoby ich przechowywanie. Problem w tym, że pracownik, który musi potwierdzić prawo do ubezpieczenia w placówkach opieki medycznej nadal potrzebuje formularza papierowego opatrzonego odręcznym podpisem szefa kadr.

Problem miały rozwiązać elektroniczne karty ubezpieczenia zdrowotnego, jednak udało się je wdrożyć tylko na Śląsku, gdzie funkcjonują od 2001 r. Reszcie - pracodawcom i pracownikom z pozostałych 15 województw - pozostaje czekać na nowy dowód osobisty. Jak zapewniał rząd, ma on bowiem pełnić też funkcję elektronicznej karty ubezpieczenia zdrowotnego. Wtedy do identyfikacji i potwierdzenia opłacania składek do Narodowego Funduszu Zdrowia ma wystarczyć numer PESEL z dowodu. Na to trzeba będzie jednak poczekać, bo choć nowe dowody mają być wydawane już w 2011 r. cały system zacznie działać dopiero od 2013 r. Wówczas nowe dowody zostaną zintegrowane z systemem NFZ.

Na zmianę przepisów i "depapieryzację" czekają też urzędy. W większości z nich są już wdrożone systemy elektronicznego obiegu dokumentów i - jak przyznają pracownicy wielu z nich urzędów - są one wykorzystywane nawet przez 90% pracowników. Niestety równolegle z dokumentacją elektroniczną, która znacznie przyspiesza obieg spraw, urzędy muszą oni prowadzić dokumentację papierową. Choć technologicznie i mentalnie urzędy są gotowe na rezygnację z papieru z dnia na dzień, nie mogą tego zrobić dopóki nie zmieni się instrukcja kancelaryjna.

Przykłady urzędów bez papieru

Na szczęście są też pozytywne przykłady. Za dwa miesiące wejdzie w życie rozporządzenie liberalizujące obieg elektronicznych faktur, którego od dłuższego czasu domagali się przedsiębiorcy. Od 1 stycznia przyszłego roku faktury będzie można przesyłać w dowolny sposób, np. w pliku PDF mailem. Nie będzie konieczności zabezpieczania ich podpisem elektronicznym, ani spełniania wymogów dotyczących elektronicznej wymiany danych (EDI). Dla firm to oszczędność pieniędzy. Koszt obsługi faktur elektronicznych jest bowiem trzy razy niższy niż obsługi faktur papierowych. To również prawie kontener papieru mniej generowanego przez średniej wielkości firmę.